AISP a un nouveau site web. Plus qu’un changement d’image, le nouveau site web AISP est une refonte complète de gedoc.pt. Nous l’avons conçu pour répondre aux questions que les organisations nous posent avant de choisir un partenaire. Que fait exactement AISP et comment le fait-elle ? Dans quels secteurs a-t-elle de l’expérience ? Que se passe-t-il après la mise en production d’une plateforme ?
En plus de 20 ans, notre activité a largement dépassé la mise en œuvre de plateformes. Aujourd’hui, nous administrons des plateformes, validons la documentation, homologuons les entreprises prestataires et apportons une assistance technique aux utilisateurs et aux prestataires. Nous imprimons aussi des cartes d’identification, envoyons des kits de vêtements de travail et d’EPI et numérisons les accueils sécurité. Cependant, l’ancien site web ne montrait pas cette réalité avec la clarté nécessaire. Nous avons conçu le nouveau dans ce but.
Pourquoi un nouveau site web AISP
Les personnes qui cherchent un partenaire en gestion documentaire et HSE cherchent rarement un outil isolé. En réalité, elles veulent garantir que les entreprises, les travailleurs, les machines et les équipements n’entrent en opération qu’une fois conformes. Elles veulent aussi éviter de surcharger les équipes internes et de perdre le contrôle des délais.
Cette personne peut être responsable HSE, Achats, Opérations, Conformité ou Systèmes d’information. De plus, chacune arrive sur le site web avec une question différente. C’est pourquoi nous avons réorganisé tout le contenu autour de trois questions simples :
- Que faites-vous ? Les services d’AISP, présentés un par un, avec ce qu’ils comprennent et leur fonctionnement.
- Comment travaillez-vous ? La Méthodologie AISP, les responsabilités de chaque partie et l’accompagnement après la mise en production.
- L’avez-vous déjà fait dans un contexte comme le mien ? Les secteurs où nous avons le plus d’expérience, les études de cas et la présence internationale.
Une structure organisée par services
La nouvelle page des services de gestion documentaire et HSE réunit tout ce que nous faisons en un seul point de départ. Ainsi, chaque service dispose désormais de sa propre page, avec le problème qu’il résout, notre façon de le résoudre, ce qu’il comprend et les questions fréquentes :
- Mise en œuvre de plateformes HSE, du diagnostic du processus jusqu’au démarrage en production.
- Administration et support spécialisé, avec validation documentaire, gestion des délais et suivi continu, selon le volume d’heures dont chaque organisation a besoin.
- Homologation des entreprises et des prestataires, avec les mêmes critères pour toutes les entreprises prestataires et sous-traitantes.
- Gestion documentaire multiplateforme, pour distribuer et synchroniser la documentation des prestataires entre les plateformes de chaque client.
- Assistance technique aux utilisateurs et aux entreprises prestataires, en portugais, en anglais et en espagnol.
- Formation et adoption, à distance, multilingue et gratuite pour tous les utilisateurs des plateformes que nous mettons en œuvre.
- Intégrations et automatisation, pour relier la plateforme à l’ERP, aux ressources humaines et au contrôle d’accès que l’organisation utilise déjà, selon l’approche décrite dans technologie et intégration.
Des services peu connus, désormais visibles
En préparant le nouveau site web AISP, nous avons tiré une conclusion simple : beaucoup de clients ne connaissaient pas tout ce que fait AISP. C’est pourquoi nous avons créé un espace dédié aux solutions opérationnelles, les services qui allègent le travail des équipes sur le terrain :
- Cartes d’identification en PVC, imprimées à notre siège sans sous-traitance, envoyées à l’entreprise prestataire et récupérées à leur expiration.
- Kits de vêtements de travail et d’EPI, préparés pour chaque travailleur homologué et livrés en 24/48 heures, y compris hors du Portugal.
- RFID pour équipements et logistique d’identification, pour que l’identification physique suive la conformité documentaire.
- Accueils sécurité numériques avec GEDOC SafetyGo : un lien envoyé par email, SMS ou WhatsApp, une vidéo et un questionnaire sur le téléphone, sans inscription et dans la langue du travailleur.
La Méthodologie AISP expliquée en huit phases
La technologie offre des fonctionnalités. Cependant, c’est la méthodologie qui les transforme en résultats. Sur la nouvelle page Méthodologie AISP, nous présentons les huit phases de chaque projet : comprendre l’opération, structurer les exigences, concevoir la solution, configurer et intégrer, valider avant la production, préparer les équipes, accompagner le démarrage, puis administrer et faire évoluer.
De plus, nous expliquons le rôle de chaque partie. Autrement dit, le client décide, AISP exécute et accompagne, et le fournisseur de la plateforme assure la technologie. Cette clarté évite ainsi l’un des problèmes les plus courants des projets de gestion documentaire : après la mise en production, personne ne sait exactement qui s’occupe de chaque tâche.
Une expérience par secteur
Les exigences documentaires d’un parc éolien ne sont pas celles d’un chantier, d’une usine ou d’un terminal portuaire. C’est pourquoi le nouveau site web propose des pages dédiées aux secteurs où nous avons le plus d’expérience :
Dans chacune, nous présentons les risques typiques du secteur, les documents qui pèsent le plus au quotidien et la façon dont la Méthodologie AISP s’applique à ce contexte. Les études de cas complètent ces informations avec la méthodologie appliquée à des opérations réelles.
Des connaissances organisées par thèmes
Au fil des années, nous avons publié des centaines d’articles sur la gestion documentaire, le HSE, l’homologation des prestataires, la protection des données et la transformation numérique. Ainsi, sur le nouveau site web, des pages thématiques réunissent ces connaissances en un seul endroit, avec l’explication de chaque thème et les articles associés. Conformité documentaire, validation documentaire, gestion des dates d’expiration, contrôle d’accès, accueils sécurité, intelligence artificielle, cybersécurité, RGPD et LGPD font partie des thèmes disponibles.
De plus, nous avons créé deux ressources de référence :
- Le glossaire de gestion documentaire et HSE, avec un index de A à Z et une recherche, pour que chacun trouve rapidement le sens d’un terme technique.
- La page ressources gratuites, avec des documents d’appui que les organisations peuvent utiliser dans leurs propres processus.
Dans le menu, les contenus éditoriaux se répartissent désormais entre Articles, Actualités et Publications, pour que chaque lecteur trouve plus vite le type de contenu qu’il cherche.
Une nouvelle façon de demander une proposition
L’une des nouveautés que nous préférons est la page Demander une proposition. Au lieu d’une liste fermée d’options, nous demandons aux organisations de nous dire, avec leurs propres mots, où se situe aujourd’hui la difficulté et quelle solution elles aimeraient voir.
La raison est simple. Après tout, les meilleurs projets commencent par une bonne description du problème, et non par le choix anticipé d’une technologie. C’est pourquoi nous lisons chaque demande et contactons la personne pour comprendre le contexte. Ce n’est qu’ensuite que nous préparons une proposition adaptée à l’organisation. Toutefois, ceux qui préfèrent parler directement disposent toujours de la page contacts et du téléphone +351 234 040 475.
Ce qui change pour les clients et les entreprises prestataires
Pour ceux qui travaillent déjà avec nous, l’accès aux plateformes ne change pas. En effet, les pages d’accès de chaque client restent disponibles sur le site web. Les entreprises prestataires y trouvent toujours le chemin vers la plateforme où elles déposent leur documentation.
Ce qui change, c’est la facilité à trouver des réponses. Par exemple, une entreprise prestataire qui a besoin d’aide trouve l’assistance technique et la formation en quelques clics. De même, un responsable HSE qui souhaite étendre le service à une nouvelle opération trouve la description complète de chaque service et de son contenu. Enfin, une équipe Achats qui doit comparer des fournisseurs trouve, en un seul endroit, la méthodologie, les responsabilités et l’expérience par secteur.
Qui nous sommes, plus en détail
La page À propos présente désormais la mission d’AISP, notre façon de travailler, l’équipe de direction et la présence internationale de l’entreprise. Par ailleurs, nous mettons en œuvre des solutions dans n’importe quel pays et les administrons depuis notre centre d’administration d’Ílhavo. Nos méthodologies s’appliquent dans 14 pays d’Europe, d’Afrique, d’Asie centrale et d’Amérique du Sud.
Sur la page Prix et distinctions, nous réunissons les distinctions qu’AISP a reçues au cours de son parcours, dont le prix de la durabilité d’EDP Comercial, reçu en 2022 et en 2023.
Le partenariat avec Glartek
Le nouveau site web AISP met aussi en avant notre partenariat technologique le plus récent. La page dédiée à Glartek explique comment nous associons une plateforme de gestion documentaire et HSE configurable, dotée d’intelligence artificielle, à la méthodologie, à la configuration et à l’exploitation continue d’AISP. En résumé, Glartek fournit la technologie ; AISP garantit qu’elle fonctionne au quotidien dans l’organisation.
Plus de langues, pour des clients dans plus de pays
Nous travaillons avec des organisations et des entreprises prestataires dans plusieurs pays, et le site web doit refléter cette réalité. C’est pourquoi nous préparons les versions de gedoc.pt en anglais, en espagnol et en français, adaptées à chaque marché. La version anglaise est la première disponible.
Un site web qui va continuer à évoluer
Comme les plateformes que nous mettons en œuvre, un site web ne s’arrête pas le jour de sa publication. Nous allons donc continuer à ajouter des études de cas, des articles, des ressources et de nouvelles pages de services. En outre, nous allons améliorer l’existant à partir des retours de nos clients et partenaires.
Nous vous invitons à explorer le nouveau gedoc.pt. Si votre organisation fait face à un défi de gestion documentaire, d’homologation des prestataires ou de HSE, dites-nous ce dont vous avez besoin ou réservez une présentation avec notre équipe. Ensuite, nous vous montrerons comment la Méthodologie AISP s’applique à votre cas.