Pendant longtemps, la gestion documentaire a eu pour principale fonction de conserver, d’organiser et de permettre la consultation des documents, en laissant les données documentaires inexploitées.
Cependant, aujourd’hui, cela ne suffit plus.
En effet, les documents contiennent des informations critiques pour l’activité : dates, exigences, entités, montants, statuts, preuves, références et bien d’autres données qui peuvent appuyer le contrôle, l’analyse et la décision.
C’est pourquoi, grâce à l’intelligence artificielle, il est possible d’extraire et de structurer ces informations pour les transformer en données documentaires utiles à l’organisation.
Concrètement, cela signifie :
- Moins de saisie manuelle des données
- Moins d’erreurs de retranscription
- Des informations structurées et réutilisables
- Des données disponibles pour les rapports et les indicateurs
- Un accès plus rapide à l’information pertinente
- Davantage de contrôle et de traçabilité
- Une meilleure aide à la décision
Par exemple, pour les équipes HSE, cette capacité est particulièrement importante, car une grande partie de l’information opérationnelle continue d’arriver sous forme de certificats, de rapports, de fiches techniques, de registres et d’autres documents.
Ainsi, la valeur ne réside pas seulement dans la conservation des documents. En réalité, elle réside dans l’utilisation des données documentaires qu’ils contiennent.
Enfin, c’est ce changement qui fait de la gestion documentaire un outil plus actif, plus intelligent et plus utile pour l’organisation.
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De plus, lorsque les documents contiennent des données personnelles, il convient de suivre les orientations de la CNPD (autorité portugaise de protection des données) en matière de protection des données.