Conserver des documents n’est pas la même chose que les gérer. C’est ce qui distingue l’archivage documentaire de la gestion documentaire active.
Archivage documentaire : Où se trouve le fichier ?
L’archivage répond à la question :
« Où se trouve le fichier ? »
Ce à quoi répond la gestion documentaire active
En revanche, la gestion documentaire active répond à des questions beaucoup plus critiques :
- Est-il valide ?
- Répond-il à l’exigence ?
- Est-il approuvé ?
- Doit-il être mis à jour ?
- Est-il associé à la bonne entreprise, au bon intervenant ou au bon équipement ?
- Peut-il servir de preuve lors d’un audit ?
- Bloque-t-il une opération ?
De l’archivage au contrôle documentaire
Beaucoup d’entreprises disposent d’un archivage.
Mais elles n’ont toujours pas de contrôle documentaire.
Chez AISP-GEDOC, nous aidons les entreprises à transformer une documentation dispersée en processus actifs, organisés, suivis et reliés à l’activité.
Car la gestion documentaire ne s’arrête pas lorsque quelqu’un range le document.
Elle commence lorsque l’organisation se met à contrôler ce document.
En résumé, l’archivage documentaire indique où se trouve le fichier. La gestion documentaire active, quant à elle, contrôle la validité, les exigences, les approbations, les mises à jour, les associations et l’impact de chaque document sur l’activité. Par conséquent, la différence ne tient pas au fait d’avoir ou non un archivage. Elle consiste à savoir, à tout moment, si chaque document remplit sa fonction dans l’activité.
À lire aussi : Définition préalable des exigences documentaires et La nouvelle génération de la gestion documentaire : Ce qui change en pratique.
Pour des références internationales sur la gestion des documents et les systèmes de management, consultez les normes publiées par l’Organisation internationale de normalisation (ISO).