Durante mucho tiempo, la Gestión Documental tuvo como función principal guardar, organizar y permitir consultar documentos, y dejó sin explotar los datos documentales.
Sin embargo, hoy eso ya no es suficiente.
De hecho, los documentos contienen información crítica para la operación: fechas, requisitos, entidades, valores, estados, evidencias, referencias y muchos otros datos que pueden apoyar el control, el análisis y la decisión.
Por eso, con Inteligencia Artificial, es posible extraer y estructurar esa información y convertirla en datos documentales útiles para la organización.
En la práctica, esto significa:
- Menos introducción manual de datos
- Menos errores de transcripción
- Información estructurada y reutilizable
- Datos disponibles para informes e indicadores
- Más rapidez en el acceso a la información relevante
- Mayor control y trazabilidad
- Mejor apoyo a la decisión
Por ejemplo, para los equipos HSE, esta capacidad es especialmente importante, porque gran parte de la información operativa sigue llegando a través de certificados, informes, fichas técnicas, registros y otros documentos.
Así, el valor no está solo en guardar documentos. En realidad, está en utilizar los datos documentales que existen dentro de ellos.
Por último, ese cambio es el que convierte la Gestión Documental en una herramienta más activa, más inteligente y más útil para la organización.
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Además, cuando los documentos contienen datos personales, conviene seguir las orientaciones de la CNPD, la autoridad portuguesa de protección de datos.