L’homologation documentaire ne doit pas seulement répondre à la question « est-ce approuvé ? », et c’est là qu’intervient la traçabilité des homologations.
Elle doit aussi répondre à des questions plus importantes :
- quand l’approbation a-t-elle eu lieu ?
- qui a réalisé l’analyse ?
- sur la base de quelle exigence ?
- quel document a été reçu ?
- quelle est la version valide ?
- de quelle preuve dispose-t-on ?
- y a-t-il eu une modification par la suite ?
Sans traçabilité des homologations, la gestion documentaire devient fragile.
L’entreprise peut même avoir des documents chargés, mais elle ne parvient pas à reconstituer le processus, à justifier les décisions ni à répondre avec assurance lors d’un audit.
Chez AISP-GEDOC, nous accompagnons les entreprises dans l’organisation, l’analyse et le suivi des processus documentaires, en mettant l’accent sur le contrôle, la preuve et la continuité.
Car homologuer ne consiste pas seulement à approuver.
C’est garantir qu’un processus défendable existe derrière cette approbation.
À lire aussi : Référence dans l’homologation des prestataires et La différence entre avoir des documents et avoir un contrôle documentaire.
Les principes de preuve et d’audit sont également présents dans les normes internationales de l’ISO.