Durante muchos años, las organizaciones vieron la gestión documental sobre todo como una forma de guardar, organizar y consultar documentos. Hoy, sin embargo, con la extracción automática de información, eso ya no basta.
De hecho, los documentos contienen información crítica para la operación: fechas, requisitos, estados, entidades, valores, evidencias, referencias y muchos otros elementos que pueden respaldar decisiones, control y cumplimiento.
Por eso, precisamente esa es la visión que quisimos trasladar a esta nueva generación de gestión documental.
Extracción automática de información con inteligencia artificial
Gracias a la inteligencia artificial, la plataforma puede extraer automáticamente la información contenida en los documentos y convertirla en datos estructurados y utilizables.
Así, permite reducir tareas manuales, disminuir los errores de transcripción y acelerar el tratamiento de la información. Sin embargo, para mí lo más importante es otra cosa:
obtenemos mucho más valor de cada documento.
De este modo, la información deja de quedar “atrapada” en un fichero. En cambio, puede alimentar procesos, informes, indicadores y mecanismos de decisión.
Beneficios para la operación
En la práctica, esto significa:
- Menos introducción manual de datos
- Más rapidez en el tratamiento documental
- Información estructurada y reutilizable
- Mayor coherencia y control
- Datos disponibles para análisis e informes
- Mejor apoyo a la toma de decisiones
El impacto en el área HSE
Por ejemplo, en el área HSE, donde se maneja un gran volumen y variedad de documentos, esta capacidad puede marcar una diferencia muy significativa.
Es decir, el documento deja de ser solo un fichero. Pasa a ser una fuente de información.
Por último, este cambio de lógica es lo que considero verdaderamente relevante: usar la tecnología no solo para gestionar documentos, sino para transformar la documentación en conocimiento útil para la organización.
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Cuando los documentos incluyen datos personales, la extracción automática de información debe respetar el RGPD y las directrices de la Comisión Nacional de Protección de Datos de Portugal (CNPD).