Pendant de nombreuses années, les organisations ont numérisé leurs processus en mettant en place successivement différents systèmes. Aujourd’hui, API et interopérabilité permettent à ces systèmes de communiquer entre eux.
Par exemple, un ERP pour la gestion de l’entreprise. Une plateforme pour les ressources humaines. Une autre pour le HSE. Des solutions spécifiques pour la maintenance, la Business Intelligence, la gestion opérationnelle ou la gestion documentaire.
Pris individuellement, chaque système peut bien remplir la fonction pour laquelle il a été mis en place.
Le problème apparaît lorsque ces plateformes ne communiquent pas entre elles.
Ainsi, l’information se retrouve répartie entre différentes applications et les mêmes données sont saisies plusieurs fois. Les utilisateurs doivent passer d’un système à l’autre, et de nombreux processus dépendent encore de transferts manuels d’informations.
C’est pourquoi une nouvelle génération de gestion documentaire doit suivre une logique différente.
Autrement dit, elle doit être prête à faire partie de l’écosystème technologique de l’organisation.
La gestion documentaire ne doit pas être une île
En réalité, un document existe rarement de façon isolée.
Il peut être associé à un fournisseur, un intervenant, un équipement, un projet, un contrat, une exigence HSE, une inspection, un processus d’homologation ou toute autre réalité opérationnelle.
C’est pourquoi l’information documentaire prend beaucoup plus de valeur lorsqu’elle peut communiquer avec les autres processus de l’organisation.
Imaginez, par exemple, que certaines données extraites d’un document puissent être utilisées automatiquement dans un autre système, alimenter un indicateur ou déclencher une étape d’un processus.
C’est précisément là que les API, les intégrations et l’interopérabilité jouent un rôle essentiel.
Que sont les API ?
Une API, Application Programming Interface, fonctionne comme une interface qui permet une communication structurée entre différents systèmes.
En pratique, elle crée des mécanismes par lesquels une application peut mettre à disposition ou recevoir des informations d’une autre.
Ainsi, dans une plateforme de gestion documentaire, les API peuvent faciliter la connexion à d’autres applications utilisées par l’organisation. Elles réduisent alors le besoin de transferts manuels d’informations.
Que signifie intégrer des systèmes ?
Une intégration permet à deux applications ou plus d’échanger des informations dans le cadre d’un processus.
De cette façon, au lieu de saisir la même donnée dans différentes plateformes, l’information peut circuler entre les systèmes de manière structurée.
Cela peut permettre, par exemple, de :
- Relier l’information documentaire aux systèmes de l’entreprise
- Mettre à jour des données utilisées dans d’autres processus
- Alimenter des rapports et des indicateurs
- Réduire la duplication des informations
- Automatiser des étapes entre différentes plateformes
- Améliorer la traçabilité des processus
L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer les systèmes que l’entreprise utilise déjà.
Au contraire, il s’agit de leur permettre de mieux fonctionner ensemble.
Intégration et interopérabilité ne sont pas tout à fait la même chose
Intégrer des systèmes est important.
Mais l’interopérabilité représente une étape supplémentaire.
Autrement dit, il ne suffit pas que deux applications puissent échanger des informations. Il faut que ces informations puissent être comprises et utilisées de façon cohérente par les différents systèmes et processus.
C’est cette capacité qui permet de construire des écosystèmes numériques plus intégrés et de réduire la fragmentation technologique au sein des organisations.
Du document au processus : API et interopérabilité
L’évolution de la gestion documentaire réside précisément dans ce changement de logique.
Ainsi, le parcours du document ne s’arrête plus à l’intérieur de la plateforme documentaire.
L’information peut désormais alimenter :
- Des bases de données
- Des workflows
- Des rapports
- Des tableaux de bord
- Des processus de validation
- Des systèmes HSE
- Des mécanismes de contrôle et de décision
De cette façon, la gestion documentaire n’est plus seulement un référentiel. Elle participe activement au système d’information de l’organisation.
API et interopérabilité : Particulièrement pertinentes en HSE et SST
Dans les domaines HSE et SST, cette capacité d’intégration revêt une importance particulière.
Par exemple, la documentation des intervenants, des entreprises, des équipements, des substances, des exigences, des homologations, des inspections, des audits ou des non-conformités peut être liée à différents systèmes et processus opérationnels.
Lorsque ces informations restent isolées, la duplication, les processus parallèles et la difficulté d’obtenir une vision intégrée augmentent.
Lorsque les systèmes communiquent, il devient possible de rapprocher l’information documentaire de ce qui se passe réellement sur le terrain.
La véritable transformation numérique se produit lorsque nous parvenons à relier les processus
Numériser chaque processus individuellement a constitué une première phase de la transformation numérique.
Cependant, l’étape suivante consiste à parvenir à les relier.
Une plateforme moderne de gestion documentaire doit donc être prête à s’intégrer à l’écosystème technologique existant et à évoluer avec lui.
Chez AISP-GEDOC, en partenariat avec Glartek, c’est l’une des dimensions que nous jugeons fondamentales pour une nouvelle génération de gestion documentaire : une plateforme configurable, intégrée et interopérable, prête à faire circuler l’information entre documents, systèmes et processus.
Car une plateforme véritablement numérique ne doit pas fonctionner de manière isolée.
Elle doit faire partie de l’organisation.
À lire aussi : Votre plateforme de gestion documentaire ne peut pas être une île et Le rôle des API dans les plateformes de gestion documentaire.
Pour découvrir les initiatives européennes en matière d’interopérabilité et de transformation numérique, consultez la stratégie numérique de la Commission européenne.