La internacionalización de las empresas, la movilidad de los trabajadores y las cadenas de subcontratación internacionales también están transformando la gestión documental. Esto ocurre sobre todo cuando llegan documentos en varios idiomas.
De hecho, es cada vez más habitual que una misma organización reciba documentación en portugués, español, inglés, francés u otros idiomas.
Durante mucho tiempo, las organizaciones trataron esta realidad sobre todo como una dificultad administrativa. Alguien tenía que entender el documento, quizá traducirlo e introducir la información necesaria en el sistema.
Sin embargo, hoy la cuestión es mucho más relevante.
El idioma puede influir en el control operativo
En un proceso documental vinculado a HSE, al cumplimiento normativo o al control de accesos, entender correctamente un documento puede ser determinante. De ello depende decidir si una empresa, un trabajador o un equipo reúne las condiciones necesarias para una actividad concreta.
Por eso, no basta con identificar el tipo de documento.
Es decir, es necesario entender:
• quién es el titular;
• qué entidad lo emitió;
• cuál es su fecha de caducidad;
• qué cualificaciones o autorizaciones contiene;
• qué trabajos o actividades abarca;
• si existen limitaciones, exclusiones o condicionantes;
• si responde realmente al requisito que ha definido la organización.
Cuando ese análisis implica distintos idiomas, aumenta el riesgo de interpretaciones incoherentes.
Documentos en varios idiomas: El problema no es solo la traducción
En realidad, traducir un documento no significa necesariamente entender su significado en el contexto del proceso documental.
Por ejemplo, una expresión técnica puede tener implicaciones específicas. Del mismo modo, una determinada habilitación puede ser válida solo para ciertas actividades. Además, una declaración puede incluir una restricción relevante para la decisión de conformidad.
Precisamente por eso, una gestión documental moderna debe poder relacionar contenido, requisito y contexto operativo.
La capacidad multilingüe debe formar parte de la arquitectura del proceso
Las organizaciones que trabajan en varios países no deberían tener que crear procesos paralelos solo porque reciben documentos en idiomas diferentes.
La tecnología permite evolucionar hacia modelos en los que los equipos identifican, estructuran y analizan la información documental de forma más coherente. De este modo, ayuda a los responsables de la validación.
Por ello, la inteligencia artificial tiene aquí un papel especialmente relevante, ya que puede apoyar tareas como:
• lectura e interpretación documental;
• identificación de información relevante;
• extracción estructurada de datos;
• reconocimiento de fechas, entidades y referencias;
• apoyo a la comparación con los requisitos definidos;
• tratamiento de documentos en varios idiomas.
El objetivo no es solo acelerar los procesos.
Ante todo, busca un análisis más coherente.
Distintos países. Distintos idiomas. El mismo criterio de control.
A medida que las organizaciones se vuelven más internacionales, la capacidad de gestionar documentación multilingüe deja de ser una funcionalidad accesoria.
Pasa a ser una condición para garantizar la escalabilidad, el control y la uniformidad de los procesos.
Una plataforma de gestión documental preparada para esta realidad debe conseguir que los distintos idiomas dejen de ser una barrera entre el documento recibido y la decisión que hay que tomar.
En AISP trabajamos en la estructuración y evolución de procesos de gestión documental preparados para organizaciones, proyectos y geografías diferentes.
Porque la operación puede ser internacional.
El nivel de control debe seguir siendo el mismo.
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