Um erro frequente na Gestão Documental é assumir que os mesmos requisitos podem ser aplicados de forma uniforme a todos os projetos.
Na realidade, cada obra pode ter características próprias.
O cliente pode definir documentação adicional. O tipo de atividade pode exigir competências específicas. Determinados riscos podem introduzir novas exigências. Alguns equipamentos podem estar sujeitos a regras diferentes. E uma mesma empresa pode trabalhar simultaneamente em vários projetos com níveis de controlo distintos.
Por isso, uma plataforma documental robusta deve ser capaz de se adaptar à realidade de cada obra sem obrigar a organização a criar sistemas separados.
Requisitos diferentes dentro da mesma organização
Considere uma empresa que gere vários projetos em simultâneo.
Numa obra podem ser exigidos:
- documentação da empresa;
- aptidão médica;
- formação geral de segurança;
- identificação dos trabalhadores.
Noutra, podem existir requisitos adicionais, como:
- formação específica para trabalhos em altura;
- autorizações elétricas;
- certificação de equipamentos;
- requisitos documentais próprios do cliente.
Os dois projetos pertencem à mesma organização, mas não devem obrigatoriamente seguir a mesma matriz documental.
Uma plataforma deve refletir o contexto
A plataforma deve permitir configurar requisitos em função de diferentes dimensões, como:
Projeto ou obra
Que documentação é necessária naquele contexto?
Função
Que competências e evidências são exigidas para determinado perfil?
Atividade
Existem requisitos adicionais para determinadas tarefas?
Risco
Há exigências específicas associadas a risco elétrico, espaços confinados ou trabalhos em altura?
Cliente
Existem critérios próprios definidos contratualmente?
Equipamento
Que certificados, inspeções ou autorizações são aplicáveis?
Esta granularidade é essencial para evitar duas situações indesejadas: pedir documentação desnecessária ou deixar por controlar requisitos importantes.
O mesmo trabalhador pode ter estados diferentes
Um trabalhador pode estar plenamente conforme num projeto e ainda ter requisitos pendentes noutro.
Isto não é uma inconsistência.
É uma consequência natural de contextos diferentes.
Por exemplo, o trabalhador pode ter toda a documentação necessária para uma atividade standard, mas não possuir ainda a formação exigida para uma tarefa específica noutro projeto.
Por isso, o estado documental não deve existir apenas ao nível da pessoa.
Deve existir em relação ao contexto onde essa pessoa vai operar.
O mesmo documento pode ser suficiente num projeto e insuficiente noutro
A mesma lógica aplica-se à evidência documental.
Um certificado pode cumprir os requisitos de um projeto, mas não os de outro.
Uma apólice pode ser suficiente para um contrato e insuficiente para outro.
Uma formação pode ser aceite para determinada atividade e não demonstrar competência suficiente para uma tarefa mais crítica.
É por isso que a Gestão Documental deve analisar a relação entre:
requisito + evidência + contexto
e não apenas o documento isoladamente.
Configuração sem criar novas plataformas
Quando cada projeto tem requisitos diferentes, uma abordagem pouco flexível tende a criar múltiplas estruturas paralelas.
Novas folhas de cálculo.
Novos formulários.
Novos fluxos.
Por vezes, até novas plataformas.
Isto aumenta a complexidade, duplica informação e dificulta a visão global.
Uma plataforma configurável deve permitir manter uma base comum e aplicar regras específicas a cada obra.
O papel do no-code
A capacidade de alterar requisitos sem desenvolvimento complexo é especialmente relevante nestes cenários.
Os projetos mudam.
Os clientes introduzem novas exigências.
A legislação evolui.
As atividades mudam.
A plataforma deve acompanhar esta realidade.
Com ferramentas de configuração no-code, pode ser possível ajustar:
- campos;
- documentos obrigatórios;
- regras;
- fluxos;
- estados;
- notificações;
- perfis;
- aprovações.
Isto reduz a dependência de desenvolvimento sempre que a operação muda.
Centralização sem perder flexibilidade
A vantagem de uma única plataforma não está em obrigar todos os projetos a trabalhar da mesma forma.
Está em centralizar informação mantendo flexibilidade local.
A organização pode manter:
- trabalhadores;
- fornecedores;
- equipamentos;
- documentos;
- histórico;
- indicadores.
E, simultaneamente, aplicar requisitos diferentes a cada projeto.
Isto facilita a gestão global sem eliminar as especificidades operacionais.
Melhor reutilização da informação
Uma plataforma centralizada também permite evitar duplicações desnecessárias.
Se um trabalhador já possui determinado certificado válido, essa evidência pode estar disponível para outros projetos.
Depois, cada obra decide se esse documento satisfaz ou não os seus requisitos específicos.
O ficheiro não precisa necessariamente de ser carregado repetidamente.
O que muda é o contexto de validação.
Mais controlo sobre alterações
A configuração por obra deve ainda manter rastreabilidade.
Quando um requisito é alterado, deve ser possível saber:
- o que mudou;
- quando mudou;
- quem efetuou a alteração;
- que trabalhadores ou fornecedores ficaram afetados;
- se a alteração exige nova validação.
Flexibilidade sem rastreabilidade pode criar novos riscos.
Por isso, parametrização e governance devem evoluir juntas.
A plataforma deve acompanhar a operação
A realidade de um projeto não é estática.
Uma obra pode evoluir de uma fase inicial de construção para comissionamento e posteriormente para operação.
Os requisitos documentais podem mudar em cada fase.
A plataforma deve conseguir acompanhar esta evolução sem perder histórico nem obrigar a reconstruir todo o processo.
É esta capacidade que diferencia uma estrutura rígida de uma verdadeira plataforma de Gestão Documental configurável.
Uma plataforma. Várias realidades.
A Gestão Documental moderna não deve procurar uniformizar artificialmente todos os projetos.
Deve permitir controlar diferentes realidades dentro de uma estrutura comum.
O objetivo é simples:
aplicar os requisitos certos, às pessoas certas, no projeto certo, no momento certo.
Porque cada obra pode ser diferente.
A plataforma deve conseguir acompanhar essa diferença sem perder controlo.