L’internationalisation des entreprises, la mobilité des intervenants et le recours croissant à des chaînes de sous-traitance internationales transforment aussi la gestion documentaire, surtout lorsque des documents arrivent en différentes langues.
En effet, il est de plus en plus courant qu’une même organisation reçoive des documents en portugais, en espagnol, en anglais, en français ou dans d’autres langues.
Pendant longtemps, cette réalité a surtout été traitée comme une difficulté administrative : quelqu’un devait comprendre le document, éventuellement le traduire et saisir les informations nécessaires dans le système.
Aujourd’hui, cependant, la question est beaucoup plus importante.
La langue peut influencer le contrôle opérationnel
Dans un processus documentaire lié au HSE, à la conformité ou au contrôle d’accès, bien comprendre un document peut être décisif. En effet, c’est ce qui permet de décider si une entreprise, un intervenant ou un équipement remplit les conditions requises pour une activité donnée.
C’est pourquoi il ne suffit pas d’identifier le type de document.
Autrement dit, il faut comprendre :
• qui en est le titulaire ;
• quelle entité l’a émis ;
• quelle est sa validité ;
• quelles qualifications ou autorisations il contient ;
• quels travaux ou activités il couvre ;
• s’il existe des limitations, des exclusions ou des conditions ;
• s’il répond réellement à l’exigence définie par l’organisation.
Lorsque cette analyse implique différentes langues, le risque d’interprétations incohérentes augmente.
Différentes langues : Le problème ne se limite pas à la traduction
En réalité, traduire un document ne signifie pas forcément comprendre sa portée dans le contexte du processus documentaire.
Par exemple, une expression technique peut avoir des implications spécifiques. De même, une habilitation peut n’être valable que pour certaines activités. De plus, une déclaration peut comporter une restriction importante pour la décision de conformité.
C’est pourquoi une gestion documentaire moderne doit pouvoir relier contenu, exigence et contexte opérationnel.
Le multilinguisme doit faire partie de l’architecture du processus
Les organisations présentes dans plusieurs pays ne devraient pas avoir à créer des processus parallèles simplement parce qu’elles reçoivent des documents dans d’autres langues.
La technologie permet d’évoluer vers des modèles où l’information documentaire est identifiée, structurée et analysée de façon plus cohérente, ce qui aide les équipes chargées de la validation.
Ainsi, l’intelligence artificielle joue ici un rôle particulièrement important, car elle peut soutenir des tâches comme :
• la lecture et l’interprétation des documents ;
• l’identification des informations pertinentes ;
• l’extraction structurée des données ;
• la reconnaissance des dates, des entités et des références ;
• l’aide à la comparaison avec les exigences définies ;
• le traitement de documents en différentes langues.
L’objectif n’est pas seulement d’accélérer les processus.
Il s’agit d’accroître la cohérence de l’analyse.
Différents pays, différentes langues, un même critère de contrôle
À mesure que les organisations s’internationalisent, la capacité à gérer une documentation multilingue cesse d’être une fonctionnalité accessoire.
Elle devient une condition pour garantir l’évolutivité, le contrôle et l’uniformité des processus.
Une plateforme de gestion documentaire adaptée à cette réalité doit faire en sorte que les différentes langues ne soient plus un obstacle entre le document reçu et la décision à prendre.
Chez AISP, nous travaillons à la structuration et à l’évolution de processus de gestion documentaire adaptés à des organisations, des projets et des zones géographiques différents.
Car les opérations peuvent être internationales.
Le niveau de contrôle doit rester le même.
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