Choisir une plateforme de gestion documentaire est une décision généralement prise à partir des besoins actuels de l’organisation, et non de la nécessité de choisir une plateforme évolutive.
Quels documents devons-nous gérer ?
Quels workflows voulons-nous mettre en place ?
Qui va travailler sur la plateforme ?
Quels rapports sont nécessaires ?
Et quels processus voulons-nous numériser ?
Ce sont des questions importantes.
Mais elles ne suffisent pas.
Au-delà de la question « Possède-t-elle les fonctionnalités dont nous avons besoin aujourd’hui ? », il faut se demander : « Pourra-t-elle accompagner l’organisation dans trois, cinq ans ou plus ? »
Une plateforme de gestion documentaire n’est généralement pas choisie pour être utilisée pendant quelques mois. En réalité, c’est une infrastructure qui peut accompagner l’organisation pendant plusieurs années.
C’est pourquoi la capacité d’évolution doit être l’un des principaux critères de décision.
Les besoins d’aujourd’hui ne seront pas ceux de demain
Les organisations changent en permanence.
Par exemple, elles peuvent croître, entrer sur de nouveaux marchés, créer de nouvelles unités d’activité, travailler avec de nouveaux fournisseurs ou opérer dans différents pays.
Les exigences internes et externes évoluent également.
De plus, de nouveaux processus HSE et SST, de nouvelles exigences clients, de nouveaux circuits d’approbation ou de nouveaux besoins de reporting peuvent apparaître.
Dans le même temps, la technologie continue de progresser.
L’intelligence artificielle transforme la façon dont les documents peuvent être lus, classés, analysés et utilisés.
De même, les intégrations entre systèmes deviennent de plus en plus importantes.
Enfin, l’information cesse progressivement d’être confinée à une seule application.
Ainsi, une plateforme prête pour l’avenir doit pouvoir accompagner cette évolution.
Configurabilité : Adapter sans reconstruire
L’une des caractéristiques les plus importantes d’une plateforme conçue pour évoluer est sa capacité de configuration.
Champs, formulaires, statuts, workflows, règles, autorisations, exigences et rapports ne doivent pas dépendre en permanence de nouveaux développements.
Par exemple, une approche no-code permet de réaliser bon nombre de ces modifications plus rapidement et en autonomie.
Elle réduit ainsi la dépendance technique et rapproche la plateforme de la réalité opérationnelle de l’organisation.
Intégration et interopérabilité
Aucune plateforme ne doit fonctionner comme une île.
Les organisations utilisent des ERP, des outils de ressources humaines, de maintenance, de Business Intelligence, des systèmes opérationnels et des plateformes HSE, parmi bien d’autres applications.
C’est pourquoi la gestion documentaire doit être prête à communiquer avec cet écosystème.
Les API, les intégrations et l’interopérabilité permettent aux données, aux documents et aux processus de circuler entre différents systèmes.
Cela réduit ainsi la duplication des informations, les tâches manuelles et les processus parallèles.
L’intelligence artificielle comme capacité évolutive
La gestion documentaire évolue également grâce à l’intelligence artificielle.
En effet, un document peut cesser d’être un simple fichier consultable.
Les informations qu’il contient peuvent être extraites, structurées et utilisées dans d’autres processus.
Dates, montants, entités, exigences, statuts ou références peuvent alimenter des bases de données, des rapports, des indicateurs ou des mécanismes de validation.
C’est pourquoi évaluer une plateforme uniquement sur les fonctionnalités traditionnelles d’archivage, de recherche et d’approbation ne suffit plus.
Il est important de comprendre dans quelle mesure elle est prête à intégrer de nouvelles façons d’utiliser l’information.
Prête pour différentes langues et différents pays
À mesure que les organisations se développent à l’international, la diversité documentaire augmente aussi.
Fournisseurs, équipes et projets peuvent travailler dans différentes langues et juridictions.
Ainsi, une plateforme conçue pour évoluer doit pouvoir suivre cette réalité sans transformer chaque nouveau marché en un nouveau problème technologique.
HSE et SST : Du document au processus opérationnel
Dans les domaines HSE et SST, la documentation est souvent liée à l’activité.
Prestataires, intervenants, équipements, substances, inspections, audits, non-conformités et plans d’action font partie d’une réalité interconnectée.
C’est pourquoi l’évolution naturelle de la gestion documentaire consiste à la rapprocher toujours plus de ces processus.
Autrement dit, le document n’est plus une fin en soi.
Il s’intègre dans un écosystème opérationnel plus large.
Le véritable coût d’une plateforme peu évolutive
Le coût d’une plateforme ne se limite pas au prix de la licence ou de la mise en œuvre.
C’est aussi le coût futur de son manque de flexibilité.
Une solution peu évolutive peut entraîner :
- de nouveaux développements ;
- une dépendance technique ;
- des outils parallèles ;
- une duplication des informations ;
- des processus manuels ;
- des migrations prématurées ;
- une perte d’efficacité.
La capacité d’évoluer n’est pas une fonctionnalité. C’est une caractéristique structurelle de la technologie.
Par conséquent, choisir une plateforme doit aussi être une décision sur sa capacité d’évolution.
Choisir une plateforme évolutive pour demain
Choisir une plateforme évolutive de gestion documentaire implique de rechercher une solution qui associe :
- Configurabilité
- No-code
- Intelligence artificielle
- Intégrations
- Interopérabilité
- Capacité multilingue
- Processus HSE et SST intégrés
- Évolution continue
C’est pourquoi, chez AISP-GEDOC, en partenariat avec Glartek, nous défendons précisément cette vision pour la nouvelle génération de gestion documentaire.
Ne pas créer seulement une plateforme capable de répondre aux besoins actuels.
Mais créer une solution prête à accompagner ce dont les organisations auront encore besoin.
Car choisir une technologie ne consiste pas seulement à résoudre le présent.
C’est préparer l’avenir.
À lire aussi : Sélection de plateformes de gestion documentaire : Processus et critères et Difficultés de mise en œuvre d’une plateforme de gestion documentaire.
Pour suivre la stratégie européenne en matière d’intelligence artificielle et d’interopérabilité, consultez le portail de la Commission européenne.