Desde hace más de 20 años, AISP acompaña a las organizaciones en la implantación, la configuración y la operación de procesos de gestión documental. Hoy, esa experiencia es la base de una nueva generación de la gestión documental.
De hecho, más de dos décadas de trabajo en contextos reales nos han permitido conocer, de forma muy concreta, los retos a los que se enfrentan las empresas a diario.
Procesos demasiado manuales.
Plataformas rígidas.
Dificultad para adaptar los workflows.
Información dispersa entre sistemas.
Dependencia del desarrollo para pequeños cambios.
Grandes volúmenes de documentación que analizar, validar y seguir.
Por eso, fue precisamente esta experiencia la que nos llevó a buscar un nuevo enfoque.
La experiencia permite entender lo que realmente necesita cambiar
La tecnología puede evolucionar rápidamente.
Pero la innovación solo crea valor cuando resuelve problemas reales.
A lo largo de los años, hemos acompañado procesos de homologación de contratistas y la gestión de empresas contratistas, trabajadores, equipos y documentación en distintos contextos operativos.
Así, ese contacto permanente con la realidad nos ha permitido identificar limitaciones que se repiten en muchas organizaciones.
Entre ellas:
- trabajo manual excesivo;
- dificultad de configuración;
- procesos poco flexibles;
- sistemas aislados;
- información poco aprovechada;
- baja autonomía de los equipos;
- necesidad creciente de trabajar con distintos idiomas y geografías.
Por eso, la nueva generación de la gestión documental debe responder precisamente a estos retos.
Inteligencia artificial en la nueva generación de la gestión documental
Un documento ya no tiene por qué limitarse a quedar guardado a la espera de una consulta.
Así, con la inteligencia artificial, es posible extraer, estructurar y reutilizar parte de la información que contiene.
De este modo, fechas, entidades, requisitos, referencias, estados u otros datos pueden alimentar bases de datos, informes, indicadores y procesos.
Es decir, la información deja de estar atrapada en el archivo.
Por el contrario, pasa a trabajar para la organización.
Más automatización, menos trabajo repetitivo
Por ejemplo, es posible incorporar en workflows automáticos tareas como el encaminamiento, las notificaciones, los cambios de estado, las validaciones o las aprobaciones.
Así, se reducen los tiempos de espera y los procesos ganan coherencia y trazabilidad.
Configuración no-code y mayor autonomía
Los procesos cambian.
Por eso, la plataforma también debe cambiar.
Así, un enfoque no-code permite adaptar campos, formularios, estados, reglas, permisos y workflows con menor dependencia del desarrollo.
De este modo, la tecnología se acerca a la realidad operativa.
Sistemas que se comunican entre sí
Además, una plataforma moderna de gestión documental no puede funcionar como una isla.
Las API, las integraciones y la interoperabilidad permiten conectar la gestión documental con ERP, recursos humanos, mantenimiento, business intelligence, plataformas HSE y otros sistemas que utiliza la organización.
El objetivo es reducir la duplicación, hacer circular la información y crear procesos más integrados.
Una nueva generación de la gestión documental preparada para operaciones internacionales
Las empresas, los equipos y la documentación trabajan cada vez más en distintas geografías.
Por eso, una plataforma multilingüe permite acompañar esa realidad sin crear procesos paralelos para cada idioma o mercado.
Experiencia y tecnología en la nueva generación de la gestión documental
Lo que cambia en esta nueva fase no es lo que hemos aprendido a lo largo de más de 20 años.
Es lo que ahora podemos hacer con ese conocimiento.
La experiencia nos permite comprender el problema.
Por otro lado, la tecnología nos permite crear nuevas formas de resolverlo.
Es decir: menos trabajo manual, más autonomía, más información conectada, más control y más capacidad para evolucionar.
Más de 20 años de experiencia.
Una nueva generación de tecnología.
El próximo capítulo no ha hecho más que empezar.
Lea también: La próxima generación de la gestión documental y El futuro de la gestión documental: De repositorio documental a plataforma inteligente.
Para seguir las políticas europeas de transformación digital, consulte la Comisión Europea.