Une plateforme de gestion documentaire ne doit pas fonctionner comme une île : elle doit être une plateforme documentaire intégrée aux autres systèmes.
En réalité, dans les organisations, l’information circule entre l’ERP, les RH, la BI, les achats, les opérations et de nombreuses applications déjà utilisées au quotidien.
C’est pourquoi, à mes yeux, l’intégration et l’interopérabilité ne sont pas des fonctionnalités accessoires. Au contraire, elles sont une condition essentielle pour que la technologie accompagne réellement les opérations.
Ainsi, c’est avec cette vision que cette nouvelle génération de gestion documentaire a été conçue pour communiquer avec d’autres systèmes et permettre aux données, aux documents et aux processus de circuler de manière structurée.
Autrement dit, en pratique, cela signifie :
- API pour l’intégration avec d’autres systèmes
- Connexion à l’ERP, aux RH, à la BI et aux applications opérationnelles
- Synchronisation des informations entre plateformes
- Moins de duplication des données
- Moins de saisie manuelle d’informations
- Processus plus fluides
- Cohérence accrue entre les systèmes
Par ailleurs, pour moi, le point le plus important est simple :
l’information ne doit pas rester enfermée dans une plateforme. En réalité, elle doit être disponible là où elle est nécessaire, avec contrôle, contexte et sécurité.
Lorsque les systèmes communiquent entre eux, une plateforme documentaire intégrée permet à l’organisation de gagner en efficacité, de réduire les redondances et d’améliorer la qualité de l’information.
Ainsi, une plateforme documentaire intégrée est une plateforme plus utile.
De même, une plateforme interopérable est une plateforme mieux préparée pour évoluer.
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