Durante muito tempo, um documento terminava o seu percurso quando alguém o arquivava. Hoje, graças à extração de dados documentais, pode ser apenas o início.
Além disso, com Inteligência Artificial, é possível extrair e estruturar a informação contida nos documentos e utilizá-la automaticamente noutros pontos da organização.
Ou seja, um certificado, um relatório, uma ficha técnica, uma evidência ou um registo pode deixar de ser apenas um ficheiro consultável e passar a alimentar:
- Bases de dados
- Relatórios
- Indicadores
- Dashboards
- Processos de validação
- Mecanismos de controlo e decisão
Porque a extração de dados documentais é relevante
Por isso, para mim, esta é uma das evoluções mais importantes da Gestão Documental.
Porque reduz tarefas manuais, evita duplicação de informação e permite que os dados circulem de forma mais rápida, consistente e útil.
Na prática, a informação deixa de estar “presa” no documento.
Desta forma, passa a entrar diretamente nos processos onde faz falta.
O impacto na área HSE
Por exemplo, na área HSE, onde existe um volume elevado de documentação e necessidade permanente de controlo, esta capacidade pode representar uma diferença muito significativa em eficiência, rastreabilidade e qualidade da informação.
Assim, o documento deixa de ser o fim do processo. Passa a alimentar o sistema.
Na verdade, é esta mudança que considero verdadeiramente relevante: transformar documentação em dados que trabalham para a organização.
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Quando os documentos contêm dados pessoais, a extração de dados documentais deve respeitar o RGPD e as orientações da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).