Durante muchos años, las organizaciones digitalizaron sus procesos mediante la implantación sucesiva de distintos sistemas. Hoy, la combinación de API e interoperabilidad permite que esos sistemas se comuniquen entre sí.
Por ejemplo, un ERP para la gestión empresarial. Una plataforma para recursos humanos. Otra para HSE. Soluciones específicas para mantenimiento, Business Intelligence, gestión operativa o gestión documental.
Individualmente, cada sistema puede cumplir bien la función para la que se implantó.
El problema surge cuando estas plataformas no se comunican entre sí.
Así, la información queda repartida entre distintas aplicaciones y los mismos datos se introducen varias veces. Además, los usuarios tienen que alternar entre sistemas y muchos procesos siguen dependiendo de transferencias manuales de información.
Por eso, una nueva generación de gestión documental debe seguir una lógica diferente.
Es decir, debe estar preparada para formar parte del ecosistema tecnológico de la organización.
La gestión documental no debe ser una isla
De hecho, un documento rara vez existe de forma aislada.
Puede referirse a un proveedor, trabajador, equipo, proyecto, contrato, requisito HSE, inspección, proceso de homologación o cualquier otra realidad operativa.
Por eso, la información documental gana mucho más valor cuando puede comunicarse con el resto de procesos de la organización.
Imagine, por ejemplo, que ciertos datos extraídos de un documento pudieran utilizarse automáticamente en otro sistema, alimentar un indicador o activar una etapa de un proceso.
Precisamente aquí es donde las API, las integraciones y la interoperabilidad desempeñan un papel esencial.
¿Qué son las API?
Una API, Application Programming Interface, funciona como una interfaz que permite una comunicación estructurada entre distintos sistemas.
En la práctica, crea mecanismos a través de los cuales una aplicación puede proporcionar información a otra o recibirla de ella.
Así, en una plataforma de gestión documental, las API pueden facilitar la conexión con otras aplicaciones que utiliza la organización y reducir la necesidad de transferir información manualmente.
¿Qué significa integrar sistemas?
Una integración permite que dos o más aplicaciones intercambien información en el contexto de un proceso.
De este modo, en lugar de introducir el mismo dato en distintas plataformas, la información puede circular entre sistemas de forma estructurada.
Por ejemplo, esto puede permitir:
- Conectar la información documental con los sistemas empresariales
- Actualizar datos que se utilizan en otros procesos
- Alimentar informes e indicadores
- Reducir la duplicación de información
- Automatizar etapas entre distintas plataformas
- Mejorar la trazabilidad de los procesos
El objetivo no es necesariamente sustituir los sistemas que la empresa ya utiliza.
Al contrario, se trata de que trabajen mejor juntos.
Integración e interoperabilidad no son exactamente lo mismo
Integrar sistemas es importante.
Sin embargo, la interoperabilidad va un paso más allá.
Es decir, no basta con que dos aplicaciones puedan intercambiar información. Además, los distintos sistemas y procesos deben poder comprender y utilizar esa información de forma coherente.
Esta capacidad permite construir ecosistemas digitales más integrados y reducir la fragmentación tecnológica dentro de las organizaciones.
Del documento al proceso con API e interoperabilidad
La evolución de la gestión documental reside precisamente en este cambio de lógica.
Así, el documento ya no termina su recorrido dentro de la plataforma documental.
En cambio, la información puede pasar a alimentar:
- Bases de datos
- Flujos de trabajo
- Informes
- Cuadros de mando
- Procesos de validación
- Sistemas HSE
- Mecanismos de control y decisión
De este modo, la gestión documental deja de ser solo un repositorio y pasa a participar activamente en el sistema de información de la organización.
API e interoperabilidad: Especialmente relevantes en HSE y SST
En las áreas de HSE y SST (seguridad y salud en el trabajo), esta capacidad de integración adquiere una importancia especial.
Por ejemplo, la documentación de trabajadores, empresas, equipos, sustancias, requisitos, homologaciones, inspecciones, auditorías o no conformidades puede estar relacionada con distintos sistemas y procesos operativos.
Cuando esta información permanece aislada, aumentan la duplicación, los procesos paralelos y la dificultad para obtener una visión integrada.
En cambio, cuando los sistemas se comunican, es posible acercar la información documental a lo que realmente ocurre en campo.
La verdadera transformación digital llega cuando conseguimos conectar procesos
Digitalizar cada proceso de forma individual fue una primera fase de la transformación digital.
Sin embargo, la siguiente etapa consiste en conectarlos.
Por eso, una plataforma moderna de gestión documental debe estar preparada para integrarse en el ecosistema tecnológico existente y evolucionar con él.
En AISP-GEDOC, en colaboración con Glartek, consideramos esta dimensión fundamental en una nueva generación de gestión documental: una plataforma configurable, integrada e interoperable, lista para hacer circular la información entre documentos, sistemas y procesos.
Porque una plataforma verdaderamente digital no debe funcionar de forma aislada.
Debe formar parte de la organización.
Lea también: Su plataforma de gestión documental no puede ser una isla y El papel de las API en las plataformas de gestión documental.
Para conocer las iniciativas europeas de interoperabilidad y transformación digital, consulte la estrategia digital de la Comisión Europea.