La integración de la plataforma documental es clave: una plataforma de gestión documental no debe funcionar como una isla, aislada de otros sistemas.
De hecho, en las organizaciones la información circula entre ERP, RRHH, BI, compras, operaciones y múltiples aplicaciones que ya forman parte del día a día.
Por eso, para mí, la integración y la interoperabilidad no son funcionalidades accesorias. Al contrario, son una condición esencial para que la tecnología acompañe realmente a la operación.
Así, con esa visión concebimos esta nueva generación de gestión documental: para comunicarse con otros sistemas y permitir que datos, documentos y procesos circulen de forma estructurada.
Es decir, en la práctica, esto significa:
- API para la integración con otros sistemas
- Conexión con ERP, RRHH, BI y aplicaciones operativas
- Sincronización de la información entre plataformas
- Menos duplicación de datos
- Menos introducción manual de información
- Procesos más fluidos
- Mayor coherencia entre sistemas
Además, para mí, el punto más importante es sencillo:
la información no debe quedar atrapada dentro de una plataforma. De hecho, debe estar disponible donde se necesita, con control, contexto y seguridad.
Cuando los sistemas se comunican entre sí, la integración de la plataforma documental permite a la organización ganar eficiencia, reducir redundancias y mejorar la calidad de la información.
Así, una plataforma integrada es una plataforma más útil.
Del mismo modo, una plataforma interoperable es una plataforma mejor preparada para evolucionar.
Lea también: El papel de las API en las plataformas de gestión documental y Su plataforma de gestión documental no puede ser una isla. Sobre interoperabilidad y transformación digital, consulte la Comisión Europea.