A gestão de prestadores de serviços exige que diferentes condições estejam cumpridas antes de um trabalhador iniciar a atividade. A documentação tem de estar conforme e a equipa tem de verificar os requisitos definidos para a função ou projeto. Além disso, quando aplicável, o trabalhador deve concluir a indução de Segurança que a organização exige para a homologação. Quando estas etapas dependem de processos manuais, diferentes ferramentas e sessões presenciais, o impacto reflete-se no tempo das equipas e na necessidade de deslocações. Por isso, reduz também a capacidade de integrar novos trabalhadores com rapidez.
Para responder a este desafio, a AISP implementou no cliente duas soluções complementares, mas independentes. A primeira é uma plataforma digital de Gestão Documental, destinada à gestão e homologação de empresas, trabalhadores e equipamentos. A segunda é o GEDOC SafetyGo, dedicado à realização digital das induções de Segurança. O certificado emitido após a conclusão da indução liga os dois processos. Assim, esse documento passa a integrar os requisitos do trabalhador na plataforma de Gestão Documental e conta para o processo de homologação.
O projeto em síntese
| Desafio | Homologar prestadores e realizar induções de Segurança sem depender de sessões presenciais |
| Soluções implementadas | Plataforma de Gestão Documental + GEDOC SafetyGo |
| Gestão Documental | Gestão e homologação de empresas, trabalhadores e equipamentos |
| SafetyGo | Conteúdos digitais, questionário de avaliação e emissão do certificado de indução |
| Intervenção AISP | Implementação, configuração, administração, formação, Gestão Documental e apoio técnico |
| Impacto | Redução de deslocações e custos, maior autonomia e integração da indução no processo de homologação |
O desafio da indução e homologação
O cliente necessitava de controlar documentalmente as empresas externas, os respetivos trabalhadores e os equipamentos utilizados na prestação dos serviços. Para responder a esta necessidade, a AISP implementou uma plataforma de Gestão Documental que centraliza requisitos, documentação, análise, pendências e homologações. Desta forma, permite acompanhar de forma estruturada o estado de cada processo.
A conformidade documental, contudo, não era a única condição necessária. Antes de iniciarem a atividade, determinados trabalhadores tinham também de realizar uma indução de Segurança. No modelo anterior, esta etapa obrigava o responsável de Segurança a deslocar-se ao centro de trabalho para ministrar presencialmente os conteúdos. Além disso, era preciso compatibilizar agendas e repetir o processo sempre que surgiam novos trabalhadores. A entrada frequente de prestadores transformava, assim, uma atividade necessária de Segurança numa operação com custos de deslocação, consumo de tempo técnico especializado e dependência da disponibilidade física do formador.
O desafio consistia em digitalizar esta etapa sem reduzir o controlo. Era necessário permitir que o trabalhador realizasse a indução de forma autónoma. No entanto, era preciso garantir a disponibilização dos conteúdos, a avaliação da sua compreensão e uma evidência utilizável na homologação.
A solução
A AISP implementou o GEDOC SafetyGo como serviço autónomo para realização das induções de Segurança. Ao mesmo tempo, manteve a plataforma de Gestão Documental como solução responsável pelo processo de homologação. Cada tecnologia passou, assim, a responder à função para a qual estava melhor preparada, mas a AISP organizou ambas para funcionar em continuidade.
No SafetyGo, o trabalhador pode aceder individualmente à indução através de um dispositivo digital e visualizar os conteúdos definidos pelo cliente. Depois, responde ao questionário estabelecido para avaliar a compreensão da informação apresentada. Assim, a realização deixa de depender de uma sessão presencial ou da presença do responsável de Segurança no centro de trabalho. Cada trabalhador conclui o processo dentro das condições estabelecidas pela organização.
Depois de o trabalhador concluir com sucesso a indução, o SafetyGo emite o respetivo certificado. Este documento estabelece a ligação funcional entre os dois serviços implementados. Por isso, segue para a ficha do trabalhador na plataforma de Gestão Documental e torna-se um requisito da homologação, juntamente com a restante documentação aplicável.
A solução preserva, desta forma, a independência dos dois sistemas sem fragmentar o processo. O SafetyGo assegura a realização e a evidência da indução. Por outro lado, a plataforma de Gestão Documental reúne essa evidência com os restantes requisitos e suporta a decisão de homologação. O trabalhador só avança quando as condições definidas para o processo estão satisfeitas.
O papel da AISP
A intervenção da AISP começou pela análise do processo do cliente e pela definição da arquitetura mais adequada para responder às duas necessidades. Na componente de Gestão Documental, a equipa configurou empresas, trabalhadores, equipamentos, requisitos, estados e circuitos de homologação. Na componente de Segurança, implementou o SafetyGo e adaptou o serviço ao modelo de indução definido pela organização.
A implementação não consistiu apenas em disponibilizar duas ferramentas. Foi necessário determinar em que momento cada solução intervém e que informação cada uma deve produzir. Também foi preciso definir de que forma a evidência resultante da indução deve integrar o processo documental. Esta articulação permite evitar duplicação de processos e manter uma sequência clara entre preparação em Segurança e homologação.
Depois da entrada em produção, a AISP assegura a administração, configuração, formação e apoio técnico das soluções. Além disso, acompanha alterações de conteúdos, novos projetos, novos utilizadores ou mudanças nos requisitos. Quando surgem necessidades que ultrapassam a parametrização disponível, a AISP assegura também a articulação com as equipas responsáveis pela evolução tecnológica.
Este acompanhamento permite que as soluções continuem ajustadas à operação, em vez de permanecerem estáticas depois da implementação.
O impacto na indução e homologação
A implementação alterou de forma concreta duas etapas críticas da preparação dos prestadores. A Gestão Documental passou a centralizar e estruturar a homologação de empresas, trabalhadores e equipamentos. Por outro lado, a indução de Segurança deixou de depender da deslocação do responsável de Segurança ao centro de trabalho. Cada trabalhador pode agora aceder digitalmente aos conteúdos, realizar o questionário e produzir uma evidência da conclusão da indução, que depois integra o seu processo documental.
Para o cliente, esta mudança traduziu-se numa redução dos custos associados às deslocações e numa utilização mais eficiente do tempo da equipa de Segurança. Na verdade, a repetição de sessões presenciais deixou de condicionar esta equipa. Os trabalhadores ganharam maior autonomia e flexibilidade. Ao mesmo tempo, a organização manteve a rastreabilidade necessária ao processo e passou a relacionar diretamente a realização da indução com a homologação documental.
Uma arquitetura com soluções especializadas
O valor da implementação resulta também da forma como a AISP estruturou duas necessidades diferentes para funcionar como partes de um único processo. Em vez de concentrar todas as funcionalidades numa mesma aplicação, a AISP implementou soluções especializadas e definiu uma ligação clara entre ambas. Desta forma, o SafetyGo produz a evidência de preparação em Segurança e a Gestão Documental utiliza essa evidência no controlo da conformidade. Esta arquitetura simplifica a operação sem perder rigor e permite que cada solução evolua de acordo com a função que desempenha.
O projeto demonstra, assim, o valor de uma implementação que parte da realidade operacional antes de partir da tecnologia. Compreender onde existia esforço desnecessário, selecionar a resposta adequada, configurar cada solução e garantir a continuidade da informação permitiu reduzir custos e libertar recursos sem criar um processo paralelo ou perder controlo sobre a homologação.
A digitalização não se limitou a substituir uma sessão presencial. Reorganizou o processo para que a Segurança, a evidência da indução e a Gestão Documental funcionassem de forma coordenada, com menor esforço operacional e maior capacidade de resposta.
Leia também: Gedoc SafetyGo: uma solução inovadora para a indução de segurança e ambiente e Digitalização da indução de segurança em obra. Para boas práticas de informação e formação em segurança, consulte a EU-OSHA.