Pourquoi le paramétrage initial conditionne le succès d’une plateforme documentaire

Une plateforme de gestion documentaire peut être robuste, flexible et complète.
Cependant, si le paramétrage de plateforme documentaire est fragile dès le départ, l’opération le sera aussi.

C’est lors du paramétrage initial de la plateforme documentaire que l’on définit :
• les documents à contrôler ;
• les exigences applicables à chaque entité ;
• les échéances à surveiller ;
• les profils d’utilisateurs qui interviennent dans le processus ;
• les statuts documentaires existants ;
• les règles qui conditionnent les approbations, les rejets et les blocages.

Lorsque cette base n’est pas bien structurée, l’entreprise accumule peu à peu les exceptions, les doutes, les reprises et les décisions manuelles.

Chez AISP-GEDOC, nous accompagnons les entreprises dans le paramétrage, la mise en œuvre et l’administration de plateformes documentaires. Ainsi, la structure créée reste cohérente avec l’opération réelle.

Une bonne plateforme commence bien avant le premier document chargé.
En effet, tout commence par la façon dont nous la concevons, la configurons et la préparons à évoluer.

À lire aussi : Mise en place de plateformes de gestion documentaire pour l’homologation des prestataires : étapes et phases et Difficultés de mise en place d’une plateforme de gestion documentaire.

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