Configurer des champs, des exigences et des workflows sans développement
Sur une plateforme de gestion documentaire, les besoins évoluent sans cesse. Par exemple, un client exige un nouveau document ou un circuit d’approbation gagne une étape. C’est pourquoi l’équipe doit pouvoir configurer des workflows sans développement.
En effet, si chaque modification dépend d’un développeur, la plateforme a toujours un temps de retard sur les opérations.
Workflows sans développement : Ce que l’équipe doit pouvoir configurer
- Champs et formulaires : ajouter, rendre obligatoire ou masquer une information ;
- Exigences documentaires : définir les documents exigés pour chaque activité, fonction, site ou niveau de risque ;
- Validités et alertes : délais, anticipation des avertissements et, également, destinataires ;
- Workflows et approbations : étapes, responsables et conditions de passage ;
- Statuts et notifications : ce qui se passe lorsqu’une personne approuve ou rejette un document, ou lorsque celui-ci expire ;
- Autorisations par profil : qui consulte, soumet, valide ou administre.
Une autonomie encadrée par des règles
Toutefois, configurer sans code ne signifie pas modifier sans critères. Avant chaque mise en production, l’équipe doit tester la modification. De plus, l’historique enregistre le changement et un responsable l’approuve. Ainsi, la plateforme évolue rapidement sans perdre sa cohérence.
Quand le développement reste pertinent
Les intégrations avec d’autres systèmes ou les nouveaux modules peuvent toujours nécessiter de la programmation. Cependant, l’objectif est de la réserver à ce qui apporte de la valeur. En résumé, une équipe capable de configurer des workflows sans développement gagne en rythme et dépend moins de tiers.
AISP-GEDOC accompagne les entreprises dans le paramétrage des exigences, des workflows et des autorisations, afin que les équipes gagnent en autonomie.
Par ailleurs, l’autonomie change la relation avec le fournisseur de la plateforme. Au lieu d’ouvrir une demande pour chaque petit ajustement, l’équipe règle le problème le jour même. Ainsi, elle concentre le support technique sur les sujets qui exigent réellement une expertise spécialisée.
Pour aller plus loin : Comment choisir une plateforme de gestion documentaire.
À lire aussi : configurabilité et no-code.
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