Un trabajador puede ser conforme en un proyecto y no conforme en otro
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21/09/2026
Conocimiento · Gestión de fechas de caducidad
Gestión de fechas de caducidad: Controlar los plazos de documentos, certificados y formaciones
La gestión de fechas de caducidad es el control sistemático de los vencimientos de documentos, certificados, formaciones y autorizaciones. Con alertas y renovaciones bajo seguimiento, ningún plazo crítico sorprende a la operación.
En resumen
Lo esencial en la gestión de fechas de caducidad
Seguros, certificados oficiales, aptitudes médicas, formaciones e inspecciones de equipos tienen plazos diferentes. En hojas de cálculo, el riesgo de pasar alguno por alto es real.
01
Registrar la fecha, no solo el archivo
El validador registra la fecha de caducidad en el momento de la validación. Sin ella, ninguna alerta funciona.
02
Alertas escalonadas
Avisos anticipados y repetidos, por ejemplo a 60, 30 y 15 días, para el contratista y para el equipo interno.
03
Críticos y no críticos
Los documentos críticos bloquean el acceso cuando caducan. Los demás solo generan una tarea pendiente.
04
Renovación hasta la aprobación
Presentar un documento no equivale a aprobarlo. La renovación solo termina cuando el nuevo documento supera la validación.
Conocimiento
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Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos deben tener control de caducidad?
Todos los que caducan: seguros, certificados oficiales, aptitudes médicas, formaciones obligatorias, autorizaciones e inspecciones de equipos. Cada tipo documental debe tener definida su propia regla de validez.
¿Qué ocurre cuando caduca un documento crítico?
Si la plataforma está vinculada a los requisitos documentales y al control de accesos, el estado pasa de inmediato a no conforme. Entonces, la plataforma puede bloquear el acceso y avisar al responsable.
¿Cómo sé qué caducará en las próximas semanas?
Con indicadores y cuadros de mando que muestran las fechas de caducidad próximas por empresa, trabajador o equipo. Así, puede solicitar las renovaciones a tiempo.
¿Quiere dejar de controlar las fechas de caducidad en hojas de cálculo?
Muéstrenos cómo sigue hoy los plazos de sus contratistas. Le mostraremos cómo controlarlos en una plataforma, con alertas y renovaciones bajo seguimiento.