La gestión eficiente de los documentos es crucial para el éxito de las organizaciones. Con el aumento exponencial del volumen de información, resulta imprescindible que las empresas adopten estrategias sólidas para gestionar sus documentos de forma eficaz. En este sentido, un elemento fundamental de esta estrategia es elaborar un plan de gestión documental antes de implantar una plataforma de gestión documental. En este artículo, analizamos la importancia de este plan, sus beneficios y las etapas necesarias para elaborarlo.
Definición de gestión documental
La gestión documental es el proceso sistemático de control y supervisión de los documentos en todas sus formas, desde su creación hasta su eliminación. Este proceso abarca la captura, la clasificación, el almacenamiento, la recuperación y la eliminación de documentos, y garantiza que la información vital está disponible siempre que se necesita.
La necesidad de la gestión documental
En el entorno empresarial actual, el volumen de información generado es inmenso. Sin embargo, sin una gestión adecuada, los documentos importantes pueden perderse, gestionarse mal o consultarse de forma indebida. Por ello, una gestión documental eficaz ayuda a evitar estos problemas, ya que proporciona una estructura clara para gestionar la información.
La plataforma de gestión documental
Qué es una plataforma de gestión documental
Una plataforma de gestión documental es un sistema de software diseñado para facilitar la organización, el almacenamiento y la recuperación de documentos digitales. Además, estas plataformas ofrecen funcionalidades como la indexación, la búsqueda, el control de versiones y el acceso seguro, lo que facilita la gestión eficiente de los documentos digitales.
Beneficios de implantar una plataforma de gestión documental
La implantación de una plataforma de gestión documental aporta varios beneficios, entre ellos:
Mejora de la eficiencia operativa: Automatización de procesos manuales, como la clasificación y la indexación de documentos.
Acceso rápido y sencillo: Localización y recuperación de documentos más fáciles, con ahorro de tiempo y esfuerzo.
Seguridad y cumplimiento normativo: Garantía de que los documentos se almacenan y gestionan de acuerdo con las normas de seguridad y los requisitos legales.
Reducción de costes: Menor consumo de papel y menor necesidad de espacio físico para almacenar documentos.
La importancia del plan de gestión documental
El papel del plan de gestión documental
Un plan de gestión documental sirve como guía estratégica que define cómo gestiona una organización sus documentos. Además, establece directrices y procedimientos claros para garantizar que la creación, la organización, el uso, la conservación y la eliminación de documentos se realizan de forma eficiente y conforme a la normativa aplicable.
Beneficios de elaborar un plan de gestión documental
Elaborar un plan de gestión documental antes de implantar una plataforma de gestión documental ofrece numerosos beneficios, como:
Orientación clara: Define una visión y unos objetivos claros para la gestión documental, lo que facilita la asignación de recursos y esfuerzos.
Mitigación de riesgos: Identificación y gestión de los riesgos asociados a la pérdida de documentos, al acceso no autorizado y al incumplimiento normativo.
Alineación organizativa: Garantía de que todas las partes interesadas están alineadas con las políticas y los procedimientos de gestión documental.
Base para la formación y la concienciación: Facilita la formación de los empleados y asegura que todos conocen y siguen las prácticas recomendadas.
Elaboración del plan de gestión documental
Etapas para elaborar el plan
Elaborar un plan de gestión documental eficaz implica varias etapas cruciales:
Definición de objetivos y alcance: El primer paso es definir con claridad los objetivos de la gestión documental y el alcance del plan. Esto incluye identificar, por ejemplo, los tipos de documentos que se van a gestionar y los departamentos o áreas de la organización implicados.
Análisis de requisitos: Realizar un análisis detallado de los requisitos de la organización en materia de gestión documental. Es decir, conviene identificar las necesidades de almacenamiento, acceso, seguridad y cumplimiento.
Desarrollo de políticas y procedimientos: Establecer políticas y procedimientos claros para la gestión de documentos. Estos deben incluir directrices para la creación, clasificación, almacenamiento, acceso, conservación y eliminación de documentos.
Definición de funciones y responsabilidades: Aclarar las funciones y responsabilidades de todas las personas implicadas en la gestión documental. De este modo, todos conocen sus tareas específicas y saben a quién acudir en caso de dudas o problemas.
Selección de herramientas y tecnologías: Seleccionar las herramientas y tecnologías más adecuadas para respaldar el plan de gestión documental. Esto puede incluir, por ejemplo, la elección de la plataforma de gestión documental que se va a implantar.
Formación y concienciación: Desarrollar programas de formación para garantizar que todos los empleados comprenden y siguen las políticas y los procedimientos establecidos en el plan de gestión documental.
Implantación y seguimiento
Una vez elaborado el plan de gestión documental, el siguiente paso es su implantación. Esta implica configurar la plataforma de gestión documental de acuerdo con las directrices del plan, así como formar a los empleados. Por último, tras la implantación, es esencial supervisar de forma continua la eficacia del plan y realizar los ajustes necesarios.
Consideraciones finales
La importancia de la planificación
Una planificación adecuada garantiza que se tienen en cuenta y se abordan todos los aspectos de la gestión documental, lo que da lugar a una implantación eficiente y con éxito.
Beneficios a largo plazo
Además de los beneficios inmediatos, un plan de gestión documental bien elaborado ofrece ventajas a largo plazo, entre ellas:
Sostenibilidad: Las prácticas de gestión documental son sostenibles y se adaptan a los cambios futuros.
Reducción de riesgos: Mitigación de los riesgos asociados a la pérdida de documentos y al incumplimiento.
Mejora continua: Una estructura para evaluar y mejorar de forma continua la gestión documental.
Recomendación final
Para cualquier organización que se plantee implantar una plataforma de gestión documental, elaborar un plan de gestión documental debe considerarse un paso esencial. Este plan no solo facilita la implantación de la plataforma, sino que también garantiza que la organización está preparada para gestionar sus documentos de forma eficaz y conforme a la normativa aplicable.
Estructura recomendada de un plan de gestión documental
Un plan de gestión documental no tiene por qué ser extenso, pero debe responder a preguntas concretas. La siguiente tabla resume las secciones más útiles:
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Objetivos y alcance | Qué problemas resuelve el plan y qué documentos abarca |
| Clasificación | Tipos de documentos, códigos y metadatos obligatorios |
| Responsabilidades | Quién crea, aprueba, valida, consulta y elimina |
| Conservación | Plazos por tipo de documento y destino final |
| Seguridad | Perfiles de acceso, protección de datos personales y copias de seguridad |
| Herramientas | Plataforma elegida, integraciones y formatos aceptados |
| Revisión | Indicadores, auditorías y periodicidad de actualización |
La norma ISO 15489 sobre gestión de documentos puede servir de referencia para estructurar estas secciones. Así, el plan sigue principios reconocidos internacionalmente.
Ejemplo práctico: Planificar antes de elegir la plataforma
Imagine una empresa que quiere digitalizar la gestión de los documentos de sus contratistas. Inicialmente, la dirección pretende elegir de inmediato una plataforma. Sin embargo, el equipo de seguridad propone empezar por un plan de gestión documental.
Durante dos semanas, el equipo enumera los tipos de documentos exigidos, define quién los valida y fija los plazos de conservación. A continuación, utiliza este plan como pliego de requisitos para comparar proveedores. Como resultado, elige una plataforma adecuada y la configuración lleva mucho menos tiempo, porque las reglas ya están definidas.
Errores comunes al preparar el plan
El error más frecuente es redactar un plan teórico, sin relación con los documentos que la organización utiliza realmente. Otro error es preparar el plan solo con el equipo de informática, sin contar con las áreas que crean y validan los documentos. También es habitual no definir plazos de conservación, lo que lleva a guardarlo todo indefinidamente o a eliminar documentos demasiado pronto. Por último, muchos planes no indican quién es responsable de su actualización. Así, se quedan obsoletos rápidamente y dejan de orientar el trabajo diario.
Indicadores para el seguimiento del plan
Una vez aprobado, el plan debe seguirse con algunos indicadores sencillos. Entre ellos figuran, por ejemplo, el porcentaje de documentos clasificados correctamente, el número de documentos caducados sin renovar y el tiempo medio para encontrar un documento. Además, los resultados de las auditorías internas muestran si se están cumpliendo las reglas. De este modo, la organización sabe si el plan funciona y dónde necesita ajustarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en preparar un plan de gestión documental?
En una organización mediana, unas semanas suelen ser suficientes. Lo más importante es implicar a las áreas que producen y utilizan los documentos.
¿Debe revisarse el plan después de la implantación?
Sí. Se recomienda una revisión anual y siempre que cambien los procesos, la legislación o la plataforma utilizada.
¿Quién debe aprobar el plan de gestión documental?
La dirección, tras consultar a las áreas implicadas. Así, el plan gana autoridad y se convierte en una referencia para todos.
Conclusión
Elaborar un plan de gestión documental antes de implantar una plataforma de gestión documental es fundamental para garantizar la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento en la gestión de documentos. Además, este plan proporciona una estructura clara para la creación, la organización, el uso, la conservación y la eliminación de documentos, lo que se traduce en procesos más eficientes y menos riesgos para la organización. Así, al invertir tiempo y recursos en elaborar un plan de gestión documental, las organizaciones pueden obtener beneficios significativos a corto y largo plazo y asegurar una gestión documental sólida y eficaz.
Lea también: Principales componentes de un plan de gestión documental y Integración de las plataformas digitales en el plan de gestión documental. Para consultar las normas internacionales de gestión de documentos y archivos, como la ISO 15489, visite la ISO.