El teletrabajo se ha convertido en una realidad para muchas empresas, sobre todo tras la pandemia de COVID-19. Esta modalidad ofrece flexibilidad y puede aumentar la productividad, pero también plantea retos específicos, en particular en la gestión documental. Por consiguiente, garantizar la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento en la gestión de documentos en remoto exige atención y cuidado. Este artículo analiza los principales cuidados para que la gestión documental en teletrabajo sea eficaz, y aborda cuestiones de seguridad, accesibilidad, cumplimiento normativo y buenas prácticas.
Cuidados esenciales para que la gestión documental en teletrabajo sea eficaz
Seguridad de la información
- Protección de datos sensibles:
La protección de datos es fundamental en cualquier modalidad de trabajo, pero resulta aún más crítica en el teletrabajo. Las empresas deben garantizar la protección de los datos sensibles mediante cifrado, tanto en tránsito como en reposo. Asimismo, deben implantar políticas de acceso restringido, de modo que solo los empleados autorizados puedan consultar o editar documentos sensibles.
Uso de VPN: El uso de redes privadas virtuales (VPN) es esencial para proteger la comunicación entre los dispositivos de los trabajadores en remoto y los servidores de la empresa. Las VPN cifran los datos transmitidos y, de este modo, los protegen frente a interceptaciones.
Autenticación multifactor (MFA): La autenticación multifactor añade una capa adicional de seguridad, ya que exige varias formas de verificación antes de conceder acceso a los sistemas de gestión documental. De este modo, reduce de forma significativa el riesgo de accesos no autorizados.
Accesibilidad y eficiencia
Plataformas en la nube: Las plataformas de gestión documental en la nube permiten acceder a los documentos en remoto de forma segura y eficiente. Además, estas plataformas ofrecen funcionalidades como almacenamiento escalable, copias de seguridad automáticas y sincronización en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos distribuidos.
Interfaz intuitiva: Una interfaz intuitiva y fácil de usar es clave para que los trabajadores en remoto puedan localizar y gestionar documentos sin dificultad. Igualmente, la formación adecuada de los empleados en el uso de las plataformas de gestión documental es importante para maximizar la eficiencia.
Herramientas de colaboración: Las herramientas de colaboración, como el uso compartido de documentos, los comentarios y la edición simultánea, son esenciales para mantener la productividad y una comunicación eficaz entre los miembros del equipo que trabajan en remoto.
Cumplimiento normativo
Cumplimiento de la normativa: Las empresas deben asegurarse de que la gestión documental en teletrabajo cumple toda la normativa aplicable, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea. Esto incluye la implantación de políticas de privacidad y protección de datos que aborden los retos específicos del teletrabajo.
Auditorías y supervisión: Realizar auditorías periódicas y supervisar el acceso y el uso de los documentos son prácticas esenciales para garantizar un cumplimiento continuo. Además, las empresas deben mantener registros detallados de todas las actividades relacionadas con los documentos, incluido quién ha accedido, modificado o compartido cada uno.
Buenas prácticas para los trabajadores en teletrabajo
Espacio de trabajo seguro: Los trabajadores en remoto deben disponer de un espacio de trabajo seguro y privado, protegido de miradas ajenas. Esto incluye, por ejemplo, el uso de contraseñas robustas, la activación del bloqueo de pantalla y la adopción de prácticas seguras para eliminar documentos físicos.
Formación continua: La formación continua de los trabajadores en ciberseguridad y gestión documental es fundamental para que conozcan las mejores prácticas y las nuevas amenazas. En este sentido, las empresas deben ofrecer cursos y talleres periódicos que refuercen la importancia de la seguridad y del cumplimiento.
Copias de seguridad periódicas: Realizar copias de seguridad de forma periódica es una práctica esencial para evitar la pérdida de datos. Por ello, las empresas deben establecer políticas claras sobre la frecuencia y los métodos de copia, y garantizar que todos los documentos importantes se copian y almacenan de forma segura.
El marco legal del teletrabajo
En Portugal, el teletrabajo está regulado en los artículos 165 y siguientes del Código del Trabajo, con las modificaciones introducidas por la Ley n.º 83/2021. Entre otros aspectos, la ley exige un acuerdo por escrito, establece que el empleador debe facilitar los equipos y sistemas necesarios y prevé la compensación de los gastos adicionales del trabajador.
La ley también protege la privacidad del trabajador. Por eso, el control de la actividad a distancia debe respetar los principios de proporcionalidad y transparencia. En la práctica, la empresa puede registrar los accesos a la plataforma de gestión documental por motivos de seguridad, pero no debe utilizar herramientas de vigilancia permanente, como la captura continua de pantalla o la cámara siempre encendida. Además, los trabajadores deben ser informados sobre los registros existentes y su finalidad.
Documentos en papel en casa
Incluso en teletrabajo, muchos empleados siguen trabajando con documentos en papel. Por tanto, la empresa debe definir normas claras:
- evitar imprimir documentos con datos personales o confidenciales;
- guardar los documentos en un lugar cerrado, fuera del alcance de terceros;
- no tirar documentos confidenciales a la basura doméstica;
- devolver los documentos a la empresa para su destrucción segura;
- registrar la salida y el regreso de los originales importantes.
Ejemplo práctico: Equipo de validación en teletrabajo
Pensemos en un equipo de cinco personas que valida la documentación de contratistas desde casa. Al principio, algunos empleados descargaban documentos en su ordenador personal para analizarlos con más calma.
Para resolver el problema, la empresa proporciona portátiles gestionados, activa la autenticación multifactor y bloquea la descarga de documentos fuera de la plataforma. A continuación, configura la consulta y la validación directamente en el navegador. Por último, imparte una formación breve sobre phishing y sobre cómo compartir pantalla en videollamadas. Como resultado, el equipo mantiene la productividad y la empresa reduce el riesgo de fuga de datos.
Lista de verificación para la gestión documental en teletrabajo
- Acuerdo de teletrabajo por escrito y actualizado.
- Equipos de la empresa con el sistema actualizado y el disco cifrado.
- Acceso a la plataforma con autenticación multifactor.
- Permisos limitados a lo necesario para cada función.
- Normas para los documentos en papel y la impresión.
- Copias de seguridad automáticas y probadas.
- Procedimiento para comunicar incidentes de seguridad.
- Formación periódica en ciberseguridad.
Errores comunes que conviene evitar
El error más frecuente es permitir el uso de ordenadores personales sin ningún control. En ese caso, la empresa no sabe si el equipo tiene antivirus, actualizaciones o cifrado. Otro error es guardar documentos en servicios personales de almacenamiento en la nube, fuera de la plataforma oficial. Además, muchas empresas olvidan los riesgos de las redes Wi-Fi públicas y de las videollamadas con la pantalla compartida. Por último, la falta de un procedimiento claro hace que los incidentes se comuniquen tarde o nunca.
Política de teletrabajo y gestión documental
Las normas dispersas en correos electrónicos se olvidan con facilidad. Por eso, conviene reunir las directrices en una política de teletrabajo aprobada por la dirección. Esta política debe indicar qué plataformas se pueden utilizar, cómo se accede a los documentos, qué datos pueden tratarse fuera de las instalaciones y cómo se comunica un incidente.
Asimismo, la política debe definir las responsabilidades de cada parte. La empresa proporciona equipos, sistemas y formación. Por su parte, el trabajador cumple las normas, protege sus credenciales e informa de inmediato de cualquier pérdida de equipo o sospecha de acceso indebido. Por último, la política debe revisarse periódicamente, sobre todo cuando surgen nuevas herramientas o nuevas amenazas.
Indicadores para el seguimiento
Para saber si las medidas funcionan, conviene hacer un seguimiento de algunos indicadores sencillos y revisarlos periódicamente con el equipo de informática:
- porcentaje de usuarios con autenticación multifactor activada;
- número de equipos sin actualizaciones de seguridad;
- incidentes de seguridad comunicados por trimestre;
- participación en las acciones de formación en ciberseguridad;
- documentos descargados fuera de la plataforma, cuando sea posible medirlo.
Preguntas frecuentes
¿Puede el trabajador usar su propio ordenador?
Sí, si existe acuerdo, pero la empresa debe definir unos requisitos mínimos de seguridad. Siempre que sea posible, es preferible facilitar equipos gestionados por la empresa.
¿Puede la empresa supervisar al trabajador en teletrabajo?
Puede registrar los accesos y las operaciones en los sistemas por motivos de seguridad, de forma proporcionada y transparente. Sin embargo, la vigilancia permanente está prohibida.
¿Qué hacer si el portátil de la empresa se pierde o es robado?
El trabajador debe comunicarlo de inmediato. El equipo de informática bloquea los accesos y, si hay datos personales en riesgo, la empresa evalúa la necesidad de notificarlo a la CNPD en un plazo de 72 horas.
¿Las normas se aplican también al trabajo en espacios públicos?
Sí, y con más cuidado. En cafeterías, trenes o espacios de coworking, conviene usar filtros de privacidad en la pantalla, evitar las redes Wi-Fi abiertas y no dejar el equipo sin vigilancia.
Conclusión
La gestión documental en teletrabajo requiere un enfoque meticuloso y completo para garantizar la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento normativo. Las empresas deben adoptar tecnologías avanzadas, como las VPN y la autenticación multifactor, y seguir buenas prácticas de ciberseguridad para proteger los datos sensibles. Por su parte, las plataformas en la nube y las herramientas de colaboración mejoran la accesibilidad y la eficiencia. A su vez, las auditorías periódicas y la formación continua de los trabajadores ayudan a asegurar el cumplimiento legal. Con una estrategia bien definida, es posible mantener una gestión documental eficaz y segura, incluso en el contexto del teletrabajo.
Lea también: La contribución de las plataformas de gestión documental al teletrabajo.
Para más información sobre la protección de datos personales, consulte la Comisión Nacional de Protección de Datos de Portugal (CNPD).