Dans les organisations qui comptent de nombreux fournisseurs, intervenants, équipements, projets et exigences, le volume documentaire augmente rapidement, et avec lui le risque documentaire.
Des centaines, voire des milliers de certificats, d’assurances, de fiches d’aptitude, de rapports, d’inspections, de déclarations, d’autorisations et d’enregistrements peuvent faire partie de l’activité quotidienne.
En réalité, on considère souvent ce volume comme le principal problème.
Mais, en pratique, la difficulté tient rarement à la seule quantité.
Autrement dit, le véritable enjeu consiste à répondre à une question bien plus importante :
Où se trouve le risque ?
En effet, une organisation peut disposer de milliers de documents correctement archivés sans pour autant identifier à temps les points en suspens susceptibles d’affecter l’activité.
Tous les documents n’ont pas la même importance opérationnelle
D’un point de vue administratif, tous les documents peuvent sembler similaires.
Pourtant, l’impact d’une défaillance documentaire varie considérablement.
Par exemple, une formation sur le point d’expirer peut avoir peu d’impact si l’intervenant n’a aucune activité prévue.
En revanche, la même situation peut devenir critique si cet intervenant est affecté à une tâche à risque le lendemain.
Une inspection expirée peut empêcher l’utilisation d’un équipement essentiel.
De même, une police d’assurance manquante peut affecter toute une entreprise prestataire.
En outre, une autorisation en attente peut bloquer tout un front de travaux.
C’est pourquoi la gestion documentaire doit aller au-delà du statut du fichier.
Autrement dit, elle doit tenir compte du contexte.
Les pourcentages de conformité peuvent masquer le risque documentaire réel
Les indicateurs globaux sont utiles.
Cependant, ils peuvent être trompeurs lorsqu’ils sont analysés isolément.
Par exemple, imaginez un projet de 1 000 documents, dont 980 sont approuvés.
Le niveau de conformité est donc de 98 %.
À première vue, le résultat semble très positif.
Mais si les 20 documents manquants concernent les intervenants qui doivent réaliser une activité critique le lendemain, la situation opérationnelle est très différente.
C’est pourquoi la question n’est pas seulement :
« Quel est le pourcentage de documents approuvés ? »
C’est aussi :
« Quels documents ne sont pas conformes et quel est l’impact de cette non-conformité ? »
Le risque documentaire naît de la relation entre document et contexte
En réalité, un document isolé nous en dit peu sur le risque.
Ainsi, pour comprendre l’exposition réelle, il faut mettre en relation différents éléments :
Document
Quelle preuve existe ?
Exigence
Que faut-il respecter ?
Personne, entreprise ou équipement
Qui dépend de cette preuve ?
Activité
Quel travail va être réalisé ?
Risque
Quelle criticité y est associée ?
Projet
Quelles règles spécifiques s’appliquent ?
Moment
Quand cette preuve sera-t-elle nécessaire ?
C’est donc de cette relation que naît une vision véritablement opérationnelle de la conformité.
Un document manquant ne signifie pas toujours la même chose
C’est pourquoi une plateforme robuste doit savoir distinguer différents types de points en suspens.
Par exemple :
- document pas encore soumis ;
- document expiré ;
- document rejeté ;
- exigence partiellement satisfaite ;
- informations insuffisantes ;
- document en cours d’analyse ;
- compétence manquante ;
- renouvellement en attente.
Autrement dit, chaque situation peut avoir une priorité différente.
En réalité, l’objectif est d’éviter les listes génériques de « points en suspens » qui obligent l’équipe à enquêter au cas par cas.
Prioriser le risque documentaire selon l’impact
Lorsque le risque est contextualisé, il devient possible de prioriser.
Par exemple, une plateforme peut tenir compte de facteurs tels que :
- proximité de l’activité ;
- criticité de l’exigence ;
- risque associé à la fonction ;
- date d’expiration ;
- nombre de personnes concernées ;
- impact sur le fournisseur ;
- importance de l’équipement ;
- historique des non-conformités.
Ainsi, l’équipe ne travaille plus seulement par ordre d’arrivée.
En réalité, elle travaille désormais en fonction de l’impact potentiel.
Intervenants avec restrictions
L’un des exemples les plus parlants concerne la gestion des intervenants.
Ainsi, un certificat manquant peut signifier :
- aucune conséquence immédiate ;
- un besoin de renouvellement ;
- l’impossibilité d’exécuter une tâche donnée ;
- l’impossibilité d’accéder à un chantier ;
- le blocage d’une mobilisation.
Le même point en suspens documentaire peut donc avoir des conséquences totalement différentes.
La plateforme doit pouvoir montrer non seulement le statut du document, mais aussi le statut opérationnel de l’intervenant.
Équipements et risque documentaire
Par ailleurs, le même principe s’applique aux équipements.
Une inspection, une maintenance ou un certificat peut conditionner directement la possibilité d’utilisation.
Ainsi, si la documentation est incomplète ou expirée, la question n’est pas seulement documentaire.
Elle est opérationnelle et, potentiellement, liée à la sécurité.
C’est pourquoi une plateforme doit permettre d’identifier rapidement :
- quels équipements sont soumis à restrictions ;
- quelle exigence est en attente ;
- quand elle expire ;
- quelle activité dépend de cet équipement.
Fournisseurs et niveaux de risque documentaire
De même, les fournisseurs ne doivent pas être évalués uniquement à partir de pourcentages globaux.
Un fournisseur peut afficher une conformité documentaire élevée et présenter malgré tout une non-conformité critique.
Un autre peut avoir davantage de documents en attente, sans qu’aucun n’ait d’impact immédiat sur l’activité.
Par conséquent, la gestion doit tenir compte de la criticité et du contexte, et pas seulement du volume.
Le rôle de l’intelligence artificielle
En outre, l’IA peut contribuer à rendre cette analyse plus efficace.
Par exemple, elle peut aider à identifier les éléments suivants :
- type de document ;
- titulaire ;
- entité émettrice ;
- date d’expiration ;
- compétence ;
- incohérences ;
- champs manquants ;
- exceptions possibles.
Cependant, l’IA ne définit pas à elle seule le risque.
Le risque apparaît lorsque les informations extraites sont mises en relation avec les règles de l’organisation et le contexte opérationnel.
Autrement dit, c’est cette combinaison qui crée de la valeur.
Des tableaux de bord qui montrent l’exposition, pas seulement le volume
Ainsi, un bon tableau de bord documentaire ne devrait pas afficher uniquement :
- le nombre total de documents ;
- les documents approuvés ;
- les documents rejetés.
Il devrait aussi permettre de visualiser :
- exigences critiques en attente ;
- intervenants soumis à restrictions ;
- équipements non conformes ;
- documents proches de leur date d’expiration ;
- fournisseurs les plus exposés ;
- projets présentant le risque documentaire le plus élevé ;
- activités potentiellement concernées.
L’équipe peut ainsi répondre rapidement :
Où devons-nous agir en priorité ?
De la gestion par volume à la gestion par risque documentaire
Cette évolution peut se résumer ainsi :
Modèle traditionnel :
Documents → statuts → pourcentages.
Modèle orienté risque :
Documents → exigences → contexte → impact → priorité.
C’est donc ce changement qui rapproche la gestion documentaire de la gestion opérationnelle.
Plus de documents ne signifie pas forcément plus de risque
Une organisation peut avoir un volume documentaire élevé et un processus très maîtrisé.
À l’inverse, une autre peut avoir peu de documents et une forte exposition.
Autrement dit, la différence réside dans la qualité de l’information et dans la capacité à l’exploiter.
En réalité, le risque ne réside pas dans le nombre de fichiers.
Il réside dans ce qui n’est pas conforme, dans sa criticité et dans l’impact que cette situation peut avoir.
L’objectif est de savoir où agir
La gestion documentaire doit aider les équipes à prendre des décisions.
Cela signifie pouvoir répondre rapidement aux questions suivantes :
- Quel point en suspens est critique ?
- Qui est concerné ?
- Quelle activité risque d’être bloquée ?
- Quel document doit être renouvelé ?
- Quel fournisseur exige une attention particulière ?
- Où se situe la plus forte exposition ?
Lorsque ces réponses sont disponibles, la documentation n’est plus seulement une obligation administrative.
Autrement dit, elle devient une source d’information pour gérer le risque.
Le vrai problème n’est pas d’avoir beaucoup de documents.
C’est de ne pas savoir où se trouve le risque ni où agir en priorité.
À lire aussi : Le rôle du gestionnaire documentaire dans la réduction des risques opérationnels et Identifier les prestataires, c’est aussi gérer le risque. Pour en savoir plus sur la prévention des risques au travail, consultez l’Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (EU-OSHA).