Plateformes de gestion documentaire
Plateformes de gestion documentaire avec IA : Bien les choisir et les faire fonctionner
Les bonnes plateformes de gestion documentaire appliquent les règles de votre organisation à chaque document : qui le dépose, qui le valide et jusqu’à quand il reste valable. AISP met en œuvre, administre et exploite ces plateformes pour qu’elles fonctionnent au quotidien.
Illustration. Nous définissons les critères avec chaque client.
Le problème
Les erreurs coûteuses sur les plateformes de gestion documentaire
Une plateforme échoue rarement par manque de fonctionnalités. Elle échoue lorsqu’on la choisit et qu’on la configure sans regarder le processus réel.
Acheter des fonctionnalités, pas des processus
Le choix se fait lors d’une démonstration commerciale. Pendant ce temps, le problème à l’origine du projet reste entier.
Des modifications qui exigent de la programmation
Une nouvelle exigence ou un nouveau chantier attend un développement. Les opérations reviennent alors aux tableurs.
Des données migrées sans critère
Les anciens documents passent tels quels dans le nouveau système. Le désordre change simplement de place.
Personne pour s’occuper de la plateforme
L’assistance, l’adoption et le multilinguisme restent hors du projet. Par conséquent, l’utilisation chute dès les premières questions.
La solution AISP
Nous ne nous contentons pas de mettre en œuvre des plateformes. Nous veillons à ce qu’elles fonctionnent.
Le processus vient en premier, puis nous passons à la technologie. Après le démarrage, nous continuons à administrer la plateforme et, si nécessaire, à l’exploiter.
Fonctionnement
Du choix de la plateforme à l’exploitation quotidienne
Six étapes que nous appliquons à chaque projet. La Méthodologie AISP les détaille en 8 phases.
Définir le problème
Prestataires, dates d’expiration, audits ou archives internes. Ensemble, nous identifions ce que la plateforme doit résoudre en premier.
Exigences réelles
Types de documents, entités, règles par activité et utilisateurs externes. Tout est structuré avant la configuration.
La preuve par des cas réels
Nous vous montrons la plateforme configurée pour un processus de votre organisation, avec des documents réels et des cas difficiles.
Mise en œuvre et paramétrage
Notre équipe configure les exigences, les profils, les workflows, les alertes et les intégrations, et ne migre que les informations utiles.
Formation et démarrage
Une formation à distance et multilingue, gratuite pour tous les utilisateurs. Nous suivons aussi de près la mise en production.
Administration et exploitation
Notre équipe gère les utilisateurs et les paramétrages. Si vous en avez besoin, nous validons aussi les documents au quotidien.
Ce qui est inclus
Mettre en œuvre, administrer et exploiter : Le rôle d’AISP
Vous pouvez nous confier uniquement la mise en œuvre ou nous déléguer aussi la gestion quotidienne. Dans tous les cas, vous choisissez le niveau d’accompagnement dont vous avez besoin.
La méthodologie AISP les transforme en résultats.
Mise en œuvre
Diagnostic, conception fonctionnelle et paramétrage selon la Méthodologie AISP.
IA dans la validation
Lecture et classement des documents par IA, avec une validation finale par l’équipe responsable.
Intégrations
Connexion à l’ERP, aux RH, au contrôle d’accès et à la BI, par API.
Administration
Utilisateurs, exigences et workflows. Vous ne souscrivez que les heures dont vous avez besoin par jour.
Exploitation documentaire
Validation documentaire et homologation des entreprises et des intervenants au quotidien.
Formation gratuite
À distance et multilingue, pour tous les utilisateurs des plateformes que nous mettons en œuvre.
Protection des données
Choisir une plateforme, c’est aussi choisir où se trouvent vos données
Les données restent dans les centres de données où les partenaires technologiques exploitent les plateformes. AISP n’héberge pas de documentation sur ses systèmes : elle accède uniquement à ce dont chaque tâche a besoin, selon les conditions convenues avec chaque client et conformément au RGPD.
- ✓Critères de sécurité et de RGPD évalués lors du choix de la plateforme
- ✓Profils d’accès par fonction, configurés et testés avant le démarrage
- ✓AISP n’héberge pas de documentation sur ses systèmes
- ✓Administration depuis le Portugal, au centre AISP d’Ílhavo
Services associés
Un service relié à toute l’exploitation
La bonne plateforme n’est qu’un début. Ces services garantissent qu’elle continue de fonctionner.
Mise en œuvre de plateformes HSE
Du diagnostic à l’amélioration continue, avec la Méthodologie AISP.
Administration et assistance spécialisée
Utilisateurs, exigences et workflows gérés depuis le Portugal.
Services de gestion documentaire et HSE
Validation documentaire et homologation des entreprises et des intervenants au quotidien.
Questions fréquentes
Questions sur les plateformes de gestion documentaire
Vous ne trouvez pas la réponse ? Contactez-nous et nous vous montrerons le processus appliqué à votre activité.
Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion documentaire ?
C’est un logiciel qui centralise les documents et applique les règles de l’organisation : quels documents exiger, de qui, avec quelle validité et quelle approbation. Il remplace ainsi les dossiers et les tableurs par un processus traçable.
Que dois-je évaluer avant de choisir ?
La configuration sans code, les tests avec des documents réels, l’expérience des prestataires, les intégrations, la sécurité et le RGPD. Demandez aussi qui configure la plateforme, qui forme les équipes et qui assure l’assistance après le démarrage.
L’IA remplace-t-elle la validation humaine ?
Elle ne le doit pas. L’IA lit et classe les documents et suggère leur conformité ; en revanche, la décision finale revient à la personne responsable, avec une trace de ce qu’elle a validé.
La plateforme s’intègre-t-elle à l’ERP et aux RH ?
Oui, à condition qu’elle propose des API. Les informations peuvent aussi parvenir au contrôle d’accès : les plateformes que nous mettons en œuvre transmettent déjà le statut d’homologation aux barrières d’entrée.
Quelles plateformes AISP met-elle en œuvre ?
Des plateformes numériques de gestion documentaire et HSE, configurables et dotées d’IA. Le partenaire technologique le plus récent d’AISP est Glartek.
Combien coûte une plateforme de gestion documentaire ?
Cela dépend du périmètre, du nombre d’entités et d’utilisateurs, des intégrations et des services inclus. Pour l’administration, vous ne souscrivez que les heures dont vous avez besoin par jour.
Vous choisissez ou changez de plateforme de gestion documentaire ?
Montrez-nous un processus critique et les documents réels de votre activité. Nous vous montrerons la plateforme configurée pour ce cas et ce que fait AISP après le démarrage.