Durante muchos años, la gestión documental tuvo, en la práctica, un objetivo relativamente sencillo: recibir documentos, organizarlos, validarlos y garantizar que estuvieran disponibles cuando hicieran falta.
Hoy, eso ya no basta.
De hecho, las organizaciones trabajan con más información, más requisitos, distintos sistemas, nuevas geografías y procesos cada vez más interconectados.
Por eso hablamos de una nueva generación de gestión documental.
No porque los documentos hayan dejado de ser importantes, sino porque ahora forman parte de un ecosistema mucho más amplio, donde la información, los datos, los flujos de trabajo y los procesos operativos deben funcionar de forma conjunta.
Los documentos dejan de ser solo archivos
Un documento contiene información.
Por ejemplo, puede incluir fechas, entidades, estados, referencias, valores, evidencias, requisitos, trabajadores, equipos o proveedores.
Además, gracias a la inteligencia artificial, parte de esta información puede extraerse, estructurarse y reutilizarse automáticamente.
Así, el documento deja de ser solo un archivo almacenado.
También pasa a ser una fuente de datos.
De este modo, esta evolución permite reducir las tareas manuales, evitar la duplicación de información y poner los datos a disposición de informes, indicadores, mecanismos de control y procesos de decisión.
La plataforma se adapta a la organización
No hay dos empresas que trabajen exactamente de la misma forma.
Es decir, cambian los circuitos de aprobación, las responsabilidades, los requisitos, los niveles de acceso y los propios procesos.
Por eso, una plataforma moderna no debe imponer un modelo rígido.
Un enfoque no-code permite configurar:
- Campos y formularios
- Estados y etapas
- Flujos de trabajo
- Reglas y permisos
- Requisitos y validaciones
- Informes e indicadores
Así, el objetivo es que la tecnología acompañe la realidad de la organización, y no obligar a la organización a adaptarse a las limitaciones de la tecnología.
Flujos de trabajo más inteligentes
La gestión documental también puede dejar de depender de secuencias manuales y del seguimiento permanente por parte de los equipos.
Los flujos de trabajo pueden ayudar a automatizar:
- Encaminamiento de la información
- Aprobaciones
- Notificaciones
- Tareas
- Cambios de estado
- Validaciones
- Responsabilidades por etapa
Por eso, el resultado son procesos más fluidos, previsibles y trazables.
Una plataforma que no funciona de forma aislada
Por ejemplo, el ERP, los recursos humanos, el mantenimiento, el Business Intelligence, los sistemas operacionales y las plataformas HSE forman parte del ecosistema tecnológico de las organizaciones.
La gestión documental, por tanto, debe poder comunicarse con ese ecosistema.
De este modo, las API, las integraciones y la interoperabilidad permiten que la información circule entre sistemas, lo que reduce la necesidad de introducir manualmente los mismos datos en distintas aplicaciones.
La verdadera transformación digital no se produce cuando digitalizamos cada proceso de forma aislada.
Se produce cuando conseguimos conectarlos.
Preparada para distintos idiomas y geografías
Los proyectos, los proveedores y los equipos trabajan cada vez más en distintos países.
La documentación también acompaña esa realidad.
Por eso, la capacidad multilingüe adquiere un papel importante para las organizaciones que gestionan operaciones internacionales y necesitan tratar documentación en distintos idiomas dentro de la misma plataforma.
Gestión documental en la práctica: Conexión con HSE y SST
En el área de HSE y SST, la documentación está directamente asociada a la operación.
Por ejemplo, los contratistas, trabajadores, equipos, sustancias químicas, inspecciones, auditorías, no conformidades, homologaciones y planes de acción forman parte de la misma realidad.
Cuando estos procesos están dispersos en distintos sistemas, la información se fragmenta.
Cuando están conectados, es posible crear una visión mucho más integrada de la operación.
Del documento a la acción en campo.
Gestión documental en la práctica: Más autonomía para las organizaciones
La nueva generación de gestión documental no debe aumentar la dependencia tecnológica.
Al contrario, debe reducirla.
Es decir, las organizaciones necesitan poder adaptar procesos, crear nuevos requisitos, modificar flujos de trabajo y responder a nuevas necesidades sin convertir cada cambio en un nuevo proyecto de desarrollo.
Más autonomía también significa mayor rapidez de respuesta.
¿Qué cambia en la gestión documental, en la práctica?
De hecho, cambia la propia función de la gestión documental.
Así, deja de ser solo un sistema para almacenar y validar documentación.
Pasa a ser una plataforma capaz de:
- Interpretar información
- Estructurar datos
- Automatizar procesos
- Integrar sistemas
- Adaptar flujos de trabajo
- Apoyar HSE y SST
- Trabajar con distintos idiomas
- Evolucionar con la organización
Menos trabajo manual.
Más autonomía y más trazabilidad.
Más información disponible y más capacidad de evolución.
En AISP-GEDOC, en colaboración con Glartek, esta es la visión que estamos llevando a una nueva generación de gestión documental.
Porque el futuro de la gestión documental no está solo en gestionar mejor los documentos.
Está en conseguir que la información que contienen trabaje mejor para la organización.
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Para seguir la evolución de la inteligencia artificial y de la transformación digital en Europa, consulte la estrategia digital de la Comisión Europea.