Guardar documentos no es lo mismo que gestionarlos. Eso es lo que distingue el archivo documental de la gestión documental activa.
Archivo documental: ¿Dónde está el fichero?
El archivo responde a la pregunta:
“¿dónde está el fichero?”
A qué responde la gestión documental activa
En cambio, la gestión documental activa responde a preguntas mucho más críticas:
- ¿Es válido?
- ¿Cumple el requisito?
- ¿Tiene aprobación?
- ¿Necesita actualizarse?
- ¿Corresponde a la empresa, al trabajador o al equipo correctos?
- ¿Sirve como evidencia en una auditoría?
- ¿Está bloqueando alguna operación?
Del archivo al control documental
Muchas empresas tienen archivo.
Pero siguen sin control documental.
En AISP-GEDOC ayudamos a las empresas a transformar la documentación dispersa en procesos activos, organizados, supervisados y conectados con la operación.
Porque la gestión documental no termina cuando alguien guarda el documento.
Empieza cuando la organización pasa a controlar ese documento.
En resumen, el archivo documental muestra dónde está el fichero. La gestión documental activa, en cambio, controla la validez, los requisitos, las aprobaciones, las actualizaciones, las asociaciones y el impacto de cada documento en la operación. Por eso, la diferencia no está en tener o no un archivo, sino en saber, en cada momento, si cada documento cumple su función en la operación.
Lea también: Definición previa de los requisitos documentales y La nueva generación de la gestión documental: ¿Qué cambia en la práctica?.
Para obtener referencias internacionales sobre gestión de documentos y sistemas de gestión, consulte las normas que publica la Organización Internacional de Normalización (ISO).