Plataformas de gestión documental
Plataformas de gestión documental con IA: Elegir bien y ponerlas en marcha
Las buenas plataformas de gestión documental aplican las reglas de su organización a cada documento: quién lo entrega, quién lo valida y hasta cuándo es válido. AISP implementa, administra y opera estas plataformas para que funcionen en el día a día.
Ilustración. Definimos los criterios con cada cliente.
El problema
Los errores que salen caros en las plataformas de gestión documental
Una plataforma rara vez falla por falta de funcionalidades. Falla cuando la organización la elige y la configura sin mirar el proceso real.
Comprar funcionalidades, no procesos
La elección se hace en una demostración comercial. Mientras tanto, el problema que motivó el proyecto sigue sin resolverse.
Cambios que exigen programación
Un requisito nuevo o una obra nueva quedan a la espera de desarrollo. La operación vuelve a las hojas de cálculo.
Datos migrados sin criterio
Los documentos antiguos pasan tal cual al sistema nuevo. La desorganización solo cambia de lugar.
Nadie que cuide de la plataforma
El soporte, la adopción y el multilingüismo quedan fuera del proyecto. Como resultado, el uso cae en cuanto surgen las primeras dudas.
La solución AISP
No nos limitamos a implementar plataformas. Garantizamos que funcionan.
Empezamos por el proceso y solo después por la tecnología. Tras la puesta en marcha, seguimos administrando y, si hace falta, operando la plataforma.
Cómo funciona
De la elección de la plataforma a la operación diaria
Seis etapas que aplicamos en cada proyecto. La Metodología AISP las detalla en 8 fases.
Definir el problema
Contratistas, fechas de caducidad, auditorías o archivo interno. Junto con usted, identificamos lo que la plataforma debe resolver primero.
Requisitos reales
Tipos de documento, entidades, reglas por actividad y usuarios externos. Todo estructurado antes de configurar.
Prueba con casos reales
Le mostramos la plataforma configurada para un proceso de su organización, con documentos reales y casos difíciles.
Implementación y parametrización
Configuramos requisitos, perfiles, flujos de trabajo, alertas e integraciones. Además, solo migramos la información útil.
Formación y puesta en marcha
Formación remota y multilingüe, gratuita para todos los usuarios. También acompañamos de cerca la entrada en producción.
Administración y operación
Gestionamos usuarios y parametrizaciones. Si lo necesita, también validamos los documentos en el día a día.
Qué incluye
Implementar, administrar y operar: El papel de AISP
Puede contratar solo la implementación o confiarnos también la gestión diaria. Usted elige el nivel de apoyo que necesita.
La metodología AISP las convierte en resultados.
Implementación
Diagnóstico, diseño funcional y parametrización según la Metodología AISP.
IA en la validación
Lectura y clasificación de documentos con IA, con validación final del equipo responsable.
Integraciones
Conexión con ERP, recursos humanos, control de accesos y BI mediante API.
Administración
Usuarios, requisitos y flujos de trabajo. Solo contrata las horas que necesita al día.
Operación documental
Validación documental y homologación de empresas y trabajadores en el día a día.
Formación gratuita
Remota y multilingüe, para todos los usuarios de las plataformas que implementamos.
Protección de datos
Elegir una plataforma también es elegir dónde se guardan los datos
Los datos permanecen en los centros de datos donde los socios tecnológicos operan las plataformas. AISP no aloja documentación en sus sistemas: solo accede a lo necesario para cada tarea, en los términos acordados con cada cliente y conforme al RGPD.
- ✓Criterios de seguridad y RGPD evaluados al elegir la plataforma
- ✓Perfiles de acceso por función, configurados y probados antes de la puesta en marcha
- ✓AISP no aloja documentación en sus sistemas
- ✓Administración desde Portugal, en el centro de AISP en Ílhavo
Servicios relacionados
Un servicio conectado con toda la operación
La plataforma adecuada es el comienzo. Estos servicios garantizan que siga funcionando.
Implementación de plataformas HSE
Del diagnóstico a la evolución continua, con la Metodología AISP.
Administración y soporte especializado
Usuarios, requisitos y flujos de trabajo gestionados desde Portugal.
Servicios de gestión documental y HSE
Validación documental y homologación de empresas y trabajadores en el día a día.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre plataformas de gestión documental
¿No encuentra la respuesta? Hable con nosotros y le mostraremos el proceso aplicado a su operación.
¿Qué es una plataforma de gestión documental?
Es un software que centraliza documentos y aplica las reglas de la organización: qué documentos se exigen, a quién, con qué validez y con qué aprobación. De este modo, sustituye carpetas y hojas de cálculo por un proceso trazable.
¿Qué debo evaluar antes de elegir?
Configuración sin código, pruebas con documentos reales, experiencia de los contratistas, integraciones, seguridad y RGPD. Pregunte también quién configura, quién forma a los equipos y quién da soporte tras la puesta en marcha.
¿La IA sustituye la validación humana?
No debería. La IA lee y clasifica documentos y sugiere si cumplen; sin embargo, la decisión final corresponde a quien tiene esa responsabilidad, con registro de lo que ha validado.
¿La plataforma se integra con el ERP y los sistemas de RRHH?
Sí, siempre que disponga de API. La información también puede llegar al control de accesos: las plataformas que implementamos ya comunican el estado de homologación a las barreras de entrada.
¿Qué plataformas implementa AISP?
Plataformas digitales de gestión documental y HSE, configurables y con IA. La alianza tecnológica más reciente de AISP es con Glartek.
¿Cuánto cuesta una plataforma de gestión documental?
Depende del alcance, del número de entidades y usuarios, de las integraciones y de los servicios incluidos. En la administración, solo contrata las horas que necesita al día.
¿Está eligiendo o cambiando de plataforma de gestión documental?
Muéstrenos un proceso crítico y los documentos reales de su operación. Le mostraremos la plataforma configurada para ese caso y lo que hace AISP tras la puesta en marcha.