Para empresas que prestam serviços a diferentes organizações, manter a documentação internamente organizada é apenas uma parte do processo. Por isso, a gestão documental em múltiplas plataformas exige uma coordenação permanente. Sempre que surge um novo trabalho, é necessário garantir que as empresas, trabalhadores e equipamentos envolvidos cumprem também os requisitos documentais que o cliente define para o local da intervenção.
Neste projeto, a AISP utiliza uma plataforma central de Gestão Documental para manter atualizada toda a documentação do nosso cliente e dos respetivos prestadores de serviços. Assim, esta plataforma funciona como base documental da operação. A partir dela, sempre que o cliente comunica novos trabalhos e locais, a equipa identifica os intervenientes necessários e gere a respetiva documentação nas diferentes plataformas utilizadas pelos clientes do nosso cliente.
O projeto em síntese
| Base documental | Plataforma central com a documentação atualizada do cliente e dos seus prestadores |
| Âmbito | Empresas, trabalhadores, equipamentos, trabalhos e locais |
| Plataformas externas | Plataformas utilizadas pelos diferentes clientes onde decorrem os trabalhos |
| Intervenção AISP | Preparação, submissão, acompanhamento, gestão de notificações, rejeições e regularizações |
| Objetivo | Garantir que os recursos necessários a cada trabalho cumprem os requisitos documentais aplicáveis |
| Impacto | Maior controlo, menor dispersão e gestão centralizada de múltiplos processos documentais |
O desafio da gestão documental em múltiplas plataformas
O principal desafio deste projeto resulta da existência de dois níveis de Gestão Documental que têm de funcionar de forma articulada.
Por um lado, é necessário manter permanentemente atualizada a documentação do nosso cliente e dos seus prestadores de serviços numa plataforma central. Por outro, essa mesma documentação tem de servir nas plataformas dos diferentes clientes onde decorrerão os trabalhos.
Além disso, cada cliente pode utilizar uma plataforma diferente, com requisitos próprios, processos de submissão distintos e diferentes critérios de validação. A documentação necessária também pode variar em função do local, do trabalho, da empresa, do trabalhador ou do equipamento envolvido.
Isto significa que um trabalhador pode estar corretamente regularizado na plataforma central e, ainda assim, necessitar de documentação adicional para trabalhar num determinado cliente. O mesmo pode também acontecer com uma empresa ou com um equipamento.
A complexidade aumenta quando existem vários trabalhos em simultâneo, diferentes plataformas e múltiplas notificações, rejeições ou pedidos de informação a acompanhar.
A solução
A plataforma central funciona como fonte documental da operação. É aí que a equipa AISP mantém organizada e atualizada a informação relativa ao nosso cliente e aos seus prestadores de serviços.
Quando o cliente comunica um novo trabalho, a equipa identifica o local, as empresas envolvidas, os trabalhadores previstos e os equipamentos necessários. A partir daí, a equipa reúne na plataforma central a documentação correspondente e prepara o processo exigido pelo cliente final.
Depois, a equipa submete essa documentação na plataforma do respetivo cliente.
O processo, no entanto, não termina com o carregamento dos documentos. A equipa acompanha os estados documentais, analisa notificações e trata as respostas recebidas. Sempre que existe uma rejeição ou um pedido adicional, é necessário interpretar o motivo, identificar a correção necessária, obter nova informação quando aplicável e proceder a nova submissão.
Na prática, o circuito funciona de forma contínua:
plataforma central → trabalho → empresas, trabalhadores e equipamentos → plataforma do cliente → validação → acompanhamento → correção → regularização
O papel da AISP
Neste projeto, a AISP não se limita a administrar uma plataforma de Gestão Documental. Na verdade, a equipa assegura a ligação entre uma base documental central e os diferentes sistemas utilizados pelos clientes do nosso cliente.
Esta operação exige conhecimento técnico, domínio das plataformas, capacidade de interpretação documental e uma forte organização operacional.
As Gestoras Documentais precisam de acompanhar simultaneamente vários trabalhos e diferentes estados de validação, compreender os motivos das rejeições, controlar validades, gerir notificações e saber a quem solicitar cada correção ou informação adicional.
É também necessário compreender o impacto operacional de cada pendência. Uma rejeição associada a um trabalhador ou equipamento previsto para uma intervenção iminente pode condicionar diretamente a realização do trabalho.
Por isso, este serviço vai muito além da simples submissão de documentos. Trata-se de uma verdadeira coordenação documental entre organizações, plataformas e requisitos distintos.
O impacto da gestão documental em múltiplas plataformas
Para o cliente, este modelo permite manter uma única base documental organizada e atualizada, sem ter de replicar internamente a complexidade de gerir várias plataformas externas.
Desta forma, a AISP utiliza essa informação central para preparar os diferentes processos documentais, acompanhar a respetiva validação e tratar as situações que surgem ao longo do percurso.
O resultado é uma operação mais controlada, com menor dispersão de informação e maior capacidade para acompanhar simultaneamente diferentes clientes, trabalhos e plataformas.
Quando surge uma nova intervenção, a equipa não começa a procurar a documentação de raiz. Pelo contrário, parte de uma base previamente estruturada e atualizada.
A partir daí, a equipa AISP assegura que essa informação chega corretamente a cada plataforma, acompanha o respetivo processo e intervém sempre que exista uma pendência documental.
Este case study demonstra como uma plataforma central pode funcionar como fonte única de informação, enquanto uma equipa especializada assegura a utilização dessa documentação em múltiplos contextos externos.
Uma base documental central. Vários clientes. Múltiplas plataformas. Uma única gestão coordenada.
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