Pendant de nombreuses années, la gestion documentaire en pratique se résumait à un objectif relativement simple : recevoir les documents, les organiser, les valider et garantir leur disponibilité en cas de besoin.
Aujourd’hui, cela ne suffit plus.
En effet, les organisations travaillent avec davantage d’informations, davantage d’exigences, différents systèmes, de nouveaux territoires et des processus de plus en plus interconnectés.
C’est pourquoi nous parlons d’une nouvelle génération de gestion documentaire.
Non pas parce que les documents ont perdu leur importance, mais parce qu’ils font désormais partie d’un écosystème beaucoup plus large, où informations, données, workflows et processus opérationnels doivent fonctionner ensemble.
Les documents ne sont plus de simples fichiers
Un document contient des informations.
Dates, entités, statuts, références, montants, preuves, exigences, intervenants, équipements ou fournisseurs n’en sont que quelques exemples.
De plus, grâce à l’intelligence artificielle, une partie de ces informations peut être extraite, structurée et réutilisée automatiquement.
Le document cesse ainsi d’être un simple fichier stocké.
Il devient aussi une source de données.
Cette évolution permet donc de réduire les tâches manuelles, d’éviter la duplication des informations et de mettre des données à disposition des rapports, des indicateurs, des mécanismes de contrôle et des processus de décision.
La plateforme s’adapte à l’organisation
Il n’existe pas deux entreprises qui travaillent exactement de la même façon.
Autrement dit, les circuits d’approbation, les responsabilités, les exigences, les niveaux d’accès et les processus eux-mêmes changent.
C’est pourquoi une plateforme moderne ne doit pas imposer un modèle rigide.
Une approche no-code permet de configurer :
- Champs et formulaires
- Statuts et étapes
- Workflows
- Règles et autorisations
- Exigences et validations
- Rapports et indicateurs
Ainsi, l’objectif est de permettre à la technologie de suivre la réalité de l’organisation, et non d’obliger l’organisation à s’adapter aux limites de la technologie.
Des workflows plus intelligents
La gestion documentaire peut aussi cesser de dépendre de séquences manuelles et d’un suivi permanent par les équipes.
Les workflows peuvent faciliter l’automatisation de :
- Acheminement des informations
- Approbations
- Notifications
- Tâches
- Changements de statut
- Validations
- Responsabilités par étape
Par conséquent, les processus deviennent plus fluides, prévisibles et traçables.
Une plateforme qui ne fonctionne pas de façon isolée
Par exemple, ERP, ressources humaines, maintenance, Business Intelligence, systèmes opérationnels et plateformes HSE font partie de l’écosystème technologique des organisations.
C’est pourquoi la gestion documentaire doit pouvoir communiquer avec cet écosystème.
Ainsi, les API, les intégrations et l’interopérabilité permettent aux informations de circuler entre les systèmes, ce qui réduit le besoin de saisir manuellement les mêmes données dans différentes applications.
La véritable transformation numérique ne se produit pas lorsque nous numérisons chaque processus isolément.
Elle se produit lorsque nous parvenons à les relier.
Prête pour différentes langues et différents pays
Projets, fournisseurs et équipes travaillent de plus en plus dans différents pays.
La documentation suit également cette réalité.
C’est pourquoi la capacité multilingue prend une place importante pour les organisations qui gèrent des activités internationales et doivent traiter des documents en différentes langues au sein d’une même plateforme.
Gestion documentaire en pratique : Lien avec la HSE et la SST
Dans les domaines HSE et SST, la documentation est directement liée à l’activité.
Par exemple, prestataires, intervenants, équipements, substances chimiques, inspections, audits, non-conformités, homologations et plans d’action font partie de la même réalité.
Lorsque ces processus sont dispersés dans différents systèmes, l’information se fragmente.
À l’inverse, lorsqu’ils sont reliés, il devient possible de créer une vision beaucoup plus intégrée de l’activité.
Du document à l’action sur le terrain.
Gestion documentaire en pratique : Plus d’autonomie pour les organisations
La nouvelle génération de gestion documentaire ne doit pas accroître la dépendance technologique.
Au contraire, elle doit la réduire.
Autrement dit, les organisations doivent pouvoir adapter leurs processus, créer de nouvelles exigences, modifier leurs workflows et répondre à de nouveaux besoins sans transformer chaque changement en un nouveau projet de développement.
Plus d’autonomie signifie aussi une plus grande réactivité.
Qu’est-ce qui change dans la gestion documentaire, en pratique ?
En réalité, c’est la fonction même de la gestion documentaire qui change.
Elle cesse ainsi d’être un simple système de stockage et de validation de la documentation.
Elle devient une plateforme capable de :
- Interpréter les informations
- Structurer les données
- Automatiser les processus
- Intégrer les systèmes
- Adapter les workflows
- Soutenir la HSE et la SST
- Travailler avec différentes langues
- Évoluer avec l’organisation
Moins de travail manuel.
Plus d’autonomie et plus de traçabilité.
Plus d’informations disponibles et plus de capacité d’évolution.
Chez AISP-GEDOC, en partenariat avec Glartek, c’est cette vision que nous apportons à une nouvelle génération de gestion documentaire.
Car l’avenir de la gestion documentaire ne consiste pas seulement à mieux gérer les documents.
Il consiste à faire en sorte que les informations qu’ils contiennent travaillent mieux pour l’organisation.
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Pour suivre l’évolution de l’intelligence artificielle et de la transformation numérique en Europe, consultez la stratégie numérique de la Commission européenne.