Depuis plus de 20 ans, AISP accompagne les organisations dans la mise en œuvre, le paramétrage et l’exploitation de leurs processus de gestion documentaire. Aujourd’hui, cette expérience constitue le socle d’une gestion documentaire nouvelle génération.
En effet, deux décennies de travail sur le terrain nous ont permis de connaître très concrètement les défis auxquels les entreprises font face au quotidien.
Des processus trop manuels.
Des plateformes rigides.
Une difficulté à adapter les workflows.
Des informations dispersées entre plusieurs systèmes.
Une dépendance au développement pour la moindre modification.
De grands volumes de documents à analyser, valider et suivre.
C’est donc précisément cette expérience qui nous a conduits à rechercher une nouvelle approche.
L’expérience permet de comprendre ce qui doit vraiment changer
La technologie peut évoluer rapidement.
Cependant, l’innovation ne crée de la valeur que lorsqu’elle résout des problèmes réels.
Au fil des années, nous avons accompagné des processus d’homologation, de gestion des entreprises prestataires, des intervenants, des équipements et de la documentation dans des contextes opérationnels variés.
Ainsi, ce contact permanent avec la réalité du terrain nous a permis d’identifier des limites qui se répètent dans de nombreuses organisations.
Parmi elles :
- un travail manuel excessif ;
- une configuration difficile ;
- des processus peu flexibles ;
- des systèmes isolés ;
- une information peu exploitée ;
- une faible autonomie des équipes ;
- un besoin croissant de travailler dans différentes langues et zones géographiques.
C’est pourquoi la gestion documentaire nouvelle génération doit répondre précisément à ces défis.
L’intelligence artificielle au service de la gestion documentaire nouvelle génération
Un document n’a plus vocation à être seulement archivé et consulté.
Ainsi, grâce à l’intelligence artificielle, une partie des informations qu’il contient peut être extraite, structurée et réutilisée.
De cette façon, les dates, entités, exigences, références, statuts ou autres données peuvent alimenter des bases de données, des rapports, des indicateurs et des processus.
Autrement dit, l’information n’est plus prisonnière du fichier.
Au contraire, elle travaille désormais pour l’organisation.
Plus d’automatisation, moins de tâches répétitives
Par exemple, des tâches comme l’acheminement, les notifications, les changements de statut, les validations ou les approbations peuvent être intégrées dans des workflows automatisés.
Cela permet ainsi de réduire les délais d’attente et de rendre les processus plus cohérents et traçables.
Configuration no-code et plus grande autonomie
Les processus changent.
Par conséquent, la plateforme doit aussi changer.
Ainsi, une approche no-code permet d’adapter les champs, formulaires, statuts, règles, autorisations et workflows avec une moindre dépendance au développement.
De cette manière, la technologie se rapproche de la réalité opérationnelle.
Des systèmes qui communiquent entre eux
En outre, une plateforme moderne de gestion documentaire ne peut pas fonctionner comme une île.
Les API, les intégrations et l’interopérabilité permettent de relier la gestion documentaire à l’ERP, aux ressources humaines, à la maintenance, à la Business Intelligence, aux plateformes HSE et aux autres systèmes utilisés par l’organisation.
L’objectif est de réduire les doublons, de faire circuler l’information et de créer des processus plus intégrés.
Une gestion documentaire nouvelle génération prête pour l’international
Les entreprises, les équipes et la documentation opèrent de plus en plus dans différentes zones géographiques.
C’est pourquoi une plateforme multilingue permet d’accompagner cette réalité sans créer de processus parallèles pour chaque langue ou marché.
Expérience et technologie au cœur de la gestion documentaire nouvelle génération
Ce qui change dans cette nouvelle phase, ce n’est pas ce que nous avons appris en plus de 20 ans.
C’est ce que nous parvenons désormais à faire de ces connaissances.
L’expérience nous permet de comprendre le problème.
La technologie, en revanche, nous permet de créer de nouvelles façons de le résoudre.
Autrement dit : moins de travail manuel, plus d’autonomie, plus d’informations reliées, plus de contrôle et une plus grande capacité d’évolution.
Plus de 20 ans d’expérience.
Une nouvelle génération de technologie.
Le prochain chapitre ne fait que commencer.
À lire aussi : La prochaine génération de la gestion documentaire et L’avenir de la gestion documentaire : du référentiel documentaire à la plateforme intelligente.
Pour suivre les politiques européennes en matière de transformation numérique, consultez la Commission européenne.