Escolher uma plataforma de Gestão Documental é uma decisão que tende a ser tomada a partir das necessidades atuais da organização.
Que documentos precisamos de gerir?
Que fluxos queremos implementar?
Que utilizadores vão trabalhar na plataforma?
Que relatórios são necessários?
Que processos queremos digitalizar?
São perguntas importantes.
Mas não são suficientes.
Uma plataforma de Gestão Documental não é normalmente escolhida para ser utilizada durante alguns meses. É uma infraestrutura que pode acompanhar a organização durante vários anos.
Por isso, a capacidade de evolução deve ser um dos principais critérios de decisão.
As necessidades de hoje não serão as necessidades de amanhã
As organizações mudam continuamente.
Podem crescer, entrar em novos mercados, criar novas unidades de negócio, trabalhar com novos fornecedores ou passar a operar em diferentes geografias.
Os requisitos internos e externos também evoluem.
Podem surgir novos processos HSE e SST, novas exigências de clientes, novos circuitos de aprovação ou novas necessidades de reporte.
Ao mesmo tempo, a tecnologia continua a avançar.
A Inteligência Artificial está a transformar a forma como os documentos podem ser lidos, classificados, analisados e utilizados.
As integrações entre sistemas tornam-se cada vez mais relevantes.
E a informação deixa progressivamente de estar confinada a uma única aplicação.
Uma plataforma preparada para o futuro deve conseguir acompanhar esta evolução.
Configurabilidade: adaptar sem reconstruir
Uma das características mais importantes de uma plataforma preparada para evoluir é a capacidade de configuração.
Campos, formulários, estados, fluxos de trabalho, regras, permissões, requisitos e relatórios não devem depender permanentemente de novos desenvolvimentos.
Uma abordagem no-code permite que muitas destas alterações sejam realizadas de forma mais rápida e autónoma.
Isto reduz dependência técnica e aproxima a plataforma da realidade operacional da organização.
Integração e interoperabilidade
Nenhuma plataforma deve funcionar como uma ilha.
As organizações utilizam ERP, recursos humanos, manutenção, Business Intelligence, sistemas operacionais e plataformas HSE, entre muitas outras aplicações.
Por isso, a Gestão Documental deve estar preparada para comunicar com esse ecossistema.
APIs, integrações e interoperabilidade permitem que dados, documentos e processos circulem entre diferentes sistemas.
Isto reduz duplicação de informação, tarefas manuais e processos paralelos.
Inteligência Artificial como capacidade evolutiva
A Gestão Documental também está a mudar através da Inteligência Artificial.
Um documento pode deixar de ser apenas um ficheiro consultável.
A informação nele contida pode ser extraída, estruturada e utilizada noutros processos.
Datas, valores, entidades, requisitos, estados ou referências podem alimentar bases de dados, relatórios, indicadores ou mecanismos de validação.
Por isso, avaliar uma plataforma apenas pelas funcionalidades tradicionais de arquivo, pesquisa e aprovação já não é suficiente.
É importante perceber até que ponto está preparada para incorporar novas formas de utilização da informação.
Preparada para diferentes idiomas e geografias
À medida que as organizações crescem internacionalmente, aumenta também a diversidade documental.
Fornecedores, equipas e projetos podem trabalhar em diferentes idiomas e jurisdições.
Uma plataforma preparada para evoluir deve ser capaz de acompanhar essa realidade sem transformar cada novo mercado num novo problema tecnológico.
HSE e SST: do documento ao processo operacional
Na área HSE e SST, a documentação está frequentemente associada à operação.
Prestadores de serviços, trabalhadores, equipamentos, substâncias, inspeções, auditorias, não conformidades e planos de ação fazem parte de uma realidade interligada.
Por isso, a evolução natural da Gestão Documental passa por aproximá-la cada vez mais destes processos.
O documento deixa de ser o fim.
Passa a fazer parte de um ecossistema operacional mais amplo.
O verdadeiro custo de uma plataforma
O custo de uma plataforma não é apenas o valor da licença ou da implementação.
É também o custo futuro da sua falta de flexibilidade.
Uma solução pouco evolutiva pode gerar:
- novos desenvolvimentos;
- dependência técnica;
- ferramentas paralelas;
- duplicação de informação;
- processos manuais;
- migrações prematuras;
- perda de eficiência.
Por isso, escolher uma plataforma deve ser também uma decisão sobre capacidade de evolução.
Escolher para amanhã
Uma plataforma de Gestão Documental preparada para o futuro deve combinar:
✓ Configurabilidade
✓ No-code
✓ Inteligência Artificial
✓ Integrações
✓ Interoperabilidade
✓ Capacidade multilingue
✓ Processos HSE e SST integrados
✓ Evolução contínua
Na AISP-GEDOC, em parceria com a Glartek, esta é precisamente a visão que defendemos para a nova geração de Gestão Documental.
Não criar apenas uma plataforma capaz de responder às necessidades atuais.
Criar uma solução preparada para acompanhar aquilo que as organizações ainda vão precisar.
Porque escolher tecnologia não é apenas resolver o presente.
É preparar o futuro.