Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 31 octobre 2026
Cette politique de confidentialité explique comment AISP-GEDOC traite les données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire du site web gedoc.pt et des contacts commerciaux qui nous parviennent par ce biais. Nous l’avons établie conformément au règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données, RGPD) et à la loi n° 58/2019 du 8 août, qui assure sa mise en œuvre au Portugal.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel visées par la présente politique est AISP Advanced Industry Support Partners, Lda., personne morale immatriculée sous le numéro (NIPC) 508 521 688, dont le siège social est situé PCI – Creative Science Park, Via do Conhecimento, 3830-352 Ílhavo, et qui utilise la marque AISP-GEDOC (ci-après « AISP-GEDOC » ou « nous »).
- E-mail pour les questions de protection des données : geral@aisp.pt
- Téléphone : +351 234 040 475
- Adresse : PCI – Creative Science Park, Via do Conhecimento, 3830-352 Ílhavo, Portugal
2. Champ d’application de cette politique de confidentialité
Cette politique s’applique aux données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsable du traitement, notamment lorsque vous consultez le site web, remplissez le formulaire de contact, nous envoyez un e-mail ou nous appelez pour demander des informations ou une démonstration.
Elle ne s’applique pas aux données des travailleurs, des prestataires et des autres utilisateurs enregistrés sur les plateformes de gestion documentaire et HSE que nous mettons en place ou exploitons pour nos clients. Dans ces cas, le responsable du traitement est l’entité cliente, et AISP-GEDOC agit en qualité de sous-traitant, conformément aux instructions de cette entité et au contrat conclu avec elle (article 28 du RGPD). Par conséquent, si vous avez des questions sur ces données, adressez-vous d’abord à l’entité responsable de la plateforme.
3. Données à caractère personnel que nous traitons
- Données du formulaire de contact : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone (facultatif) et contenu du message que vous nous envoyez.
- Données des contacts directs : les données que vous nous communiquez par e-mail ou par téléphone, comme le nom, la fonction, l’entreprise et l’objet de la demande.
- Coordonnées professionnelles des clients, partenaires et fournisseurs : nom, fonction, entreprise, adresse e-mail et téléphone professionnels des personnes avec lesquelles nous sommes en relation dans le cadre d’une relation commerciale.
- Données techniques et de sécurité : adresse IP, date et heure de l’accès, pages demandées, navigateur et système d’exploitation, enregistrés par le serveur et par les mécanismes de sécurité du site web afin de le protéger contre les accès abusifs.
Nous vous demandons de ne pas inclure dans votre message de données à caractère personnel inutiles, en particulier des catégories particulières de données (par exemple, des données de santé).
4. Finalités et bases juridiques du traitement
| Finalité | Base juridique (RGPD) |
|---|---|
| Répondre aux demandes d’information, de démonstration ou de proposition | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (art. 6, paragraphe 1, point b)) et intérêt légitime à répondre aux contacts professionnels (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Gérer la relation commerciale avec les clients, partenaires et fournisseurs | Exécution d’un contrat (art. 6, paragraphe 1, point b)) et intérêt légitime à gérer la relation avec l’entité que vous représentez (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Respecter les obligations légales, notamment fiscales et comptables | Respect d’une obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c)) |
| Garantir la sécurité et le fonctionnement du site web, prévenir les abus et les attaques informatiques | Intérêt légitime à assurer la sécurité de l’information (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Constater, exercer ou défendre des droits dans le cadre de procédures judiciaires ou extrajudiciaires | Intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
Nous n’utilisons pas vos données pour prendre des décisions automatisées, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire. De plus, nous n’envoyons pas de communications de prospection commerciale sans votre consentement préalable, lorsque la loi l’exige.
5. Durée de conservation des données
- Demandes de contact qui ne donnent pas lieu à une relation commerciale : jusqu’à 24 mois après le dernier contact.
- Données des relations commerciales : pendant la relation et, après son terme, pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales (par exemple, les délais de conservation des documents fiscaux et comptables) et à l’exercice ou à la défense de droits.
- Journaux techniques et de sécurité : pendant la durée strictement nécessaire à la sécurité du site web, jusqu’à 90 jours, sauf s’ils sont nécessaires pour enquêter sur un incident.
À l’issue de ces délais, nous supprimons ou anonymisons les données.
6. Destinataires et sous-traitants
L’équipe d’AISP-GEDOC qui en a besoin pour répondre à votre demande traite les données à caractère personnel. Elles peuvent également être traitées par des prestataires de services agissant pour notre compte, en qualité de sous-traitants, sur la base d’un contrat conforme à l’article 28 du RGPD, notamment :
- le prestataire d’hébergement et de maintenance du site web ;
- le prestataire de services de messagerie électronique ;
- les prestataires de services de sauvegarde et de sécurité informatique ;
- les services de comptabilité, de conseil juridique et d’audit, si nécessaire.
En outre, nous pouvons communiquer les données aux autorités publiques lorsqu’une obligation légale ou une décision de justice l’impose. Nous ne vendons pas de données à caractère personnel à des tiers.
7. Transferts internationaux
Nous privilégions les prestataires qui traitent les données dans l’Espace économique européen. Si un prestataire traite des données en dehors de l’Espace économique européen, le transfert n’a lieu qu’avec les garanties prévues au chapitre V du RGPD, comme une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types.
8. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, comme une connexion chiffrée (HTTPS), un pare-feu applicatif et une protection contre les tentatives d’accès abusives, le contrôle des accès à l’administration du site web, des mises à jour régulières et des sauvegardes. Aucun système n’est totalement à l’abri des incidents ; c’est pourquoi, si nous détectons une violation de données à caractère personnel, nous agirons conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous pouvez exercer les droits suivants :
- Accès : savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie ;
- Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Effacement : demander la suppression des données, dans les cas prévus par la loi ;
- Limitation du traitement : demander que l’utilisation des données soit suspendue, par exemple pendant que nous vérifions leur exactitude ;
- Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, lorsque le traitement est fondé sur un contrat ou sur le consentement et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
- Opposition : vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière, et vous opposer à tout moment aux communications de prospection commerciale ;
- Retrait du consentement : lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela compromette la licéité du traitement effectué auparavant.
Pour exercer ces droits, envoyez une demande à geral@aisp.pt. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, délai qui peut être prolongé dans les cas prévus à l’article 12 du RGPD. Par ailleurs, nous pouvons vous demander des informations complémentaires pour confirmer votre identité.
10. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données enfreint la législation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD, l’autorité portugaise de protection des données), Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, www.cnpd.pt. Toutefois, nous vous remercions de nous contacter au préalable, afin que nous puissions clarifier ou résoudre la situation.
11. Cookies
La manière dont le site web utilise les cookies et les technologies similaires est décrite dans la politique de cookies.
12. Modifications de cette politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des évolutions juridiques ou techniques, ou des changements dans nos services. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page, avec la date de la dernière mise à jour indiquée au début.