Una plataforma puede seguir funcionando y, aun así, dejar de responder a las necesidades de la organización, que hoy exigen una gestión documental inteligente.
De hecho, la tecnología ha evolucionado.
Los procesos se han vuelto más exigentes.
Además, los equipos necesitan más autonomía.
Por último, la información ya no puede quedarse encerrada dentro de los documentos.
Señales de que ha llegado el momento de replantear la gestión documental
- Cada cambio exige desarrollo
Por ejemplo, cambiar un campo, un flujo, una regla o un permiso se convierte en una solicitud técnica, con costes y tiempos de espera.
- Los documentos siguen exigiendo tratamiento manual
Los equipos leen la información, la copian y la introducen a mano en otros sistemas, incluso cuando la inteligencia artificial podría extraerla y estructurarla.
- La plataforma funciona aislada del resto de sistemas
La información no circula con facilidad entre la gestión documental, el ERP, las plataformas HSE u otras aplicaciones que utiliza la organización.
- Cada proceso exige una herramienta diferente
La documentación en una plataforma, las inspecciones en otra, las no conformidades en otra y los procesos operativos en otro sistema.
Como resultado, la organización acaba con información dispersa y una visión fragmentada de la operación.
- La plataforma no acompaña la evolución de la organización
Los nuevos requisitos, geografías, idiomas o procesos resultan difíciles de incorporar sin proyectos de desarrollo adicionales.
Una gestión documental inteligente debe hacer algo más que guardar documentos
Por eso, debe ser configurable.
Integrada.
Interoperable.
Preparada para la inteligencia artificial.
Y capaz de evolucionar con la organización.
Porque seguir utilizando una plataforma antigua puede significar algo más que trabajar con tecnología obsoleta.
Es decir, puede significar mantener procesos, dependencias e ineficiencias que ya no deberían existir.
¿Su plataforma acompaña la evolución de su organización?
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