Elegir una plataforma de gestión documental es una decisión que suele tomarse a partir de las necesidades actuales de la organización, y no de la necesidad de elegir una plataforma evolutiva.
¿Qué documentos necesitamos gestionar?
¿Qué flujos queremos implantar?
¿Quién va a trabajar en la plataforma?
¿Qué informes necesitamos?
¿Y qué procesos queremos digitalizar?
Son preguntas importantes.
Pero no son suficientes.
Además de preguntar «¿Tiene las funcionalidades que necesitamos hoy?», hay que preguntar: «¿Podrá acompañar a la organización dentro de tres, cinco o más años?»
Una plataforma de gestión documental no suele elegirse para utilizarla durante unos pocos meses. De hecho, es una infraestructura que puede acompañar a la organización durante varios años.
Por eso, la capacidad de evolución debe ser uno de los principales criterios de decisión.
Las necesidades de hoy no serán las necesidades de mañana
Las organizaciones cambian continuamente.
Por ejemplo, pueden crecer, entrar en nuevos mercados, crear nuevas unidades de negocio, trabajar con nuevos proveedores o empezar a operar en distintas geografías.
Los requisitos internos y externos también evolucionan.
Además, pueden surgir nuevos procesos de HSE y SST, nuevas exigencias de los clientes, nuevos circuitos de aprobación o nuevas necesidades de reporte.
Al mismo tiempo, la tecnología sigue avanzando.
La inteligencia artificial está transformando la forma en que los documentos pueden leerse, clasificarse, analizarse y utilizarse.
Del mismo modo, las integraciones entre sistemas son cada vez más relevantes.
Por último, la información deja progresivamente de estar confinada en una única aplicación.
Así, una plataforma preparada para el futuro debe ser capaz de acompañar esta evolución.
Configurabilidad: Adaptar una plataforma evolutiva sin reconstruirla
Una de las características más importantes de una plataforma preparada para evolucionar es su capacidad de configuración.
Los campos, formularios, estados, flujos de trabajo, reglas, permisos, requisitos e informes no deberían depender permanentemente de nuevos desarrollos.
Por ejemplo, un enfoque no-code permite realizar muchos de estos cambios de forma más rápida y autónoma.
De este modo, reduce la dependencia técnica y acerca la plataforma a la realidad operativa de la organización.
Integración e interoperabilidad
Ninguna plataforma debería funcionar como una isla.
Las organizaciones utilizan ERP, recursos humanos, mantenimiento, Business Intelligence, sistemas operacionales y plataformas HSE, entre muchas otras aplicaciones.
Por eso, la gestión documental debe estar preparada para comunicarse con ese ecosistema.
Las API, las integraciones y la interoperabilidad permiten que los datos, los documentos y los procesos circulen entre distintos sistemas.
De este modo, se reducen la duplicación de información, las tareas manuales y los procesos paralelos.
La inteligencia artificial como capacidad de una plataforma evolutiva
La gestión documental también está cambiando gracias a la inteligencia artificial.
De hecho, un documento puede dejar de ser solo un archivo consultable.
La información que contiene puede extraerse, estructurarse y utilizarse en otros procesos.
Las fechas, valores, entidades, requisitos, estados o referencias pueden alimentar bases de datos, informes, indicadores o mecanismos de validación.
Por eso, evaluar una plataforma solo por las funcionalidades tradicionales de archivo, búsqueda y aprobación ya no es suficiente.
Es importante entender hasta qué punto está preparada para incorporar nuevas formas de utilizar la información.
Preparada para distintos idiomas y geografías
A medida que las organizaciones crecen internacionalmente, también aumenta la diversidad documental.
Los proveedores, los equipos y los proyectos pueden trabajar en distintos idiomas y jurisdicciones.
Así, una plataforma preparada para evolucionar debe ser capaz de acompañar esa realidad sin convertir cada nuevo mercado en un nuevo problema tecnológico.
HSE y SST: Del documento al proceso operativo
En el área de HSE y SST, la documentación suele estar asociada a la operación.
Los contratistas, trabajadores, equipos, sustancias, inspecciones, auditorías, no conformidades y planes de acción forman parte de una realidad interconectada.
Por eso, la evolución natural de la gestión documental pasa por acercarla cada vez más a estos procesos.
Es decir, el documento deja de ser el final.
Pasa a formar parte de un ecosistema operativo más amplio.
El verdadero coste de elegir una plataforma poco evolutiva
El coste de una plataforma no es solo el precio de la licencia o de la implantación.
También es el coste futuro de su falta de flexibilidad.
Una solución poco evolutiva puede generar:
- nuevos desarrollos;
- dependencia técnica;
- herramientas paralelas;
- duplicación de información;
- procesos manuales;
- migraciones prematuras;
- pérdida de eficiencia.
La capacidad de evolucionar no es una funcionalidad. Es una característica estructural de la tecnología.
Por eso, elegir una plataforma también debe ser una decisión sobre su capacidad de evolución.
Elegir una plataforma evolutiva para mañana
Elegir una plataforma evolutiva de gestión documental implica buscar una solución que combine:
- Configurabilidad
- No-code
- Inteligencia artificial
- Integraciones
- Interoperabilidad
- Capacidad multilingüe
- Procesos HSE y SST integrados
- Evolución continua
Por eso, en AISP-GEDOC, en colaboración con Glartek, esta es precisamente la visión que defendemos para la nueva generación de gestión documental.
No crear solo una plataforma capaz de responder a las necesidades actuales.
Sino crear una solución preparada para acompañar lo que las organizaciones todavía van a necesitar.
Porque elegir tecnología no es solo resolver el presente.
Es preparar el futuro.
Lea también: Selección de plataformas de gestión documental: Proceso y criterios y Dificultades en la implantación de una plataforma de gestión documental.
Para seguir la estrategia europea de inteligencia artificial e interoperabilidad, consulte el portal de la Comisión Europea.