Lorsque la gestion documentaire vit dans les e-mails, l’opération perd le contrôle et il devient impossible d’avoir des processus documentaires prévisibles.
Messages dispersés, pièces jointes en double, versions différentes, demandes sans suivi et informations perdues entre équipes rendent le processus plus lent et moins auditable.
Un processus documentaire prévisible nécessite :
• des règles claires ;
• des responsabilités définies ;
• des documents organisés ;
• des statuts suivis ;
• des preuves traçables ;
• des plateformes bien paramétrées ;
• un support continu à l’opération.
L’e-mail peut soutenir la communication.
Mais il ne doit pas être le système de contrôle documentaire.
Chez AISP-GEDOC, nous aidons les entreprises à structurer des processus documentaires prévisibles sur des plateformes numériques, en réduisant la dépendance aux solutions informelles et en augmentant la prévisibilité de l’opération.
Car la gestion documentaire doit être suivie, contrôlée et auditable.
Pas perdue dans une boîte de réception.
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Découvrez les normes internationales de gestion documentaire publiées par l’ISO.