En cadenas de subcontratación complejas, la dificultad de la gestión documental de subcontratistas no está solo en gestionar documentación.
De hecho, está en saber en todo momento quién ha contratado a quién y qué trabajadores tiene cada empresa. Además, hay que conocer los requisitos aplicables y el estado de conformidad en cada nivel de la cadena.
Sin embargo, la información dispersa en correos electrónicos, hojas de cálculo o sistemas separados aumenta el riesgo de perder el control.
Así, una plataforma de gestión documental de subcontratistas preparada para este contexto debe permitir:
- Relacionar al contratante, a los subcontratistas y a sus propios subcontratistas;
- Asociar a los trabajadores con su empresa y su nivel en la cadena;
- Validar la documentación y los requisitos de cada entidad;
- Seguir los estados de conformidad;
- Controlar los accesos en función de requisitos válidos;
- Mantener el historial y la trazabilidad de las relaciones;
- Garantizar la visibilidad de toda la cadena de subcontratación.
Empresa A → B → C → D.
La cadena puede crecer. No obstante, el control no tiene por qué disminuir.
De este modo, para los equipos HSE, la gestión documental de subcontratistas se traduce en más visibilidad y menos verificaciones manuales. Además, permite identificar rápidamente dónde existe un fallo documental u operativo.
Más control. Más conformidad. Menos riesgo operativo.
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Por último, para conocer las obligaciones legales sobre subcontratación y seguridad en el trabajo, consulte la ACT. Es la autoridad portuguesa para las condiciones de trabajo.