L’internationalisation apporte de la croissance, de nouvelles opportunités et l’accès à différents marchés. Cependant, les opérations internationales ajoutent aussi de la complexité.
De nouveaux pays signifient de nouvelles exigences, de nouvelles équipes, de nouveaux fournisseurs, d’autres langues, d’autres cadres juridiques et, souvent, de nouvelles façons de travailler.
Le problème apparaît lorsque chaque nouvelle réalité est traitée avec un outil de plus, un fichier Excel de plus, un dossier de plus, un flux d’e-mails de plus, voire une nouvelle plateforme.
Ainsi, ce qui était au départ une solution locale se transforme rapidement en une architecture fragmentée.
Et plus l’organisation grandit, plus il devient difficile de conserver une vision globale.
Plus de zones géographiques ne devrait pas signifier plus de systèmes
En réalité, il est fréquent de trouver des organisations où différents pays ou projets utilisent des processus documentaires distincts.
Chaque équipe crée sa propre structure.
De son côté, chaque projet adapte ses fichiers.
Chaque zone géographique développe ses propres critères.
À un moment donné, on voit coexister :
• plusieurs plateformes ;
• différents tableaux de suivi ;
• des bases de données séparées ;
• des processus dépendants de l’e-mail ;
• des critères documentaires peu homogènes ;
• des nomenclatures différentes ;
• des informations en double ;
• une faible capacité de consolidation.
Prise isolément, chaque solution peut sembler adaptée.
Pourtant, lorsque l’on considère l’organisation dans son ensemble, le résultat est une structure plus complexe, plus difficile à gérer et moins évolutive.
La complexité opérationnelle croît plus vite que l’organisation
Multiplier les outils, c’est aussi multiplier les points de défaillance.
Par exemple, la même information peut devoir être saisie plusieurs fois.
Un document peut être à jour dans un système et obsolète dans un autre.
De plus, une règle peut être interprétée différemment d’une équipe à l’autre.
Un rapport global peut exiger la consolidation manuelle d’informations issues de plusieurs sources.
Et une simple question peut devenir difficile à résoudre :
Combien d’intervenants sont conformes sur l’ensemble des projets ?
Quels documents arriveront à expiration dans les prochains jours ?
Quelles entreprises présentent le plus grand nombre de points en suspens ?
Quels équipements sont bloqués ?
Quelles exigences empêchent le démarrage des travaux ?
Quelle zone géographique présente le risque documentaire le plus élevé ?
Lorsque l’information est dispersée, la réponse dépend souvent de plusieurs personnes, de plusieurs fichiers et de plusieurs plateformes.
Centraliser les opérations internationales ne signifie pas effacer les différences
Toutefois, une plateforme unique ne signifie pas obliger toutes les zones géographiques à travailler exactement de la même manière.
Chaque pays peut avoir des exigences spécifiques.
De même, chaque client peut définir ses propres règles.
Chaque projet peut exiger une documentation particulière.
Enfin, chaque activité peut comporter ses propres contraintes.
Autrement dit, l’enjeu est de gérer ces différences au sein d’une architecture commune.
Une plateforme conçue pour les opérations internationales doit permettre de configurer les exigences selon :
• le pays ;
• le projet ;
• le client ;
• l’activité ;
• l’entreprise ;
• l’intervenant ;
• l’équipement ;
• le niveau de risque ;
• la langue ;
• le cadre documentaire applicable.
De cette façon, l’organisation conserve sa flexibilité locale sans perdre le contrôle global.
Une architecture commune permet de grandir sans perdre la traçabilité
Lorsque toute la gestion documentaire est intégrée dans une structure commune, l’organisation peut gérer des réalités différentes sans créer de processus parallèles.
Cela permet de conserver :
• des critères de contrôle structurés ;
• la traçabilité des décisions ;
• l’historique documentaire ;
• des informations centralisées ;
• des statuts uniformes ;
• des indicateurs consolidés ;
• une meilleure visibilité pour les équipes HSE, Achats, Opérations et Direction.
Ainsi, l’organisation gagne en capacité de croissance sans augmenter proportionnellement la charge administrative.
Le rôle de la configurabilité dans les opérations internationales
Par ailleurs, l’internationalisation exige de la flexibilité.
Une plateforme rigide oblige souvent les organisations à créer des processus externes dès qu’un besoin différent apparaît.
À l’inverse, une plateforme configurable permet d’adapter :
• les types de documents ;
• les exigences ;
• les champs ;
• les statuts ;
• les flux ;
• les profils d’accès ;
• les règles de validation ;
• les notifications ;
• les structures organisationnelles.
Ce point est particulièrement important pour les organisations présentes dans plusieurs zones géographiques.
C’est pourquoi la plateforme doit accompagner l’évolution de l’entreprise.
Et non obliger l’entreprise à s’adapter sans cesse aux limites de la plateforme.
Opérations internationales : Différentes langues, la même structure de contrôle
D’autre part, la diversité linguistique constitue une autre dimension importante.
Une organisation internationale peut recevoir des documents en portugais, en espagnol, en anglais, en français, en allemand ou dans d’autres langues.
Créer des processus différents simplement parce que la langue change accroît à nouveau la fragmentation.
La gestion documentaire doit être prête à traiter des informations multilingues au sein d’un même processus.
Avec l’appui de l’intelligence artificielle, il est également possible de progresser dans la lecture, l’extraction et la structuration des informations documentaires. Cela réduit une partie de la dépendance aux tâches manuelles.
En d’autres termes, l’objectif doit être de maintenir les mêmes principes de contrôle, quelle que soit la langue d’origine du document.
L’intégration plutôt que l’isolement
Par ailleurs, l’interopérabilité est un autre facteur critique.
La gestion documentaire ne doit pas fonctionner isolément du reste de l’organisation.
Les informations relatives aux entreprises, aux intervenants, aux équipements, aux projets, aux accès ou aux activités peuvent déjà exister dans d’autres systèmes.
Lorsque les plateformes ne communiquent pas entre elles, l’organisation recrée des doublons.
Ainsi, les API et les intégrations permettent de réduire la saisie manuelle, d’éviter les informations répétées et de relier la gestion documentaire aux autres processus opérationnels.
Dans une organisation internationale, cette capacité devient encore plus importante.
Plus le volume d’informations est élevé, moins il est viable de dépendre de processus manuels entre systèmes.
La technologie doit réduire la complexité, pas la numériser
L’une des erreurs les plus fréquentes dans la transformation numérique consiste à reproduire numériquement des processus déjà trop complexes.
Par exemple, numériser cinq processus différents revient toujours à gérer cinq processus différents.
De même, transférer plusieurs fichiers Excel vers plusieurs applications ne résout pas forcément le problème.
Une transformation numérique efficace doit chercher à simplifier l’architecture.
Éliminer les doublons.
Centraliser l’information.
Automatiser les tâches répétitives.
Structurer les critères.
Créer une vision commune.
Et permettre à l’organisation de grandir sans augmenter sans cesse le nombre de systèmes nécessaires pour garder le contrôle.
Une organisation, plusieurs zones géographiques, une vision globale
Travailler à l’international implique d’accepter les différences.
Chaque pays aura ses propres exigences.
De la même façon, chaque projet aura ses propres règles.
Chaque opération présentera son propre niveau de risque.
Cependant, ces différences n’obligent pas l’organisation à créer une structure technologique indépendante pour chaque réalité.
Une plateforme de gestion documentaire conçue pour les opérations internationales doit permettre d’allier flexibilité locale et contrôle global.
Chez AISP, nous travaillons à la structuration et à l’évolution de processus de gestion documentaire adaptés à des organisations aux projets, zones géographiques et niveaux de complexité variés.
En association avec des solutions technologiques comme Glartek, il est possible de développer des modèles plus configurables, intégrés et évolutifs. Ces modèles accompagnent la croissance des organisations sans multiplier inutilement les processus et les systèmes.
Car se développer à l’international doit augmenter la capacité de l’organisation.
Pas sa complexité administrative.
À lire aussi : Gestion documentaire multilingue : Comment gérer la documentation internationale sur une plateforme unique.
Pour connaître les normes internationales de référence, consultez le site de l’ISO.