Cuando se habla de ergonomía en la gestión documental, se suele pensar en el puesto de trabajo con ordenador. Sin embargo, muchas actividades documentales siguen siendo físicas: archivar y retirar cajas, transportar expedientes, preparar documentos para su digitalización y manejar escáneres durante horas. Estas tareas implican esfuerzos, posturas y movimientos repetitivos que pueden causar lesiones musculoesqueléticas si no se organizan bien, por lo que la ergonomía en el archivo merece la misma atención.
En este artículo, analizamos la ergonomía en el archivo físico y en la digitalización de documentos: los riesgos más comunes, lo que dice la legislación, cómo organizar los espacios y los puestos de trabajo y de qué forma la transición a lo digital puede reducir el esfuerzo físico. Presentamos, además, un ejemplo práctico, una lista de verificación y respuestas a preguntas frecuentes.
Riesgos ergonómicos en el archivo físico
El archivo físico concentra varios factores de riesgo. En primer lugar, destaca la manipulación manual de cajas y archivadores, a menudo pesados y colocados en estanterías altas o bajas. En segundo lugar, aparecen las posturas forzadas, como doblar la espalda para alcanzar la balda inferior o estirar los brazos por encima de los hombros. Además, el uso de escaleras de mano para llegar a las baldas superiores aumenta el riesgo de caídas, sobre todo cuando el trabajador lleva cajas en las manos.
A estos riesgos se suman, a veces, unas condiciones ambientales desfavorables: archivos en sótanos poco iluminados, con polvo, humedad o temperaturas incómodas. Por ello, la ergonomía en el archivo físico debe tener en cuenta no solo el esfuerzo, sino también el espacio y el entorno en el que se desarrolla el trabajo.
Qué dice la legislación
En Portugal, el Decreto-Lei n.º 330/93 establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la manipulación manual de cargas. El empleador debe evitar, siempre que sea posible, la manipulación manual de cargas que entrañe riesgos, en particular dorsolumbares, y, cuando no sea posible, evaluar esos riesgos y adoptar medidas para reducirlos. Además, los trabajadores deben recibir información y formación sobre la forma correcta de manipular cargas.
Por su parte, la Lei n.º 102/2009 obliga a evaluar todos los riesgos, incluidos los ergonómicos, y el Decreto-Lei n.º 349/93 regula el trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización, aplicable a los puestos de digitalización y validación. Así, la ergonomía en el archivo y en la digitalización tiene un marco legal claro.
Cómo organizar el archivo físico
| Medida | Beneficio |
|---|---|
| Archivar los documentos más usados entre la altura de las rodillas y la de los hombros | Reduce las posturas forzadas |
| Limitar el peso de cada caja | Reduce el esfuerzo en la manipulación |
| Usar carros y plataformas de transporte | Evita transportar cajas en brazos |
| Escaleras con plataforma y barandilla | Reduce el riesgo de caída |
| Pasillos despejados y buena iluminación | Facilita la circulación y la lectura de las etiquetas |
Además de estas medidas, conviene revisar periódicamente lo que está archivado. Muchos archivos guardan documentos que ya han superado su plazo de conservación y que es posible eliminar de forma segura, lo que reduce el volumen y el esfuerzo necesarios para gestionar el espacio.
Ergonomía en los puestos de digitalización
La digitalización de documentos implica tareas repetitivas: quitar grapas, preparar las hojas, alimentar el escáner y verificar las imágenes en la pantalla. Por eso, el puesto debe permitir alternar posturas y reducir movimientos innecesarios. Por ejemplo, la mesa debe tener una altura adecuada, preferiblemente regulable, y espacio suficiente para separar los documentos pendientes de los ya digitalizados. El escáner debe quedar al alcance del brazo, sin obligar a girar el tronco, y el monitor debe estar a la altura de los ojos.
Del mismo modo, la elección del equipo influye en la ergonomía. Los escáneres con alimentador automático y digitalización a doble cara reducen significativamente el número de movimientos. Asimismo, organizar el trabajo en bloques, con pausas o rotación de tareas, ayuda a evitar la fatiga.
La digitalización como medida ergonómica
La transición a la gestión documental digital es, en sí misma, una medida ergonómica. Cuando la empresa empieza a recibir y gestionar los nuevos documentos en formato digital, ya no es necesario imprimirlos, archivarlos ni transportarlos. Así, la consulta pasa a hacerse en el ordenador, sin desplazamientos al archivo. Por consiguiente, la reducción del archivo físico debe formar parte de la estrategia de prevención de riesgos y no solo de la estrategia de eficiencia.
Documentos en obra y trabajo en movilidad
En las obras y en las instalaciones industriales, la gestión documental tiene riesgos ergonómicos propios. Los encargados y técnicos transportan carpetas entre la obra y la caseta, consultan documentos de pie, al sol o bajo la lluvia, y rellenan registros apoyados en superficies improvisadas. A ello se suma que las casetas de obra son a menudo espacios estrechos, con poca luz y mobiliario inadecuado.
En estas condiciones, la digitalización de los registros de obra tiene un efecto directo en la comodidad. Por ejemplo, una tableta con funda resistente y formularios sencillos sustituye a varias carpetas, reduce el peso transportado y permite consultar procedimientos y planos sin desplazamientos. Aun así, conviene garantizar que las pantallas tienen brillo suficiente para el exterior, que los formularios son fáciles de rellenar con guantes y que existen puntos de apoyo adecuados para los trabajos de registro más largos.
Implicar a los trabajadores
Quien trabaja a diario en el archivo o con el escáner conoce mejor que nadie los puntos críticos. Por esa razón, la evaluación de riesgos debe incluir conversaciones con estos trabajadores y, si es posible, la observación de las tareas reales. Del mismo modo, conviene consultarles antes de comprar mobiliario, carros o equipos de digitalización. De esta forma, las soluciones elegidas son prácticas y bien aceptadas, y los trabajadores sienten que se valora su experiencia.
Indicadores que conviene seguir
Para evaluar las medidas, la empresa puede seguir las molestias musculoesqueléticas, las bajas asociadas, el volumen de archivo físico todavía en uso, el número de desplazamientos al archivo y el porcentaje de documentos recibidos en formato digital. En general, a medida que disminuye el archivo físico, disminuyen también las molestias y el tiempo perdido.
Ejemplo práctico: Reorganizar un archivo de expedientes
Pensemos en un servicio con un archivo de expedientes de contratistas en un sótano, con cajas de más de 15 kilos en estanterías de hasta 2,5 metros. Dos empleadas se quejan de dolor lumbar. La empresa realiza una evaluación de riesgos y decide reducir el peso de las cajas, colocar los expedientes más consultados a media altura y comprar un carro y una escalera con plataforma. A continuación, inicia la digitalización de los expedientes activos y empieza a recibir los nuevos documentos solo en formato digital. Como resultado, los desplazamientos al archivo disminuyen de forma significativa y las molestias desaparecen.
Lista de verificación de ergonomía en el archivo y en la digitalización
- Evaluación de riesgos que incluya la manipulación manual de cargas.
- Cajas con peso limitado y etiquetas legibles.
- Documentos más usados entre la altura de las rodillas y la de los hombros.
- Carros y escaleras seguros disponibles.
- Puestos de digitalización con mesa y monitor regulables.
- Escáneres con alimentador automático.
- Pausas o rotación de tareas en las actividades repetitivas.
- Plan de reducción del archivo físico.
Errores comunes que conviene evitar
Un error frecuente es llenar las cajas hasta el límite, lo que las hace demasiado pesadas. Otro error es usar sillas o cajas como escalones para llegar a las baldas superiores. Por último, muchos proyectos de digitalización se preocupan por la velocidad y olvidan la comodidad de quien pasa el día junto al escáner.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el peso máximo recomendado para una caja de archivo?
La legislación no fija un valor único, porque el riesgo depende de la frecuencia, de la postura y de las características del trabajador. En general, las cajas más ligeras, que puedan manipularse cerca del cuerpo, reducen mucho el riesgo.
¿La digitalización elimina todos los riesgos ergonómicos?
No. Reduce el esfuerzo físico, pero aumenta el trabajo con ordenador, por lo que la ergonomía del puesto sigue siendo importante.
¿Quién debe realizar la evaluación ergonómica del archivo?
El servicio de prevención de riesgos laborales de la empresa, con la participación de los trabajadores y, cuando hay molestias, de la medicina del trabajo.
¿Los archivos externos también exigen cuidados ergonómicos?
Sí. Cuando la empresa contrata un servicio de archivo externo, el proveedor es responsable de sus trabajadores. Aun así, conviene confirmar que las condiciones de manipulación y transporte de las cajas son adecuadas y que las solicitudes de consulta se hacen, siempre que sea posible, en formato digital, para reducir movimientos innecesarios.
Conclusión
La ergonomía en el archivo físico y en la digitalización se olvida a menudo, pero los riesgos son reales. La manipulación de cargas, las posturas forzadas y las tareas repetitivas exigen una evaluación cuidadosa y medidas concretas.
Organizar el archivo, adaptar los puestos de digitalización y reducir progresivamente el papel son pasos que protegen la salud de los trabajadores y hacen más eficiente la gestión documental.
Lea también: Cómo las plataformas de gestión documental mejoran el bienestar en el trabajo y Automatización documental en la seguridad y salud en el trabajo.
Para más orientaciones sobre ergonomía y prevención de lesiones en el puesto de trabajo, consulte la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA).