Pendant de nombreuses années, beaucoup d’organisations ont développé leur parc technologique par étapes, en accumulant des systèmes isolés.
Par exemple, elles ont mis en place une plateforme pour la gestion documentaire, une autre pour l’ERP, une autre pour le HSE, une autre pour les ressources humaines, une autre pour la maintenance et, plus tard, d’autres solutions pour le reporting, l’analyse ou l’opération.
À première vue, ce chemin semble naturel.
En effet, chaque système répond à un besoin spécifique.
Le problème apparaît lorsque ces plateformes ne communiquent pas entre elles.
L’information se retrouve alors fragmentée, les processus deviennent moins fluides et les équipes perdent du temps à répéter des tâches, à saisir des données à plusieurs endroits et à rapprocher les informations de différents systèmes.
C’est donc précisément ici qu’apparaît l’une des grandes exigences de la nouvelle génération de gestion documentaire : cesser de fonctionner comme un îlot technologique.
Le problème des systèmes isolés
Lorsque l’information est répartie sur plusieurs plateformes non reliées, des difficultés très concrètes apparaissent au quotidien :
- données saisies plusieurs fois ;
- risque accru d’erreurs et d’incohérences ;
- processus manuels entre les systèmes ;
- traçabilité réduite ;
- difficulté accrue à obtenir une vision intégrée ;
- prise de décision plus lente.
En pratique, l’organisation peut disposer de plusieurs solutions numériques, mais elle dépend encore du travail manuel pour que l’information arrive là où elle est nécessaire.
Autrement dit, elle a numérisé ses processus, mais n’a pas relié l’information.
L’importance des API, des intégrations et de l’interopérabilité
Pour résoudre cette fragmentation, trois concepts deviennent essentiels : API, intégrations et interopérabilité.
API
Les API permettent de créer des mécanismes de communication entre différents systèmes.
Autrement dit, elles servent de points de connexion qui permettent d’échanger des données et de déclencher des actions entre des plateformes distinctes.
Intégrations
De plus, les intégrations permettent de relier la gestion documentaire aux systèmes que l’organisation utilise déjà.
Par exemple, il peut s’agir de l’ERP, de plateformes HSE, de logiciels RH, de maintenance, de Business Intelligence ou d’autres applications opérationnelles.
Interopérabilité
Enfin, l’interopérabilité va au-delà de la simple connexion technique.
Elle permet que l’information échangée entre les systèmes soit structurée et utilisée de manière cohérente par les différents processus et plateformes.
Qu’est-ce qui change concrètement sans systèmes isolés ?
Lorsque la gestion documentaire cesse de fonctionner de manière isolée et s’intègre à l’écosystème technologique de l’organisation, les avantages deviennent très clairs :
- moins de duplication des données ;
- moins de travail manuel ;
- davantage d’automatisation entre les processus ;
- une meilleure traçabilité ;
- des informations plus cohérentes ;
- une plus grande efficacité opérationnelle.
De cette façon, le document n’est plus seulement un élément archivé dans une plateforme.
Au contraire, l’information qu’il contient peut circuler, alimenter d’autres systèmes et soutenir les processus de décision.
Un enjeu particulièrement important en HSE et SST
Dans les domaines HSE et SST, ce lien entre les systèmes est particulièrement important.
Documentation, prestataires de services, intervenants, équipements, audits, inspections, non-conformités et processus opérationnels sont souvent liés.
Si chaque réalité vit dans un système isolé, la gestion devient plus lourde et moins efficace.
À l’inverse, lorsque l’information est reliée, il devient possible de créer une vision beaucoup plus intégrée de l’opération et de renforcer le contrôle tout au long du processus.
La véritable transformation numérique va au-delà des systèmes isolés
La véritable transformation numérique ne se produit pas seulement lorsque chaque processus est numérisé séparément.
Elle se produit lorsque les systèmes cessent de vivre isolés et commencent à travailler ensemble.
C’est ainsi que les documents deviennent des informations utiles, les informations des processus plus fluides et les processus de meilleures décisions.
Moins de systèmes isolés. Plus d’informations reliées.
Telle est donc la logique d’une gestion documentaire prête à répondre aux exigences des organisations actuelles.
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Pour suivre les politiques européennes en matière d’interopérabilité et de transformation numérique, consultez la Commission européenne.