Gestión de contratistas y subcontratistas
Gestión de contratistas y subcontratistas: Control de toda la cadena, durante toda la relación
Con la gestión de contratistas y subcontratistas, acompañamos a cada empresa externa, y a cada empresa que esta subcontrata, desde el registro hasta el último día de trabajo. Además, verificamos el cumplimiento de forma continua, no solo a la entrada.
Ilustración. Los niveles y los requisitos se definen con cada cliente.
El problema
Dónde pierde el control la gestión de contratistas
Aprobar a un contratista es un momento. Sin embargo, gestionar la relación es un trabajo continuo, y ahí es donde surgen los fallos.
Subcontratistas invisibles
El contratista directo está aprobado. Pero, a menudo, nadie sabe a quién ha subcontratado ni a quién han subcontratado esas empresas.
Cumplimiento solo a la entrada
El seguro caduca a mitad del contrato. Aun así, la empresa sigue trabajando como si nada hubiera cambiado.
Documentos intercambiados por correo electrónico
Versiones sueltas, sin historial. En una auditoría, nadie puede demostrar quién envió cada documento ni quién lo aprobó.
Acceso desvinculado de la documentación
La portería no sabe si la empresa o el trabajador sigue cumpliendo. La decisión queda en manos de la memoria de alguien.
La solución AISP
Del registro a la salida, en todos los niveles de la cadena
Cada empresa responde por su equipo y por sus subcontratistas. Su organización ve la cadena completa.
Cómo funciona
Cómo estructuramos la gestión de contratistas y subcontratistas
Configuramos el proceso en la plataforma digital de su organización. Sin embargo, las reglas siempre son suyas.
Definir requisitos
Por actividad, riesgo y lugar, para la empresa, los trabajadores y los equipos.
Configurar estados y responsabilidades
Quién presenta, quién valida, quién aprueba y con qué evidencia.
Registrar la cadena
Cada subcontratista entra asociado a su contratante directo, con los requisitos de su nivel.
Envío por parte de los contratistas
Cada empresa sube sus documentos a un portal web y sigue sus tareas pendientes.
Validación y alertas
El equipo de AISP valida el contenido, comunica los rechazos y solicita las renovaciones antes de que caduquen.
Acceso e indicadores
El estado alimenta las credenciales y el control de accesos; los indicadores muestran la situación de cada contratista.
Qué incluye
Qué incluye la gestión de contratistas y subcontratistas
Desde la documentación de la empresa hasta los indicadores de cada contratista. La homologación es solo una de las piezas.
Hay que hacer un seguimiento.
Hasta el último subcontratista.
Documentación de la empresa
Certificados oficiales, seguros, licencias o títulos habilitantes y documentación de seguridad y salud.
Trabajadores
Aptitud médica, formaciones e inducciones de cada persona, según su función.
Equipos
Certificados e inspecciones asociados a cada equipo.
Cadena de subcontratación
Visibilidad y requisitos en todos los niveles, con el contratante directo identificado.
Comunicación con los contratistas
Rechazos explicados y tareas pendientes con seguimiento hasta su regularización.
Indicadores
Tasa de cumplimiento, fallos críticos, rechazos y trabajadores autorizados frente a los registrados.
Protección de datos
La documentación de los contratistas está donde debe estar
Los documentos permanecen en los centros de datos donde los socios tecnológicos operan las plataformas. AISP no aloja documentación en sus sistemas: solo accede a lo necesario para sus tareas. El acceso de AISP a la información constituye un tratamiento de datos personales, realizado en los términos acordados con cada cliente y conforme al RGPD.
- ✓Cada contratista solo ve su información y la de sus subcontratistas
- ✓Trazabilidad de quién presentó, validó y aprobó
- ✓Criterios definidos por su organización, no por la tecnología
- ✓Administración de las plataformas desde Portugal, en el centro de AISP en Ílhavo
Servicios relacionados
Un servicio conectado con toda la operación
La gestión de contratistas y subcontratistas se conecta con estos servicios, desde la aprobación inicial hasta la operación diaria.
Homologación de contratistas
La aprobación inicial de cada empresa, con el análisis del contenido de cada documento.
Integraciones y automatización
El estado de homologación comunicado al control de accesos, como las barreras de entrada.
Administración y soporte
La plataforma siempre al día: usuarios, requisitos y flujos de trabajo, desde Portugal.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre la gestión de contratistas y subcontratistas
¿No encuentra la respuesta? Hable con nosotros y le mostraremos el proceso aplicado a su operación.
¿Qué diferencia hay entre la gestión de contratistas y la homologación?
La homologación es la aprobación de una empresa para un servicio. En cambio, la gestión de contratistas acompaña toda la relación, incluida la documentación, los trabajadores, los accesos y el desempeño.
¿Cómo se controla a los subcontratistas de los subcontratistas?
Registrando la cadena en la plataforma, con cada empresa asociada a su contratante directo. Los requisitos se aplican en todos los niveles y cada empresa responde por su equipo.
¿Qué documentos se piden a un contratista?
Depende de la actividad, del riesgo y del lugar. En general, certificados oficiales, seguros, títulos habilitantes y documentación de seguridad y salud, además de los requisitos de los trabajadores y equipos.
¿Los contratistas tienen que instalar software?
No. Acceden a través de un portal web, suben documentos, consultan el estado de los requisitos y reciben alertas.
¿Es posible vincular la gestión de contratistas al control de accesos?
Sí. Las plataformas que implementa AISP ya comunican el estado de homologación al hardware de control de accesos, como las barreras de entrada.
¿Puede AISP asumir la operación diaria?
Sí. Podemos asumir la validación documental, la comunicación con los contratistas y la regularización de las tareas pendientes. Además, los contratistas cuentan con soporte en el +351 234 040 475, en días laborables, de 09:00 a 13:00 y de 14:00 a 18:00.
¿Sabe quién trabaja realmente en sus instalaciones?
Muéstrenos cómo gestiona hoy a sus contratistas y subcontratistas. Le mostraremos la cadena completa, bajo control, con AISP.