Excel occupe toujours une place centrale, et l’on retrouve Excel dans les processus de très nombreuses entreprises.
Par exemple, il sert à suivre les fournisseurs, la documentation et les intervenants, à enregistrer les équipements, à surveiller les dates d’expiration, à préparer des rapports, à suivre des actions, à gérer des exigences et à organiser l’information opérationnelle.
Pourtant, dans bien des cas, ces processus devraient déjà s’appuyer sur des plateformes spécialisées.
Malgré tout, le tableur reste présent.
En réalité, l’explication ne tient pas forcément à une résistance à la transformation numérique.
Bien au contraire.
Souvent, Excel survit précisément parce qu’il offre ce que de nombreuses plateformes d’entreprise peinent encore à garantir : une grande rapidité d’adaptation.
Un nouveau besoin apparaît aujourd’hui, et l’équipe peut ajouter une colonne le jour même.
De même, le client demande un nouveau champ, et celui-ci peut être créé en quelques minutes.
Il faut réorganiser un processus, et le tableur peut être ajusté immédiatement.
Cette flexibilité explique donc en grande partie sa longévité.
Le problème apparaît lorsqu’un outil conçu pour organiser l’information finit par soutenir des processus critiques pour les opérations.
Du fichier Excel au système informel de processus
Un fichier Excel commence rarement de façon complexe.
Il peut naître simplement comme un tableau pour suivre vingt intervenants, dix fournisseurs ou quelques dates d’expiration.
Cependant, à mesure que le processus se développe, de nouveaux besoins apparaissent.
On ajoute des colonnes.
Les formules se multiplient.
On applique des filtres.
Des couleurs apparaissent pour représenter les statuts.
On crée des onglets pour les différents projets.
Puis viennent les macros.
Ensuite, plusieurs copies commencent à circuler.
Quelqu’un conserve une version locale.
Un autre travaille sur une version envoyée par e-mail.
Un troisième ajoute de nouveaux champs.
Et, peu à peu, un tableur se transforme en système de gestion informel.
L’organisation finit alors par dépendre de ce fichier pour prendre des décisions importantes.
Pourtant, le processus reste dépourvu de plusieurs caractéristiques attendues d’une véritable plateforme.
Quand la flexibilité commence à créer des risques
En réalité, Excel n’a pas été conçu pour gérer des processus complexes avec de multiples utilisateurs, niveaux de responsabilité, workflows et règles métier.
Utilisé dans ces contextes, il peut présenter des limites telles que :
- difficulté à contrôler les versions ;
- faible traçabilité des modifications ;
- dépendance aux connaissances individuelles ;
- erreurs dans les formules ;
- données en double ;
- permissions peu granulaires ;
- absence de workflows ;
- alertes dépendant d’un contrôle manuel ;
- difficulté d’intégration ;
- faible visibilité en temps réel.
Toutefois, aucune de ces limites ne signifie qu’Excel soit un outil inadapté.
Cela signifie simplement qu’il existe une différence entre organiser des données et gérer un processus.
Le problème n’est pas Excel, mais les processus qui en dépendent
Cette distinction est importante.
C’est pourquoi le débat ne doit pas être « Excel contre plateforme ».
En réalité, Excel reste extrêmement utile pour l’analyse, les calculs, la simulation, l’exploration de données et bien d’autres scénarios.
La question se pose lorsqu’un processus opérationnel critique dépend exclusivement d’un tableur.
Par exemple, si une organisation utilise Excel pour suivre la documentation des intervenants externes, elle peut avoir besoin de savoir :
- quels documents sont obligatoires ;
- qui a soumis chaque preuve ;
- qui l’a validée ;
- quand elle expire ;
- quel projet impose une exigence donnée ;
- si l’intervenant est autorisé ;
- quelles modifications ont été apportées ;
- quels documents restent en attente.
À partir de là, nous ne sommes donc plus seulement face à des données.
Nous sommes face à des règles, des statuts, des décisions et des responsabilités.
Pourquoi les équipes reviennent à Excel dans les processus
Par ailleurs, un autre facteur important explique sa survie.
De nombreuses plateformes d’entreprise sont excessivement rigides.
Autrement dit, elles ont été conçues pour représenter un processus spécifique.
Elles fonctionnent bien tant que ce processus reste stable.
Mais les organisations ne sont pas figées.
Par exemple, les clients modifient leurs exigences.
En outre, la législation évolue.
De nouvelles activités apparaissent.
Des fonctions inédites voient le jour.
Les projets ont des exigences différentes.
Lorsque chaque petite modification nécessite du développement, un paramétrage spécialisé ou l’intervention de l’éditeur, les équipes perdent en autonomie.
C’est précisément à ce moment-là que le tableur réapparaît.
Parce qu’il permet de résoudre le problème immédiatement.
C’est pourquoi la véritable alternative à Excel ne peut pas être simplement une plateforme plus sophistiquée.
Elle doit préserver son principal avantage :
la capacité d’adaptation.
Digitaliser les processus ne consiste pas à copier Excel sur un écran
En outre, une autre erreur fréquente dans les projets de transformation numérique consiste à reproduire numériquement ce qui existait déjà.
Par exemple, un fichier Excel de vingt colonnes devient un formulaire de vingt champs.
Mais le processus reste pratiquement identique.
Autrement dit, les utilisateurs continuent de saisir manuellement les mêmes informations.
Les règles restent implicites.
Les responsabilités dépendent toujours de procédures externes.
De cette façon, la plateforme n’a fait que remplacer le support.
C’est de l’informatisation.
Ce n’est pas forcément une transformation du processus.
C’est pourquoi une véritable digitalisation doit se poser les questions suivantes :
- quelles informations sont réellement nécessaires ;
- quels champs peuvent être remplis automatiquement ;
- les règles qui peuvent être configurées ;
- quelles décisions dépendent du contexte ;
- quelles approbations sont nécessaires ;
- les alertes qui peuvent être générées ;
- et, enfin, quelles informations peuvent alimenter d’autres systèmes.
Du tableau au processus
L’évolution naturelle peut se représenter ainsi :
Tableur → données
Mais une plateforme opérationnelle doit ajouter :
Données + règles + statuts + responsabilités + automatisation + traçabilité
Par exemple, imaginez un suivi des dates d’expiration documentaires.
Dans Excel, la date peut figurer dans une cellule et une formule peut indiquer que le document est sur le point d’expirer.
En revanche, dans une plateforme structurée, cette même information peut :
- être extraite automatiquement du document ;
- être associée au bon intervenant ;
- générer une alerte ;
- notifier le prestataire ;
- créer une tâche de renouvellement ;
- mettre à jour le statut documentaire ;
- s’afficher dans un tableau de bord ;
- conditionner une autorisation opérationnelle, le cas échéant.
Autrement dit, l’information est la même.
Le processus, lui, est complètement différent.
Le no-code comme réponse à la rigidité
C’est donc ici que les plateformes configurables et no-code prennent toute leur importance.
Une organisation devrait pouvoir adapter une part importante de ses processus sans dépendre constamment du développement.
Cela peut inclure :
- créer des champs ;
- modifier des formulaires ;
- définir des exigences ;
- configurer des statuts ;
- créer des workflows ;
- mettre en place des approbations ;
- créer des notifications ;
- définir des profils d’accès ;
- adapter les processus par projet.
Cette capacité rapproche ainsi l’expérience de ce qui a toujours rendu Excel attractif : l’autonomie.
Mais elle y ajoute la gouvernance.
Flexibilité et traçabilité
Il existe toutefois une différence fondamentale.
En réalité, dans un environnement d’entreprise, flexibilité ne peut pas signifier absence de contrôle.
Si quelqu’un modifie une règle dans une plateforme, il doit être possible de savoir :
- qui l’a modifiée ;
- quand ;
- ce qui a changé ;
- quelle version existait auparavant ;
- quels processus ont été affectés.
Autrement dit, l’autonomie doit coexister avec la traçabilité.
C’est précisément l’une des principales différences entre une plateforme configurable et un tableur utilisé comme système.
Une seule plateforme pour des réalités différentes
Autre raison fréquente de la multiplication des fichiers Excel : la diversité des processus.
Chaque projet crée son tableau.
De même, chaque client crée son modèle.
Chaque service ajoute son propre suivi.
Avec le temps, l’organisation accumule ainsi des dizaines de sources différentes.
En revanche, une plateforme configurable peut permettre l’inverse :
conserver une structure centralisée et appliquer des règles différentes selon le projet, le client, la fonction, l’activité ou le risque.
Autrement dit :
une plateforme, plusieurs processus.
Au lieu de :
un fichier pour chaque problème.
L’intégration, un facteur critique
Une autre limite des tableurs apparaît lorsque l’information doit circuler.
Par exemple, une donnée saisie dans Excel peut être nécessaire dans un autre système.
Vient alors un export.
Puis un import.
Un autre tableur.
Une nouvelle copie.
Ce cycle crée ainsi des doublons et un risque d’incohérence.
Dans une architecture intégrée, les données peuvent circuler via des API entre plateformes documentaires, systèmes HSE, ERP, RH, contrôle d’accès ou outils de Business Intelligence.
Ainsi, l’information n’est plus isolée.
Elle fait désormais partie de l’écosystème numérique de l’organisation.
Quand faut-il cesser d’utiliser Excel dans les processus ?
Il n’existe pas de règle universelle.
Mais certains signaux sont clairs.
Lorsque plusieurs personnes doivent modifier les mêmes informations.
Lorsqu’il existe des workflows.
Ou lorsque les décisions exigent de la traçabilité.
Lorsqu’il existe des règles complexes.
Lorsque l’information conditionne une opération.
Ou lorsqu’il existe des alertes critiques.
Lorsque plusieurs versions commencent à circuler.
Lorsque le processus dépend trop de la personne qui a créé le fichier.
Dans ces cas, il ne s’agit probablement plus d’un simple tableur.
Autrement dit, il s’agit d’un processus qui a besoin d’une plateforme.
L’avenir n’est pas moins de flexibilité
La transformation numérique ne doit pas obliger les équipes à choisir entre autonomie et contrôle.
En réalité, c’est précisément le problème qu’une nouvelle génération de plateformes doit résoudre.
Les organisations ont donc besoin d’outils capables de suivre des changements rapides sans compromettre la gouvernance, la sécurité et la traçabilité.
C’est cette combinaison qui peut enfin remplacer bon nombre des processus parallèles qui vivent encore dans des tableurs.
Car Excel ne survit pas seulement par habitude.
Il survit parce qu’il est adaptable.
C’est pourquoi la meilleure alternative ne sera pas celle qui supprime cette capacité.
Ce sera celle qui ajoute ce qui manque :
processus, contrôle, intégration, sécurité et traçabilité.
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Pour découvrir les orientations européennes en matière de transformation numérique, consultez la stratégie numérique de la Commission européenne.