La internacionalización aporta crecimiento, nuevas oportunidades y acceso a distintos mercados. Sin embargo, las operaciones internacionales también añaden complejidad.
Nuevos países significan nuevos requisitos, nuevos equipos, nuevos proveedores, distintos idiomas, distintos marcos legales y, a menudo, nuevas formas de trabajar.
El problema surge cuando los equipos resuelven cada nueva situación con otra herramienta, otra hoja de Excel, otra carpeta, otro hilo de correos o incluso una nueva plataforma.
Así, lo que empezó como una solución local se convierte rápidamente en una arquitectura fragmentada.
Y cuanto más crece la organización, más difícil resulta mantener una visión global.
Más geografías no deberían significar más sistemas
De hecho, es habitual encontrar organizaciones en las que distintos países o proyectos utilizan procesos documentales diferentes.
Cada equipo crea su propia estructura.
Por su parte, cada proyecto adapta sus archivos.
Cada geografía desarrolla sus propios criterios.
En un momento dado, conviven:
• varias plataformas;
• diferentes hojas de control;
• bases de datos separadas;
• procesos que dependen del correo electrónico;
• criterios documentales poco uniformes;
• nomenclaturas diferentes;
• información duplicada;
• poca capacidad de consolidación.
Por separado, cada solución puede parecer adecuada.
No obstante, cuando miramos la organización en su conjunto, el resultado es una estructura más compleja, más difícil de gestionar y menos escalable.
La complejidad operativa crece más deprisa que la organización
Multiplicar herramientas significa también multiplicar los puntos de fallo.
Por ejemplo, puede ser necesario introducir la misma información varias veces.
Un documento puede estar actualizado en un sistema y desactualizado en otro.
Además, distintos equipos pueden interpretar la misma regla de forma diferente.
Un informe global puede obligar a consolidar manualmente información procedente de varias fuentes.
Y una simple pregunta puede volverse difícil de responder:
¿Cuántos trabajadores cumplen los requisitos en todos los proyectos?
¿Qué documentación caducará en los próximos días?
¿Cuáles son las empresas con más pendientes?
¿Qué equipos están bloqueados?
¿Cuáles son los requisitos que impiden el inicio de los trabajos?
¿Qué geografía presenta mayor riesgo documental?
Cuando la información está dispersa, la respuesta depende a menudo de varias personas, varios archivos y varias plataformas.
Centralizar las operaciones internacionales no significa eliminar las diferencias
Sin embargo, una plataforma única no significa obligar a todas las geografías a trabajar exactamente de la misma forma.
Cada país puede tener requisitos específicos.
Del mismo modo, cada cliente puede definir sus propias reglas.
Cada proyecto puede exigir determinada documentación.
Por último, cada actividad puede tener condiciones particulares.
Es decir, la cuestión es lograr gestionar esas diferencias dentro de una arquitectura común.
Una plataforma preparada para operaciones internacionales debe permitir configurar requisitos en función de:
• país;
• proyecto;
• cliente;
• actividad;
• empresa;
• trabajador;
• equipo;
• nivel de riesgo;
• idioma;
• marco documental aplicable.
De esta forma, la organización mantiene la flexibilidad local sin perder el control global.
Una arquitectura común permite crecer sin perder trazabilidad
Cuando toda la gestión documental forma parte de una estructura común, la organización puede trabajar con realidades diferentes sin crear procesos paralelos.
Esto permite mantener:
• criterios de control estructurados;
• trazabilidad de las decisiones;
• historial documental;
• información centralizada;
• estados uniformes;
• indicadores consolidados;
• mayor visibilidad para HSE, Compras, Operaciones y Dirección.
Como resultado, la organización tiene más capacidad para crecer sin aumentar proporcionalmente la carga administrativa.
El papel de la configurabilidad en las operaciones internacionales
Además, la internacionalización exige flexibilidad.
Una plataforma rígida obliga a menudo a las organizaciones a crear procesos externos cada vez que surge una necesidad diferente.
Por el contrario, una plataforma configurable permite adaptar:
• tipos documentales;
• requisitos;
• campos;
• estados;
• flujos;
• perfiles de acceso;
• reglas de validación;
• notificaciones;
• estructuras organizativas.
Esto es especialmente relevante para las organizaciones que operan en varias geografías.
Por eso, la plataforma debe acompañar la evolución de la empresa.
Y no debe obligar a la empresa a adaptarse continuamente a las limitaciones de la plataforma.
Operaciones internacionales: Distintos idiomas, la misma estructura de control
Por otro lado, la diversidad lingüística es otra dimensión importante.
Una organización internacional puede recibir documentación en portugués, español, inglés, francés, alemán u otros idiomas.
Crear procesos diferentes solo porque ha cambiado el idioma vuelve a aumentar la fragmentación.
La gestión documental debe estar preparada para tratar información multilingüe dentro del mismo proceso.
Con el apoyo de la inteligencia artificial, también es posible mejorar la lectura, la extracción y la estructuración de la información documental. De este modo, la organización depende menos de las tareas manuales.
Es decir, el objetivo debe ser mantener los mismos principios de control, independientemente del idioma original del documento.
Integración en lugar de aislamiento
Además, otro factor crítico es la interoperabilidad.
La gestión documental no debe funcionar de forma aislada del resto de la organización.
La información sobre empresas, trabajadores, equipos, proyectos, accesos o actividades puede existir ya en otros sistemas.
Cuando las plataformas no se comunican entre sí, la organización vuelve a crear duplicación.
Así, las API y las integraciones permiten reducir la introducción manual de datos, evitar información repetida y conectar la gestión documental con el resto de procesos operativos.
En una organización internacional, esta capacidad resulta aún más relevante.
Cuanto mayor es el volumen de información, menos sostenible resulta depender de procesos manuales entre sistemas.
La tecnología debe reducir la complejidad, no digitalizarla
Uno de los errores más comunes en los procesos de transformación digital es simplemente reproducir en digital procesos que ya eran excesivamente complejos.
Por ejemplo, digitalizar cinco procesos diferentes sigue significando gestionar cinco procesos diferentes.
Del mismo modo, trasladar varias hojas de Excel a varias aplicaciones no resuelve necesariamente el problema.
Una transformación digital eficaz debe buscar simplificar la arquitectura.
Eliminar duplicaciones.
Centralizar la información.
Automatizar tareas repetitivas.
Estructurar criterios.
Crear una visión común.
Y permitir que la organización crezca sin aumentar constantemente el número de sistemas necesarios para mantener el control.
Una organización, varias geografías, una visión global
Trabajar a nivel internacional implica aceptar diferencias.
Los distintos países tendrán requisitos distintos.
Del mismo modo, los distintos proyectos tendrán reglas distintas.
Las distintas operaciones tendrán distintos niveles de riesgo.
Pero esas diferencias no obligan a la organización a crear una estructura tecnológica independiente para cada realidad.
Una plataforma de gestión documental preparada para operaciones internacionales debe permitir combinar la flexibilidad local con el control global.
En AISP trabajamos en la estructuración y evolución de procesos de gestión documental preparados para organizaciones con distintos proyectos, geografías y niveles de complejidad.
Junto con soluciones tecnológicas como Glartek, es posible desarrollar modelos más configurables, integrados y escalables. Estos modelos acompañan el crecimiento de las organizaciones sin multiplicar innecesariamente procesos y sistemas.
Porque crecer a nivel internacional debe aumentar la capacidad de la organización.
No su complejidad administrativa.
Lea también: Gestión documental multilingüe: Cómo gestionar la documentación internacional en una única plataforma.
Por último, para conocer las normas internacionales de referencia, consulte la ISO.