Pendant de nombreuses années, les organisations ont surtout considéré la gestion documentaire comme un moyen de conserver, d’organiser et de consulter des documents. Aujourd’hui, avec l’extraction automatique des informations, cela ne suffit plus.
En réalité, les documents contiennent des informations essentielles pour l’activité. Il s’agit de dates, d’exigences, de statuts, d’entités, de montants, de preuves et de références. Tous ces éléments peuvent appuyer les décisions, le contrôle et la conformité.
C’est donc précisément cette vision que nous avons voulu apporter à cette nouvelle génération de gestion documentaire.
Extraction automatique des informations grâce à l’intelligence artificielle
Grâce à l’intelligence artificielle, la plateforme peut extraire automatiquement les informations contenues dans les documents et les transformer en données structurées et exploitables.
Ainsi, cela permet de réduire les tâches manuelles, de limiter les erreurs de transcription et d’accélérer le traitement des informations. Pour moi, cependant, le point le plus important est ailleurs :
nous tirons désormais beaucoup plus de valeur de chaque document.
De cette façon, l’information ne reste plus « enfermée » dans un fichier. Elle peut alors alimenter des processus, des rapports, des indicateurs et des mécanismes de décision.
Avantages pour l’activité
En pratique, cela signifie :
- Moins de saisie manuelle de données
- Un traitement documentaire plus rapide
- Des informations structurées et réutilisables
- Plus de cohérence et de contrôle
- Des données disponibles pour l’analyse et le reporting
- Une meilleure aide à la décision
L’impact dans le domaine HSE
Par exemple, dans le domaine HSE, où la quantité et la diversité des documents sont élevées, cette capacité peut faire une différence très significative.
Autrement dit, le document n’est plus seulement un fichier. Il devient une source d’information.
Enfin, c’est ce changement de logique que je considère comme vraiment important : utiliser la technologie non seulement pour gérer des documents, mais aussi pour transformer la documentation en connaissances utiles pour l’organisation.
À lire aussi : Des documents qui alimentent automatiquement les bases de données et les rapports et La nouvelle génération de la gestion documentaire : Ce qui change en pratique.
Lorsque les documents contiennent des données personnelles, l’extraction automatique des informations doit respecter le RGPD et les orientations de la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).