Cuando la gestión documental vive en el correo electrónico, la operación pierde el control y ya no puede contar con procesos documentales previsibles.
Los mensajes dispersos, los adjuntos duplicados, las distintas versiones, las solicitudes sin seguimiento y la información que se pierde entre equipos hacen que el proceso sea más lento y más difícil de auditar.
Un proceso documental previsible necesita:
• reglas claras;
• responsabilidades definidas;
• documentos organizados;
• estados con seguimiento;
• evidencias trazables;
• plataformas bien parametrizadas;
• soporte continuo a la operación.
El correo electrónico puede apoyar la comunicación.
Pero no debe ser el sistema de control documental.
En AISP-GEDOC, ayudamos a las empresas a estructurar procesos documentales previsibles en plataformas digitales. Así reducen la dependencia de soluciones informales y la operación gana previsibilidad.
Porque la gestión documental debe estar bajo seguimiento, bajo control y lista para auditar.
No perdida en una bandeja de entrada.
Lea también: La diferencia entre tener documentos y tener control documental y Archivo digital y físico: Organización, trazabilidad y confianza.
Conozca las normas internacionales de gestión documental que publica la ISO.