Distribución y sincronización de documentación
Distribución y sincronización de documentación entre plataformas: cada cliente, sus reglas
¿Trabaja para varios clientes y cada uno exige la documentación en su propia plataforma? AISP distribuye la documentación que usted ya tiene organizada en las plataformas de cada uno de ellos, mediante sincronización automática o tareas manuales, según lo que permita cada plataforma.
Ilustración. Plataformas y estados meramente ilustrativos.
El problema
La misma documentación, subida una y otra vez
Quien trabaja para varios clientes tiene su documentación en orden. Lo difícil es hacerla llegar a todas las plataformas, en las condiciones que exige cada una.
Cada plataforma, sus reglas
Tipos de documento, nomenclaturas, criterios de aceptación y perfiles cambian de un cliente a otro. El mismo documento puede aceptarse en una plataforma y rechazarse en otra.
Caducidades que vencen en lugares distintos
Basta un seguro o una formación renovada para tener que actualizar varias plataformas. Un documento olvidado en una de ellas puede bloquear a los trabajadores.
Rechazos sin seguimiento
Solicitudes de aclaración, sustituciones y nuevos requisitos llegan por canales distintos. Sin seguimiento, quedan pendientes hasta el día de entrada en obra.
Plazos de cada trabajo
Cada nuevo trabajo tiene sus propios lugares, personas, equipos y fechas. La documentación tiene que estar aprobada antes del inicio, no después.
La solución AISP
Gestión centralizada. Ejecución en cada plataforma.
La documentación se organiza una sola vez y se reutiliza en todas las plataformas donde se exige. La forma de hacerla llegar depende de lo que permita cada plataforma.
Cómo funciona
Del nuevo trabajo a la documentación aprobada en cada plataforma
El punto de partida es siempre la base documental central. A partir de ella, tratamos cada plataforma con sus propias reglas.
Base documental central
Empresas, trabajadores, equipos, documentos y caducidades quedan organizados en un único punto de control.
Comunicación de los trabajos
Usted nos indica el trabajo, el lugar, las personas, los equipos y el periodo. Definimos la documentación que hay que preparar.
Verificación antes del envío
Confirmamos que cada documento existe, está actualizado y cumple los requisitos de la plataforma de destino. Si falta algo, solicitamos la regularización.
Distribución o sincronización
Sincronizamos automáticamente cuando la plataforma lo permite. Cuando no, el equipo presenta la documentación manualmente, respetando las reglas de cada una.
Seguimiento de las respuestas
Seguimos el estado en cada plataforma: aprobaciones, solicitudes de aclaración, rechazos y nuevos requisitos.
Rechazos y caducidades
Analizamos el motivo de cada rechazo y hacemos el seguimiento de la corrección hasta la nueva presentación. Nos anticipamos a las renovaciones antes de que caduquen los documentos.
Qué incluye
Lo que exige este servicio, y lo que asumimos por usted
La parte más exigente no es subir documentos. Es conocer las reglas de cada plataforma, cumplir los plazos de cada trabajo y no dejar ningún rechazo sin respuesta.
Decenas de personas.
Más de 20 años en gestión documental.
Requisitos por plataforma
Tipos de documento, reglas de envío y criterios de aceptación de cada cliente, verificados antes de la presentación.
Sincronización automática
Cuando la plataforma de destino lo permite, la documentación se sincroniza desde la base central.
Presentación manual controlada
Cuando no es posible sincronizar, el equipo AISP sube y asocia los documentos en cada plataforma.
Control de caducidades
Renovaciones detectadas a tiempo y actualizadas en todas las plataformas donde se exige el documento.
Gestión de rechazos
Motivo analizado, contacto con el contratista, corrección y nueva presentación.
Registro de cada acción
Fecha, plataforma y estado de cada presentación, como evidencia y para auditoría.
Protección de datos
La documentación permanece donde debe estar
La documentación permanece en la plataforma central y en las plataformas de sus clientes, alojadas en los centros de datos de los respectivos proveedores. AISP no aloja documentación en sus sistemas: accede y presenta solo lo necesario para cada tarea. Ese acceso constituye un tratamiento de datos personales, realizado en los términos acordados con cada cliente y conforme al RGPD.
- ✓Ningún repositorio paralelo de documentos en AISP
- ✓Datos de los trabajadores compartidos solo en la medida exigida por cada plataforma, conforme al RGPD
- ✓Accesos a las plataformas utilizados solo para las tareas del servicio
- ✓Cada presentación registrada, con fecha, plataforma y estado
Servicios relacionados
Un servicio conectado a toda la operación
La distribución entre plataformas es el paso siguiente a una documentación bien validada.
Homologación de empresas contratistas
La validación documental que garantiza que la base central es correcta antes de distribuirla.
Integraciones y automatización
Cuando las plataformas lo permiten, la información circula entre sistemas sin necesidad de volver a introducirla.
Administración y soporte especializado
El equipo AISP gestiona las plataformas en el día a día, desde Portugal.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan los contratistas
¿No encuentra la respuesta? Hable con nosotros y le mostraremos el proceso aplicado a su operación.
¿La distribución es automática o manual?
Depende de cada plataforma. Cuando la plataforma de destino permite la sincronización, la utilizamos; cuando no, el equipo AISP presenta la documentación manualmente, con método y registro.
¿Qué diferencia hay entre sincronización y distribución?
La sincronización automática mantiene la documentación alineada entre las plataformas que lo permiten. Cuando no existe integración, realizamos la distribución manual, documento a documento, en cada plataforma.
¿Qué ocurre cuando se rechaza un documento?
Analizamos el motivo y solicitamos la corrección o el documento que falta. Hacemos el seguimiento de la nueva presentación hasta su aprobación.
¿Quién responde de la validez de los documentos?
La empresa aporta documentos válidos y comunica los cambios, como altas y bajas de trabajadores. AISP verifica los requisitos, distribuye, confirma la aceptación y avisa de los pendientes.
¿AISP sustituye a nuestro equipo interno?
Puede asumir todo el proceso o trabajar junto con su equipo. El modelo se define con usted.
¿Cómo se dimensiona el servicio?
Por el número de clientes finales y plataformas, de trabajadores y equipos, por el volumen documental y por la frecuencia de nuevos trabajos. Analizamos su operación antes de proponer el modelo.
¿Cuántas plataformas tiene que alimentar con la misma documentación?
Muéstrenos las plataformas de sus clientes y cómo trata hoy la documentación. Le mostraremos cómo la distribuye AISP, con cada regla, cada caducidad y cada plazo bajo control.