Configurar campos, requisitos y workflows sin depender del desarrollo
En una plataforma de gestión documental, las necesidades cambian constantemente. Por ejemplo, un cliente empieza a exigir un nuevo documento o un circuito de aprobación suma una etapa más. Por eso, su equipo necesita workflows sin programación que pueda configurar por sí mismo.
De hecho, si cada cambio depende de un programador, la plataforma siempre va un paso por detrás de la operación.
Workflows sin programación: Lo que su propio equipo debe poder configurar
- Campos y formularios: añadir información, hacerla obligatoria u ocultarla;
- Requisitos documentales: definir qué documentos exige cada actividad, función, ubicación o nivel de riesgo;
- Fechas de caducidad y alertas: plazos, antelación de los avisos y, también, destinatarios;
- Workflows y aprobaciones: etapas, responsables y condiciones para avanzar;
- Estados y notificaciones: qué ocurre cuando alguien aprueba o rechaza un documento, o cuando este caduca;
- Permisos por perfil: quién consulta, envía, valida o administra.
Autonomía con reglas
Sin embargo, configurar sin código no significa cambiar sin criterio. Antes de que cada cambio entre en producción, el equipo debe probarlo. Además, el historial registra el cambio y un responsable lo aprueba. Así, la plataforma evoluciona deprisa sin perder coherencia.
Cuándo sigue teniendo sentido el desarrollo
Las integraciones con otros sistemas o los módulos nuevos pueden seguir exigiendo programación. No obstante, el objetivo es reservarla para lo que aporta valor. En resumen, los equipos que trabajan con workflows sin programación ganan ritmo y dependen menos de terceros.
AISP-GEDOC ayuda a las empresas a parametrizar requisitos, workflows y permisos, para que sus equipos ganen autonomía.
Además, la autonomía cambia la relación con el proveedor de la plataforma. En lugar de abrir una solicitud para cada pequeño ajuste, el equipo lo resuelve el mismo día. De este modo, el soporte técnico se concentra en los temas que realmente exigen conocimiento especializado.
Para profundizar: Cómo elegir una plataforma de gestión documental.
Lea también: configurabilidad y no-code.
Solicite una presentación y vea cómo funcionan los workflows sin programación en la práctica.