En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la gestión documental desempeña un papel fundamental en la organización, el cumplimiento y la eficiencia de las empresas. Las plataformas digitales de gestión documental están transformando la forma en que las empresas gestionan la documentación de seguridad laboral, fiscal y ambiental, entre otras. Sin embargo, el éxito en la implantación y el uso de estas herramientas no depende solo de la tecnología, sino sobre todo de la capacitación de sus usuarios. En este contexto, la formación de usuarios, entendida como un proceso continuo, adquiere un papel estratégico.
En este artículo, analizamos desde un punto de vista técnico la importancia de la formación de los usuarios de plataformas digitales de gestión documental. Asimismo, explicamos cómo GEDOC Academy se posiciona como una solución eficaz para garantizar el uso óptimo de las plataformas de gestión documental en empresas portuguesas y brasileñas.
1. El reto de la transformación digital
La transformación digital implica sustituir procesos manuales por soluciones tecnológicas que permiten un mayor control, seguridad y trazabilidad. No obstante, la adopción de nuevas tecnologías exige cambios en los comportamientos, las rutinas y las competencias de los empleados.
Muchas empresas invierten en la adquisición de plataformas digitales sin garantizar la preparación adecuada de los equipos que van a utilizarlas. El resultado es la infrautilización de los recursos disponibles, errores operativos, incumplimiento de plazos y frustración de los usuarios.
Así, la formación surge como un elemento central para asegurar el retorno de la inversión realizada en tecnología.
2. Las principales dificultades a las que se enfrentan los usuarios
La falta de una formación adecuada puede generar diversas dificultades en el uso de las plataformas de gestión documental:
Navegación limitada: desconocimiento de la estructura de la plataforma y de sus funcionalidades principales;
Procesos mal ejecutados: envío incorrecto de documentos, pérdida de plazos o mala configuración de las alertas;
Incumplimiento: fallos en la actualización documental, con implicaciones legales y operativas;
Bajo nivel de automatización: tareas que podrían automatizarse se realizan manualmente, lo que aumenta el riesgo de error;
Resistencia al cambio: la inseguridad de los usuarios ante la plataforma aumenta la resistencia a utilizarla.
3. El papel estratégico de la formación de usuarios
Una formación adecuada de los usuarios permite:
Una mejor comprensión de la lógica de la plataforma;
La reducción de errores operativos;
El aumento de la eficiencia y la productividad;
La mejora de la calidad y el cumplimiento de la documentación;
El uso pleno de las funcionalidades de la plataforma;
El aumento de la confianza y la autonomía de los usuarios.
Además, es fundamental que la formación se adapte al nivel técnico de los usuarios (básico o avanzado), al sector de actividad de la empresa y a la realidad de las operaciones sobre el terreno.
4. GEDOC Academy como solución
GEDOC Academy se creó con el objetivo de asegurar que los usuarios de las plataformas de gestión documental, tanto administradores como proveedores de servicios, sepan utilizar correctamente todas sus funcionalidades y saquen el máximo partido a la herramienta.
Las principales características de GEDOC Academy incluyen:
Sesiones síncronas en línea, totalmente personalizadas;
Formación impartida por los propios administradores de la plataforma;
Uso de la plataforma real de los clientes para un entorno de aprendizaje práctico y contextualizado;
Apoyo continuo, incluso después de la formación;
Disponibilidad en portugués, español e inglés;
Formación para usuarios master y usuarios básicos;
Sesiones todos los días laborables (excepto festivos nacionales y el festivo municipal de Ílhavo).
5. Casos de uso e impacto
Las empresas que han invertido en la formación de sus usuarios han observado:
Disminución de las no conformidades en auditorías internas y externas;
Reducción del tiempo de respuesta y de procesamiento documental;
Mayor fluidez en la comunicación entre proveedores de servicios y clientes;
Mayor fiabilidad en los procesos de control de accesos basados en la documentación;
Menor dependencia del soporte técnico gracias a una mayor autonomía de los usuarios.
6. La formación de usuarios como herramienta de cumplimiento legal
En sectores como la construcción, la energía, el mantenimiento industrial o la logística, el cumplimiento legal en materia de seguridad y salud en el trabajo exige un cumplimiento riguroso de los requisitos documentales. En consecuencia, un mal uso de la plataforma puede llevar al incumplimiento de la legislación portuguesa y europea, lo que conlleva sanciones legales y la pérdida de contratos.
Por ello, la formación asegura que todos los usuarios conocen sus responsabilidades y saben cómo documentarlas correctamente en la plataforma.
7. Itinerarios de formación por perfil de usuario
En una plataforma de gestión documental, los usuarios tienen responsabilidades muy diferentes. Por eso, la formación debe seguir itinerarios distintos, con contenidos y duración ajustados a cada perfil.
| Perfil | Contenidos principales | Formato recomendado |
|---|---|---|
| Proveedor de servicios | Cargar documentos, consultar estados y responder a rechazos | Sesión corta, con ejemplos reales |
| Validador | Criterios de aceptación, motivos de rechazo y registro de decisiones | Sesión práctica con casos difíciles |
| Usuario master | Configuración de requisitos, perfiles, alertas e informes | Varias sesiones, por temas |
| Dirección | Lectura de indicadores e informes de cumplimiento | Sesión de demostración |
De este modo, cada persona aprende solo lo que necesita para su trabajo. Además, las sesiones son más cortas y más fáciles de programar.
8. Ejemplo práctico: Incorporación de un nuevo proveedor
Imagine una empresa de montaje eléctrico que empieza a trabajar para un nuevo cliente que utiliza una plataforma de gestión documental. En la primera semana, la responsable administrativa carga los documentos de 20 trabajadores, pero más de la mitad se rechazan por estar en el lugar equivocado o por falta de información.
Tras una sesión de formación de una hora, impartida en la plataforma real del cliente, comprende cómo están organizados los requisitos y cómo interpretar los motivos de rechazo. A continuación, corrige los documentos que faltan. La semana siguiente, casi todos los trabajadores quedan aptos. Así, la empresa evita retrasos en el acceso a la obra y reduce los contactos con el soporte técnico.
9. Errores comunes en la formación de usuarios
Un error frecuente es formar solo al principio y olvidarse de las actualizaciones de la plataforma. Otro error es utilizar entornos de demostración que no se corresponden con la configuración real del cliente. También es habitual dejar fuera a los nuevos empleados que se incorporan después de la implantación. Por eso, la formación debe ser un proceso continuo y no un evento aislado.
10. Cómo medir el impacto de la formación
Para saber si la formación está dando resultados, la empresa debe comparar algunos indicadores antes y después de las sesiones. Por ejemplo:
- porcentaje de documentos aprobados en el primer envío;
- número de solicitudes de soporte por proveedor;
- tiempo medio hasta que un trabajador queda apto;
- documentos caducados sin sustitución a tiempo.
Cuando estos valores mejoran, la formación cumple su objetivo. En cambio, si un indicador empeora, conviene revisar los contenidos o reforzar la formación en el perfil más afectado.
11. Materiales de apoyo que complementan las sesiones
La formación síncrona es muy eficaz, pero los usuarios olvidan rápidamente lo que no practican. Por eso, resulta útil ofrecer materiales de consulta rápida, como guías de una página, listas de documentos por tipo de trabajador y ejemplos de documentos correctamente cumplimentados.
Además, los vídeos breves sobre tareas concretas, como sustituir un documento caducado, ayudan a los usuarios a resolver dudas sin esperar al soporte. Así, la formación sigue produciendo efecto mucho después de que termine la sesión.
12. El papel de los administradores en la formación
Una característica distintiva de GEDOC Academy es que la formación la imparten los propios administradores de la plataforma. Es decir, quien enseña es quien configura los requisitos y supervisa las validaciones cada día. Por eso, los formadores conocen los errores más comunes de cada cliente y pueden mostrar soluciones concretas.
Además, esta proximidad facilita el seguimiento después de la formación. Cuando un proveedor vuelve a tener dificultades, el administrador identifica rápidamente la causa y puede proponer una nueva sesión breve. De este modo, la formación y el soporte técnico funcionan como un único proceso, en lugar de servicios separados. En consecuencia, los usuarios ganan autonomía más rápido y la calidad de la documentación mejora de forma constante.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una sesión de GEDOC Academy?
Depende del perfil y de los temas. En general, las sesiones para proveedores son cortas, mientras que las sesiones para usuarios master se dividen por temas.
¿Se puede recibir la formación en español o en inglés?
Sí. Las sesiones están disponibles en portugués, español e inglés, lo que facilita la participación de proveedores de varios países.
¿Es posible repetir la formación?
Sí. Siempre que surjan dudas, cambios en la plataforma o nuevos usuarios, es recomendable programar una nueva sesión.
¿Los proveedores de servicios también deben recibir formación?
Sí, y a menudo son el grupo con mayor impacto. Son los proveedores quienes cargan la mayor parte de los documentos. Así, cuando saben exactamente qué se pide y dónde colocar cada archivo, los rechazos disminuyen y el trabajo de validación se agiliza para todos. Además, la relación entre el cliente y los proveedores se vuelve más sencilla y previsible.
Conclusión: Invertir en la formación de usuarios
La formación de usuarios no es un coste adicional, sino una inversión estratégica que garantiza el éxito de la digitalización de la gestión documental. Además, la adopción de una plataforma de gestión documental debe ir acompañada de un plan de formación continua, alineado con los objetivos de la empresa y las necesidades reales de sus empleados.
Por último, GEDOC Academy se posiciona como un socio de excelencia en este proceso, asegurando que la tecnología sea un verdadero aliado del negocio, del cumplimiento legal y de la eficiencia operativa.
Lea también: La importancia de la formación de los usuarios finales de las plataformas de gestión documental y Usuarios finales en la implantación de plataformas de gestión documental.
Para saber más sobre las competencias digitales en las organizaciones, consulte la Comisión Europea.