A gestão de prestadores de serviços exige que diferentes condições estejam cumpridas antes de um trabalhador iniciar a atividade. A documentação tem de estar conforme, os requisitos definidos para a função ou projeto precisam de ser verificados e, quando aplicável, o trabalhador deve concluir a indução de Segurança determinada pela organização. Quando estas etapas dependem de processos manuais, diferentes ferramentas e sessões presenciais, o impacto reflete-se no tempo das equipas, na necessidade de deslocações e na capacidade de integrar novos trabalhadores com rapidez.
Para responder a este desafio, a AISP implementou no cliente duas soluções complementares, mas independentes. Uma plataforma digital de Gestão Documental, destinada à gestão e homologação de empresas, trabalhadores e equipamentos, e o GEDOC SafetyGo, dedicado à realização digital das induções de Segurança. A ligação entre os dois processos é feita através do certificado emitido após a conclusão da indução: esse documento passa a integrar os requisitos do trabalhador na plataforma de Gestão Documental e é considerado no processo de homologação.
O projeto em síntese
| Desafio | Homologar prestadores e realizar induções de Segurança sem depender de sessões presenciais |
| Soluções implementadas | Plataforma de Gestão Documental + GEDOC SafetyGo |
| Gestão Documental | Gestão e homologação de empresas, trabalhadores e equipamentos |
| SafetyGo | Conteúdos digitais, questionário de avaliação e emissão do certificado de indução |
| Intervenção AISP | Implementação, configuração, administração, formação, Gestão Documental e apoio técnico |
| Impacto | Redução de deslocações e custos, maior autonomia e integração da indução no processo de homologação |
O desafio
O cliente necessitava de controlar documentalmente as empresas externas, os respetivos trabalhadores e os equipamentos utilizados na prestação dos serviços. Para responder a esta necessidade, a AISP implementou uma plataforma de Gestão Documental que centraliza requisitos, documentação, análise, pendências e homologações, permitindo acompanhar de forma estruturada o estado de cada processo.
A conformidade documental, contudo, não era a única condição necessária. Antes de iniciarem a atividade, determinados trabalhadores tinham também de realizar uma indução de Segurança. No modelo anterior, esta etapa obrigava o responsável de Segurança a deslocar-se ao centro de trabalho para ministrar presencialmente os conteúdos, compatibilizar agendas e repetir o processo sempre que surgiam novos trabalhadores. A entrada frequente de prestadores transformava, assim, uma atividade necessária de Segurança numa operação com custos de deslocação, consumo de tempo técnico especializado e dependência da disponibilidade física do formador.
O desafio consistia em digitalizar esta etapa sem reduzir o controlo. Era necessário permitir que o trabalhador realizasse a indução de forma autónoma, mas continuar a garantir que os conteúdos eram disponibilizados, que existia uma avaliação da sua compreensão e que a conclusão do processo produzia uma evidência utilizável na homologação.
A solução
A AISP implementou o GEDOC SafetyGo como serviço autónomo para realização das induções de Segurança, mantendo a plataforma de Gestão Documental como solução responsável pelo processo de homologação. Cada tecnologia passou, assim, a responder à função para a qual estava melhor preparada, mas ambas foram organizadas para funcionar em continuidade.
No SafetyGo, o trabalhador pode aceder individualmente à indução através de um dispositivo digital, visualizar os conteúdos definidos pelo cliente e responder ao questionário estabelecido para avaliar a compreensão da informação apresentada. A realização deixa de depender da organização de uma sessão presencial ou da presença do responsável de Segurança no centro de trabalho, permitindo que cada trabalhador conclua o processo dentro das condições estabelecidas pela organização.
Depois de concluída com sucesso a indução, é emitido o respetivo certificado. Este documento estabelece a ligação funcional entre os dois serviços implementados: é carregado na ficha do trabalhador na plataforma de Gestão Documental e passa a constituir um dos requisitos considerados no processo de homologação, juntamente com a restante documentação aplicável.
A solução preserva, desta forma, a independência dos dois sistemas sem fragmentar o processo. O SafetyGo assegura a realização e a evidência da indução; a plataforma de Gestão Documental reúne essa evidência com os restantes requisitos e suporta a decisão de homologação. O trabalhador só avança quando as condições definidas para o processo estão satisfeitas.
O papel da AISP
A intervenção da AISP começou pela análise do processo do cliente e pela definição da arquitetura mais adequada para responder às duas necessidades. Na componente de Gestão Documental, a equipa configurou empresas, trabalhadores, equipamentos, requisitos, estados e circuitos de homologação. Na componente de Segurança, implementou o SafetyGo e adaptou o serviço ao modelo de indução definido pela organização.
A implementação não consistiu apenas em disponibilizar duas ferramentas. Foi necessário determinar em que momento cada solução intervém, que informação deve ser produzida e de que forma a evidência resultante da indução deve integrar o processo documental. Esta articulação permite evitar duplicação de processos e manter uma sequência clara entre preparação em Segurança e homologação.
Depois da entrada em produção, a AISP assegura a administração, configuração, formação e apoio técnico das soluções, acompanhando alterações de conteúdos, novos projetos, novos utilizadores ou mudanças nos requisitos. Quando surgem necessidades que ultrapassam a parametrização disponível, é também assegurada a articulação com as equipas responsáveis pela evolução tecnológica.
Este acompanhamento permite que as soluções continuem ajustadas à operação, em vez de permanecerem estáticas depois da implementação.
O impacto
A implementação alterou de forma concreta duas etapas críticas da preparação dos prestadores. A Gestão Documental passou a centralizar e estruturar a homologação de empresas, trabalhadores e equipamentos, enquanto a indução de Segurança deixou de estar dependente da deslocação do responsável de Segurança ao centro de trabalho. Cada trabalhador pode agora aceder digitalmente aos conteúdos, realizar o questionário e produzir uma evidência da conclusão da indução, que é posteriormente incorporada no seu processo documental.
Para o cliente, esta mudança traduziu-se numa redução dos custos associados às deslocações e numa utilização mais eficiente do tempo da equipa de Segurança, que deixou de estar condicionada pela repetição de sessões presenciais. Os trabalhadores ganharam maior autonomia e flexibilidade, enquanto a organização manteve a rastreabilidade necessária ao processo, passando a relacionar diretamente a realização da indução com a homologação documental.
O valor da implementação resulta também da forma como duas necessidades diferentes foram estruturadas para funcionar como partes de um único processo. Em vez de procurar concentrar todas as funcionalidades numa mesma aplicação, foram implementadas soluções especializadas e definida uma ligação clara entre ambas: o SafetyGo produz a evidência de preparação em Segurança e a Gestão Documental utiliza essa evidência no controlo da conformidade. Esta arquitetura simplifica a operação sem perder rigor e permite que cada solução evolua de acordo com a função que desempenha.
O projeto demonstra, assim, o valor de uma implementação que parte da realidade operacional antes de partir da tecnologia. Compreender onde existia esforço desnecessário, selecionar a resposta adequada, configurar cada solução e garantir a continuidade da informação permitiu reduzir custos e libertar recursos sem criar um processo paralelo ou perder controlo sobre a homologação.
A digitalização não se limitou a substituir uma sessão presencial. Reorganizou o processo para que a Segurança, a evidência da indução e a Gestão Documental funcionassem de forma coordenada, com menor esforço operacional e maior capacidade de resposta.