Lorsque l’on parle d’ergonomie en gestion documentaire, on pense généralement au poste de travail informatique. Pourtant, de nombreuses activités documentaires restent physiques, ce qui fait de l’ergonomie des archives un sujet à part entière : ranger et sortir des cartons, transporter des dossiers, préparer des documents pour la numérisation et utiliser des scanners pendant des heures. Ces tâches impliquent des efforts, des postures et des gestes répétitifs qui peuvent provoquer des troubles musculosquelettiques si elles ne sont pas bien organisées.
Dans cet article, nous analysons l’ergonomie des archives physiques et de la numérisation des documents : les risques les plus courants, ce que prévoit la législation, comment organiser les espaces et les postes de travail, et dans quelle mesure le passage au numérique peut réduire l’effort physique. Nous présentons également un exemple pratique, une liste de contrôle et des réponses aux questions fréquentes.
Risques ergonomiques dans les archives physiques
Les archives physiques concentrent plusieurs facteurs de risque. Tout d’abord, on y trouve la manutention manuelle de cartons et de classeurs, souvent lourds et placés sur des étagères hautes ou basses. Ensuite, viennent les postures contraignantes, comme se pencher pour atteindre l’étagère inférieure ou tendre les bras au-dessus des épaules. De plus, l’utilisation d’escabeaux pour atteindre les étagères supérieures augmente le risque de chute, surtout lorsque le travailleur porte des cartons à la main.
À ces risques s’ajoutent parfois des conditions ambiantes défavorables : archives situées dans des sous-sols mal éclairés, avec de la poussière, de l’humidité ou des températures inconfortables. C’est pourquoi l’ergonomie des archives physiques doit prendre en compte non seulement l’effort, mais aussi l’espace et l’environnement dans lesquels le travail s’effectue.
Ce que prévoit la législation
Au Portugal, le décret-loi n° 330/93 fixe les prescriptions minimales de sécurité et de santé pour la manutention manuelle de charges. L’employeur doit éviter, dans la mesure du possible, la manutention manuelle de charges comportant des risques, notamment dorsolombaires. Lorsque ce n’est pas possible, il doit évaluer ces risques et adopter des mesures pour les réduire. De plus, les travailleurs doivent recevoir une information et une formation sur la bonne façon de manipuler les charges.
Par ailleurs, la loi n° 102/2009 impose l’évaluation de tous les risques, y compris ergonomiques, et le décret-loi n° 349/93 encadre le travail sur équipements à écran de visualisation, applicable aux postes de numérisation et de validation. Ainsi, l’ergonomie des archives et de la numérisation repose sur un cadre légal clair.
Comment organiser les archives physiques
| Mesure | Bénéfice |
|---|---|
| Ranger les documents les plus utilisés entre la hauteur des genoux et celle des épaules | Réduit les postures contraignantes |
| Limiter le poids de chaque carton | Réduit l’effort de manutention |
| Utiliser des chariots et des plateaux de transport | Évite de porter les cartons dans les bras |
| Escabeaux avec plateforme et main courante | Réduit le risque de chute |
| Allées dégagées et bon éclairage | Facilite la circulation et la lecture des étiquettes |
En complément de ces mesures, il convient de revoir régulièrement le contenu des archives. En effet, de nombreuses archives conservent des documents dont la durée de conservation est dépassée et qui peuvent être éliminés en toute sécurité, ce qui réduit le volume et l’effort nécessaires pour gérer l’espace.
Ergonomie des postes de numérisation
La numérisation de documents comporte des tâches répétitives : retirer les agrafes, préparer les feuilles, alimenter le scanner et vérifier les images à l’écran. Le poste doit donc permettre d’alterner les postures et de réduire les gestes inutiles. Par exemple, la table doit avoir une hauteur adaptée, de préférence réglable, et un espace suffisant pour séparer les documents à numériser de ceux déjà numérisés. Le scanner doit se trouver à portée de bras, sans obliger à tourner le buste, et l’écran doit être à hauteur des yeux.
De même, le choix de l’équipement influence l’ergonomie. Les scanners dotés d’un chargeur automatique et d’une numérisation recto verso réduisent considérablement le nombre de gestes. Enfin, l’organisation du travail par blocs, avec des pauses ou une rotation des tâches, aide aussi à éviter la fatigue.
La numérisation comme mesure ergonomique
Le passage à la gestion documentaire numérique est en soi une mesure ergonomique. Lorsque l’entreprise reçoit et gère les nouveaux documents au format numérique, il n’est plus nécessaire de les imprimer, de les archiver et de les transporter. La consultation se fait ainsi sur ordinateur, sans déplacement vers les archives. Par conséquent, la réduction des archives physiques doit faire partie de la stratégie de prévention des risques, et pas seulement de la stratégie d’efficacité.
Documents sur chantier et travail en mobilité
Sur les chantiers et dans les sites industriels, la gestion documentaire présente des risques ergonomiques spécifiques. Les chefs de chantier et les techniciens transportent des classeurs entre le chantier et le bungalow, consultent des documents debout, au soleil ou sous la pluie, et remplissent des registres sur des supports improvisés. De plus, les bungalows de chantier sont souvent des espaces exigus, peu éclairés et mal équipés en mobilier.
Dans ces conditions, la numérisation des registres de chantier a un effet direct sur le confort. Par exemple, une tablette avec une coque résistante et des formulaires simples remplace plusieurs classeurs, réduit le poids transporté et permet de consulter procédures et plans sans se déplacer. Il convient toutefois de s’assurer que les écrans sont suffisamment lumineux pour l’extérieur, que les formulaires se remplissent facilement avec des gants et qu’il existe des points d’appui adaptés pour les saisies plus longues.
Impliquer les travailleurs
Les personnes qui travaillent chaque jour dans les archives ou au scanner connaissent mieux que quiconque les points critiques. C’est pourquoi l’évaluation des risques doit inclure des échanges avec ces travailleurs et, si possible, l’observation des tâches réelles. De même, il convient de les consulter avant d’acheter du mobilier, des chariots ou des équipements de numérisation. Ainsi, les solutions retenues sont pratiques et bien acceptées, et les travailleurs sentent que leur expérience est reconnue.
Indicateurs à suivre
Pour évaluer les mesures, l’entreprise peut suivre les plaintes musculosquelettiques, les arrêts de travail associés, le volume d’archives physiques encore utilisées, le nombre de déplacements vers les archives et le pourcentage de documents reçus au format numérique. En général, à mesure que les archives physiques diminuent, les plaintes et le temps perdu diminuent également.
Exemple pratique : Réorganiser des archives de dossiers
Prenons un service dont les dossiers de prestataires sont archivés dans un sous-sol, dans des cartons de plus de 15 kilos placés sur des étagères allant jusqu’à 2,5 mètres. Deux collaboratrices se plaignent de douleurs lombaires. L’entreprise réalise une évaluation des risques et décide de réduire le poids des cartons, de placer les dossiers les plus consultés à mi-hauteur et d’acheter un chariot et un escabeau avec plateforme. Ensuite, elle lance la numérisation des dossiers actifs et ne reçoit plus les nouveaux documents qu’au format numérique. Résultat : les déplacements vers les archives diminuent nettement et les plaintes disparaissent.
Liste de contrôle pour l’ergonomie des archives et de la numérisation
- Évaluation des risques incluant la manutention manuelle de charges.
- Cartons au poids limité et étiquettes lisibles.
- Documents les plus utilisés entre la hauteur des genoux et celle des épaules.
- Chariots et escabeaux sûrs disponibles.
- Postes de numérisation avec table et écran réglables.
- Scanners avec chargeur automatique.
- Pauses ou rotation des tâches pour les activités répétitives.
- Plan de réduction des archives physiques.
Erreurs courantes à éviter
Une erreur fréquente consiste à remplir les cartons au maximum, ce qui les rend trop lourds. Une autre erreur est d’utiliser des chaises ou des cartons comme marchepied pour atteindre les étagères supérieures. Enfin, de nombreux projets de numérisation se concentrent sur la vitesse et oublient le confort des personnes qui passent la journée au scanner.
Questions fréquentes
Quel est le poids maximal recommandé pour un carton d’archives ?
La législation ne fixe pas de valeur unique, car le risque dépend de la fréquence, de la posture et des caractéristiques du travailleur. En général, des cartons plus légers, que l’on peut manipuler près du corps, réduisent fortement le risque.
La numérisation élimine-t-elle tous les risques ergonomiques ?
Non. Elle réduit l’effort physique, mais augmente le travail sur ordinateur, si bien que l’ergonomie du poste reste importante.
Qui doit réaliser l’évaluation ergonomique des archives ?
Le service de santé et sécurité au travail de l’entreprise, avec la participation des travailleurs et, en cas de plaintes, de la médecine du travail.
Les archives externalisées exigent-elles aussi des précautions ergonomiques ?
Oui. Lorsque l’entreprise fait appel à un service d’archivage externe, le prestataire est responsable de ses propres travailleurs. Il convient néanmoins de vérifier que les conditions de manipulation et de transport des cartons sont adaptées et que les demandes de consultation se font, dans la mesure du possible, au format numérique, afin de limiter les manipulations inutiles.
Conclusion
L’ergonomie des archives physiques et de la numérisation est souvent oubliée, mais les risques sont réels. La manutention de charges, les postures contraignantes et les tâches répétitives exigent une évaluation rigoureuse et des mesures concrètes.
Organiser les archives, adapter les postes de numérisation et réduire progressivement le papier sont autant d’étapes qui protègent la santé des travailleurs. Elles rendent aussi la gestion documentaire plus efficace.
À lire aussi : Comment les plateformes de gestion documentaire améliorent le bien-être au travail et Automatisation documentaire en santé et sécurité au travail.
Pour plus de conseils sur l’ergonomie et la prévention des troubles au poste de travail, consultez l’Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (EU-OSHA).