Diffusion et synchronisation de la documentation
Diffusion et synchronisation de la documentation entre plateformes : à chaque client ses règles
Vous travaillez pour plusieurs clients et chacun exige la documentation sur sa propre plateforme ? AISP diffuse la documentation que vous avez déjà organisée sur les plateformes de chacun d’eux, par synchronisation automatique ou par tâches manuelles, selon ce que chaque plateforme permet.
Illustration. Plateformes et statuts donnés à titre d'exemple.
Le problème
La même documentation, chargée encore et encore
Les entreprises qui travaillent pour plusieurs donneurs d’ordre ont leur documentation en ordre. Le plus difficile est de la faire parvenir sur toutes les plateformes, dans les conditions exigées par chacune.
À chaque plateforme ses règles
Types de documents, nomenclatures, critères d’acceptation et profils changent d’un client à l’autre. Un même document peut être accepté sur une plateforme et refusé sur une autre.
Des validités qui expirent à des endroits différents
Il suffit d’une assurance ou d’une formation renouvelée pour devoir mettre à jour plusieurs plateformes. Un document oublié sur l’une d’elles peut bloquer des travailleurs.
Des refus que personne ne suit
Demandes de précisions, remplacements et nouvelles exigences arrivent par des canaux différents. Sans suivi, ils restent en suspens jusqu’au jour de l’arrivée sur le chantier.
Les délais de chaque intervention
Chaque nouvelle intervention a ses propres lieux, personnes, équipements et dates. La documentation doit être approuvée avant le démarrage, pas après.
La solution AISP
Une gestion centralisée. Une exécution sur chaque plateforme.
La documentation est organisée une seule fois et réutilisée sur toutes les plateformes où elle est exigée. La façon de la transmettre dépend de ce que chaque plateforme permet.
Comment ça marche
De la nouvelle intervention à la documentation approuvée sur chaque plateforme
Le point de départ est toujours la base documentaire centrale. À partir de là, nous traitons chaque plateforme selon ses propres règles.
Base documentaire centrale
Entreprises, travailleurs, équipements, documents et validités sont organisés en un seul point de contrôle.
Communication des interventions
Vous nous indiquez l’intervention, le lieu, les personnes, les équipements et la période. Nous définissons la documentation à préparer.
Vérification avant envoi
Nous confirmons que chaque document existe, est à jour et respecte les exigences de la plateforme de destination. S’il manque quelque chose, nous demandons la régularisation.
Diffusion ou synchronisation
Nous synchronisons automatiquement quand la plateforme le permet. Sinon, l’équipe dépose la documentation manuellement, en respectant les règles de chacune.
Suivi des réponses
Nous suivons le statut sur chaque plateforme : approbations, demandes de précisions, refus et nouvelles exigences.
Refus et validités
Nous analysons le motif de chaque refus et suivons la correction jusqu’au nouveau dépôt. Nous anticipons les renouvellements avant l’expiration des documents.
Ce qui est inclus
Ce que ce service exige, et ce que nous prenons en charge pour vous
Le plus exigeant n’est pas de charger des documents. C’est de connaître les règles de chaque plateforme, de respecter les délais de chaque intervention et de ne laisser aucun refus sans réponse.
Des dizaines de personnes.
Plus de 20 ans en gestion documentaire.
Exigences par plateforme
Types de documents, règles d’envoi et critères d’acceptation de chaque client, vérifiés avant le dépôt.
Synchronisation automatique
Quand la plateforme de destination le permet, la documentation est synchronisée depuis la base centrale.
Dépôt manuel contrôlé
Quand aucune synchronisation n’est possible, l’équipe AISP charge et associe les documents sur chaque plateforme.
Suivi des validités
Renouvellements identifiés à temps et mis à jour sur toutes les plateformes où le document est exigé.
Gestion des refus
Motif analysé, contact avec le sous-traitant, correction et nouveau dépôt.
Traçabilité de chaque action
Date, plateforme et statut de chaque dépôt, comme preuve et pour l’audit.
Protection des données
La documentation reste là où elle doit être
La documentation reste sur la plateforme centrale et sur les plateformes de vos clients, hébergées dans les data centers de leurs fournisseurs respectifs. AISP n’héberge aucune documentation dans ses systèmes : elle accède et dépose uniquement ce qui est nécessaire pour chaque tâche. Cet accès constitue un traitement de données personnelles, réalisé dans les conditions convenues avec chaque client et conformément au RGPD.
- ✓Aucun référentiel parallèle de documents chez AISP
- ✓Partage des données des travailleurs limité à ce qu'exige chaque plateforme, conformément au RGPD
- ✓Accès aux plateformes utilisés uniquement pour les tâches du service
- ✓Chaque dépôt enregistré, avec date, plateforme et statut
Services associés
Un service relié à toute l'exploitation
La diffusion entre plateformes est l’étape qui suit une documentation bien validée.
Pré-qualification des sous-traitants
La validation documentaire qui garantit que la base centrale est correcte avant d’être diffusée.
Intégrations et automatisation
Quand les plateformes le permettent, l’information circule entre les systèmes sans nouvelle saisie.
Administration et support spécialisé
L’équipe AISP gère les plateformes au quotidien, depuis le Portugal.
Questions fréquentes
Ce que nous demandent les sous-traitants
Vous ne trouvez pas la réponse ? Contactez-nous et nous vous montrerons le processus appliqué à votre exploitation.
La diffusion est-elle automatique ou manuelle ?
Cela dépend de chaque plateforme. Quand la plateforme de destination permet la synchronisation, nous l'utilisons ; sinon, l'équipe AISP dépose la documentation manuellement, avec méthode et traçabilité.
Quelle différence entre synchronisation et diffusion ?
La synchronisation automatique maintient la documentation alignée entre les plateformes qui le permettent. Lorsqu'il n'existe pas d'intégration, nous assurons la diffusion manuelle, document par document, sur chaque plateforme.
Que se passe-t-il quand un document est refusé ?
Nous analysons le motif et demandons la correction ou le document manquant. Nous suivons le nouveau dépôt jusqu'à l'approbation.
Qui répond de la validité des documents ?
L'entreprise fournit des documents valides et signale les changements, comme les arrivées et départs de travailleurs. AISP vérifie les exigences, diffuse, confirme l'acceptation et alerte sur les pièces manquantes.
AISP remplace-t-elle notre équipe interne ?
Elle peut prendre en charge tout le processus ou travailler avec votre équipe. Le modèle est défini avec vous.
Comment le service est-il dimensionné ?
Selon le nombre de clients finaux et de plateformes, de travailleurs et d'équipements, le volume documentaire et la fréquence des nouvelles interventions. Nous analysons votre exploitation avant de proposer le modèle.
Combien de plateformes devez-vous alimenter avec la même documentation ?
Montrez-nous les plateformes de vos clients et comment vous traitez aujourd’hui la documentation. Nous vous montrerons comment AISP la diffuse, avec chaque règle, chaque validité et chaque délai sous contrôle.