A documentação interna é uma das bases do funcionamento de qualquer organização.
Políticas, procedimentos, instruções de trabalho, regulamentos, formulários, registos e evidências documentais suportam decisões, definem responsabilidades e orientam a forma como as atividades devem ser executadas.
Mas ter os documentos armazenados não significa necessariamente ter um processo documental controlado.
A verdadeira governance documental começa quando a organização consegue responder, de forma clara, a questões como:
Quem criou este documento?
Quem o aprovou?
Qual é a versão atualmente em vigor?
Quando deve ser revisto?
Quem pode alterá-lo?
Que versão estava em vigor numa determinada data?
Que requisitos justificaram determinada alteração?
É esta capacidade de resposta que transforma um arquivo documental num verdadeiro sistema de governance.
Mais do que armazenar documentos
Num modelo tradicional, a Gestão Documental pode limitar-se a organizar ficheiros por pastas, departamentos ou categorias.
Mas esta abordagem torna-se insuficiente quando a organização cresce.
À medida que aumenta o número de documentos, departamentos, utilizadores e processos, aumenta também a necessidade de garantir consistência.
Um documento pode existir e, ainda assim, estar desatualizado.
Pode estar corretamente arquivado, mas acessível a pessoas que não deveriam alterá-lo.
Pode existir uma versão nova, enquanto algumas equipas continuam a trabalhar com uma versão anterior.
É por isso que a governance documental deve controlar não apenas o documento, mas também todo o seu ciclo de vida.
O que deve ser controlado
Um processo documental robusto deve integrar diferentes dimensões de controlo: tipologia documental, responsabilidades, requisitos, fluxos de aprovação, prazos, validade, histórico de versões, acessos e monitorização.
A organização deve saber exatamente que documentos existem e porque existem.
Deve conseguir definir quem é responsável pela criação, revisão, validação e aprovação.
Os documentos devem seguir fluxos adequados ao seu nível de criticidade, podendo passar por diferentes estados antes de entrarem em vigor.
Também é fundamental controlar prazos e revisões.
Um procedimento pode não ter uma validade formal como um certificado, mas isso não significa que deva permanecer indefinidamente sem revisão.
A plataforma deve permitir definir periodicidades, alertas e responsáveis.
O controlo de versões é essencial
Uma das áreas mais críticas da Gestão Documental interna é o controlo de versões.
Quando uma política ou procedimento é alterado, deve ser possível perceber:
qual era a versão anterior, o que foi alterado, quando ocorreu a alteração, quem a realizou e quem aprovou a nova versão.
Esta rastreabilidade é particularmente importante em auditorias, investigações, processos de certificação ou análise de ocorrências.
Não basta mostrar o documento atual.
É necessário conseguir demonstrar a evolução documental ao longo do tempo.
Acesso não significa permissão para alterar
Outro elemento fundamental é o controlo de acessos.
Diferentes utilizadores podem necessitar de diferentes níveis de permissão.
Alguns devem apenas consultar.
Outros podem propor alterações.
Outros ainda podem rever ou aprovar.
Quando estes níveis não estão claramente definidos, aumenta o risco de alterações indevidas, perda de informação ou utilização de versões incorretas.
Monitorizar para melhorar
A Gestão Documental não deve terminar quando o documento é aprovado.
Uma organização madura deve conseguir acompanhar indicadores como documentos pendentes de revisão, documentos desatualizados, prazos próximos, tempos médios de aprovação ou áreas com maior volume de alterações.
Esta informação permite identificar fragilidades e melhorar continuamente os processos.
Da documentação à governance
A evolução da Gestão Documental interna passa precisamente por esta mudança de perspetiva.
O objetivo deixa de ser apenas armazenar documentos.
Passa a ser garantir que cada documento tem um ciclo de vida controlado, responsáveis definidos, histórico preservado e utilização adequada.
Quanto maior for a complexidade da organização, maior será a importância desta estrutura.
Porque processos documentais bem definidos não criam apenas organização.
Criam também consistência, rastreabilidade, segurança e capacidade de decisão.